2 Анализ процесса контроля исполнения распорядительных документов предприятия
Автоматизированный контроль исполнения представляет собой единую систему контроля за исполнением распорядительных документов, издаваемых на предприятии.
Порядок организации автоматизированного контроля исполнения директивных и других распорядительных документов, поставленных на контроль руководством предприятия, устанавливается стандартом предприятия СТП ВИАМ.2.004-01. Стандарт обязателен для всех подразделений предприятия. Процесс контроля исполнения принятых решений осуществляет бюро контроля исполнительской дисциплины.
Контролю исполнения подлежат приказы, указания, протоколы, решения, планы-графики и другие директивные и распорядительные документы Генерального директора и технического директора или лиц, временно выполняющих их обязанности.
С целью повышения уровня управляемости предприятием и более объективной оценки исполнительской дисциплины предусматривают три кода важности работ - КВР:
КВР =1 – для обычных документов,
КВР =2 – для важных документов,
КВР =3 – для особо важных документов, где ВР – важность работ.
К коду важности 3 относятся особо важные работы по производству изделий и подготовке запуска новых изделий. К коду важности 2 относятся важные работы по повышению качества изделий, организации производства. К коду важности 1 относятся обычные работы. Работы, по которым не присвоены коды важности, также относятся к 1-му коду важности.
Код важности указывается по тем пунктам распорядительных документов, которые ставятся на контроль. Его значение согласовывается при подготовке проекта документа со всеми должностными лицами, ответственными за контроль этих пунктов. Работы, по которым не присвоены коды важности, относятся к 1-му коду важности.
Даты исполнения документов должны приходиться на рабочие дни. В случае, когда дата исполнения будет назначена на нерабочий день, она автоматически переносится на первый рабочий день, следующий за нерабочим. Это дает возможность иметь более достоверную информацию и соответственно с большей точностью рассчитывать показатели исполнительской дисциплины.
Схема документооборота при организации контроля исполнения распорядительных документов ГРПЗ выглядит следующим образом.
Постановка документов (мероприятий) на контроль осуществляется Генеральным директором, техническим директором или лицами, временно исполняющими их обязанности. Для постановки на контроль входящих документов в резолюции необходимо указать ответственного исполнителя и срок исполнения, если он не указан в тексте документа. В резолюции при необходимости может быть указано должностное лицо, которому поручается контроль непосредственного исполнения, код важности для каждого раздела, пункта, подпункта. Для постановки на контроль приказов, распоряжений, протоколов, мероприятий, графиков, планов необходимо в конце распорядительной части указать подразделение, должность, фамилию, имя, отчество должностного лица, на которое возложен контроль исполнения. Эти сведения при необходимости указываются для каждого раздела, пункта, подпункта.
Бюро делопроизводства осуществляет структурирование построения документа:
При подготовке проекта документа (плана мероприятий, графика, распоряжения и др.) в подразделении необходимо присваивать этим документам номера из шести цифр, где первыми тремя цифрами обозначается номер подразделения, тремя последующими - порядковый номер по журналу учета документов, разрабатываемых в подразделении.
В зависимости от содержания текст документа может быть разбит на разделы. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего документа и обозначаться арабскими цифрами.
Раздел может быть разбит на пункты, нумерация которых ведется в пределах каждого раздела и состоит из номеров разделов и пунктов, разделенных точкой.
Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты, нумерация которых ведется в пределах каждого пункта и состоит из номера раздела, номера пункта и номера подпункта. Пример - “1.2.5” – нумерация подпункта 5, пункта 2, раздела 1.
При отсутствии разделов весь текст документа разбивается на пункты, подпункты, имеющие порядковую нумерацию.
Срок исполнения и исполнитель должны быть назначены для каждого раздела, пункта, подпункта. Назначение нескольких исполнителей по одному разделу, пункту, подпункту допускается только при возможности исполнения работ исполнителями независимо от других подразделений.
После подписания и структурирования документа первый экземпляр поступает на размножение и хранение в Бюро контроля испонительской дисциплины, а второй ставится на контроль в АСКИД.
Все вышеперечисленные этапы постановки документов на контроль отражены на рисунке 2.1.
.
Рисунок 2.1 - Постановка на контроль
После этого непосредственно осуществляется контроль исполнения документов. Исходной информацией является справочная информация о кодах функциональных служб, подразделений, документов, должностных лиц, а также информация о работах, включенных в номенклатурные планы работ подразделений. На основе этой информации печатаются "Карточки исполнителю", которые затем передаются подразделениям, осуществляющим данную работу. После выполнения работы карточки закрываются. Это осуществляет руководитель подразделения потребителя, для которого данная работа выполнена или должностное лицо, на которое возложен контроль над исполнением данной работы. На карточке ставится дата выполнения поручения с указанием, какими материалами подтверждается выполнение. Закрытые "Карточки исполнителю" передаются в бюро контроля исполнительской дисциплины. Сроком исполнения работ считается дата поступления "Карточки исполнителю" в бюро контроля исполнительской дисциплины за вычетом одного рабочего дня.
