Введение

В настоящее время наблюдается увеличение объемов информации в различных сферах деятельности, таких как экономика, социальная сфера, промышленность, торговля. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов. Рост объемов информации, нужной для эффективной работы, вызывает необходимость широкого использования информационных технологий.

Сердцевиной современных информационных технологий являются автоматизированные информационные системы (АИС), представляющие собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств. В настоящее время АИС являются неотъемлемой частью современного инструментария информационного обеспечения различных видов деятельности и наиболее бурно развивающейся отраслью индустрии информационных технологий [1].

С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учет и экономический анализ, достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации и т.д.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса и процесса управления.

В настоящее время АИС находят широкое применение на предприятиях, например, для организации автоматизированного контроля исполнения директивных и других распорядительных документов.

Темой данного дипломного проекта является разработка информационной системы контроля исполнения распорядительных документов такого предприятия, как Государственный Рязанский приборный завод (ГРПЗ).

1 Технико-экономическое обоснование проекта

В настоящее время уже невозможно представить нашу жизнь без вычислительной техники. В последние годы произошел стремительный скачок в развитии компьютерных технологий. Информационные системы прочно укрепились в обслуживании различных сфер деятельности, в системах управления хозяйственными и техническими объектами, в научных исследованиях, в процессе автоматизации проектирования производства и других областях. Использование ПЭВМ в деятельности предприятий уже давно не роскошь, а жизненная необходимость.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание контролю за исполнением директивных и других распорядительных документов, издаваемых на предприятии. Ведь от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Контроль исполнения документов направлен на выполнение поручений в установленные сроки.

Эффективность контроля зависит от:

- своевременного доведения до исполнителей требований приказов, указаний, заданий и поручений;

- своевременного развертывания работ исполнителем;

- своевременного выявления наметившихся отставаний и принятия оперативных мер по их ликвидации;

- анализа и воздействия на ход исполнения заданий и поручений;

- обеспечения гласности результатов контроля.

В настоящее время на предприятиях любые процессы, связанные с хранением, обработкой и выдачей большого количества информации, стараются автоматизировать. Создаются всевозможные базы данных, автоматизированные системы управления (АСУ), способные облегчить работу сотрудников предприятия. Подобные системы обладают целым рядом преимуществ:

- хранение всех требуемых данных;

- ввод новой информации и изменение уже существующей;

- удаление устаревшей или неверной информации;

- вывод на экран требуемых сведений по запросу пользователя и т.д.

Целью применения информационных систем (ИС) на предприятиях является повышение эффективности работы управляемого процесса за счет снижения влияния человеческого фактора, сокращения персонала, минимизации расходов энергии. Основные функции, выполняемые подобными системами, включают в себя контроль управления, обмен данными, обработку, накопление и хранение информации, построение графиков и отчетов.

В настоящее время на предприятиях практически повсеместно создаются корпоративные сети, что влечет за собой применение клиент-серверных технологий. До появления клиент-серверной технологии использовалась файл-серверная технология.

При работе с файл-серверной версией вся ответственность за сохранность и целостность базы данных лежала на программе и сетевой операционной системе. Обработка всех данных происходила на рабочих местах, а сервер использовался только как разделяемый накопитель. Каждый пользователь непосредственно использовал информацию и вносил изменения в файлы данных. При больших объемах данных и в работе в многопользовательском режиме существенно снижалось быстродействие – ведь чем больше пользователей, тем выше требования к разделению данных. Кроме того, могли возникнуть повреждения баз данных.

В свою очередь клиент-серверная технология позволила обойти эти проблемы, так как вся работа с базой данных происходит на сервере. В файл изменения вносятся только после того, как сервер получит сообщение о том, что корректировка файла завершена. Это существенно повышает быстродействие системы.

Преимуществом клиент-серверной технологии является возможность использовать справочную информацию, созданную другими пользователями, а также возможен доступ к одной базе данных с нескольких рабочих мест.

Кроме высокого быстродействия и надежности, архитектура «клиент-сервер» дает много преимуществ и в части технического обеспечения. Во-первых, сервер оптимизирует выполнение функций обработки данных, что избавляет от необходимости оптимизации рабочих станций. Рабочая станция может быть укомплектована не очень быстрым процессором, и, тем не менее сервер позволит быстро получить результаты обработки запроса. Во-вторых, поскольку рабочие станции не обрабатывают все промежуточные данные, существенно снижается нагрузка на сеть. Таким образом, использование архитектуры клиент-сервер позволило создавать надежные (в смысле целостности данных) многопользовательские информационные системы с централизованной базой данных, независимые от аппаратной (а часто и программной) части сервера базы данных.

Информационная система, рассматриваемая в данном дипломном проекте, представляет собой единую систему контроля исполнения распорядительных документов, издаваемых на предприятии.

Автоматизированная система контроля исполнения распорядительных документов предполагает выполнение следующих функций:

- подведение итогов по исполнительности за месяц;

- выдача напоминаний лицам, контролирующим выполнение;

- выдача информации по запросу о состоянии выполнения того или иного документа;

- выдача карточек исполнителю.