Если этап работы, являющийся частью мероприятия, не может быть выполнен в установленный срок и это может повлечь за собой срыв своевременного исполнения всего мероприятия, исполнителем данного этапа работы по согласованию с ответственным за контроль оформляется "Распоряжение на корректировку", с утверждением его у руководителя, назначившего первоначальный срок исполнения, или лица, временно исполняющего его обязанности. Одновременно в данном "Распоряжении на корректировку" устанавливаются новые сроки исполнителям всех последующих этапов работ. "Распоряжение на корректировку" оформляется в течение 5 суток до окончания срока работ.
Для повышения эффективности контроля исполнения мероприятий, решений, распоряжений и других директивных и распорядительных документов Генерального директора и технического директора (по вопросам повышения качества изделий), согласованных с директором по качеству, руководителям функциональных служб, начальникам структурных подразделений согласовывать с директором по качеству:
- закрытие карточки контроля на выполнение работ,
- перенос срока исполнения в "Распоряжении на корректировку",
- перенос срока исполнения в «Карточке исполнителю».
Бюро контроля исполнительской дисциплины на основании "Распоряжения на корректировку" проводит изменение сроков исполнения и ставит в известность подразделения-исполнители. Затем выполненные работы снимают с контроля и сдают на хранение. Время хранения контрольных карточек в бюро контроля исполнительской дисциплины 6 месяцев. Карточки контроля уничтожаются путем сжигания.
Процесс непосредственного контроля исполнения документов приведен в соответствии с рисунком 2.2.
Рисунок 2.2 - Контроль исполнения
На основании выполненных работ бюро контроля исполнительской дисциплины готовит следующие выходные документы:
- "Сводка об исполнении документов и мероприятий", выдается по окончании месяца не позднее 2-го рабочего дня следующего месяца в двух экземплярах, один из которых рассылается подразделениям-исполнителям в течение суток (предварительная сводка); и не позднее 5-го рабочего дня этого же месяца в двух экземплярах (окончательная сводка для подготовки информации на "День качества" в планово-экономической службе). Второй экземпляр остается в бюро контроля исполнительской дисциплины. Сводку о выполнении подразделениями перечней работ осуществляется с указанием коэффициента исполнительской дисциплины по подразделениям-исполнителям согласно "Методике расчета параметров исполнительской дисциплины". Сводка может быть окончательной или предварительной. Если она формируется по окончании отчетного периода, причем не раньше 4-го числа месяца, следующим за отчетным, то документ будет окончательным (рассчитанные данные будут использоваться для формирования документа "Информация на день качества"). Предварительная сводка может быть выдана в любой момент времени без сохранения в памяти;
- "Карточку исполнителю", которая выдается вместе с "Рассыльным листом" в одном экземпляре. Рассылка подразделениям-исполнителям производится в течение суток.
- "Перечень работ, поставленных на контроль в подразделении", являющийся обязательным перечнем работ подразделений на квартал, месяц. "Перечень работ, поставленных на контроль в подразделении" на квартал выдается за 5 рабочих дней до начала планируемого квартала. "Перечни работ, поставленных на контроль в подразделении", уточненные на текущий месяц, выдаются на 2-й и 12-й рабочие дни текущего месяца в одном экземпляре.
- "Перечень неисполненных документов, срок исполнения которых истек", использующийся для анализа и принятия мер по обеспечению выполнения контролируемых работ. Выдается по окончании месяца не позднее 2-го рабочего дня следующего месяца в двух экземплярах, один из которых рассылается подразделениям-исполнителям в течение суток, второй – остается в бюро контроля исполнительской дисциплины; и не позднее 5-го рабочего дня этого же месяца в одном экземпляре для подготовки информации на "День качества". Этот "Перечень неисполненных документов, срок исполнения которых истек" выдается не только по всем подразделениям, но и выборочно по запрашиваемым подразделениям;
- "Ведомость предупреждения", которая выдается 1-го и 15-го числа месяца (в рабочие дни) подразделению или должностному лицу, на которых возложен контроль за исполнением, в одном экземпляре по мере необходимости или по запросу ответственного за контроль;
- "Перечень невыполненных работ по документу", который выдается по запросу руководства завода, главных специалистов, исполнителей. Для получения перечня необходимо указать номер, наименование и дату документа, по которому делается запрос;
- "Контролируемые работы по документу", который выдается по запросу. Для получения перечня необходимо указать номер, наименование и дату документа, по которому делается запрос. Если работа ранее уже переносилась, то должен выдаваться самый последний срок исполнения;
- "Информация на день качества" формируется на основании данных "Сводки об исполнении документов и мероприятий", выдается ежемесячно по запросу начальника бюро контроля исполнительской дисциплины. Перечень выходных документов представлен в соответствии с рисунком 2.3.
Рисунок 2.3 - Выходные документы