Використання довідкової системи

Access містить обширну довідкову систему і засоби її візуалізація, готова дати відповідь на переважну більшість питань, що виникають у користувача. При цьому відомості, що надаються довідковою системою, можна не тільки прочитати, але і скопіювати в буфер обміну або вивести на друк.

Існує декілька способів одержати відповіді на свої питання.

• За допомогою спеціального поля для введення питання в рядку головного меню Access.

• Викликавши вікно Довідка Microsoft Access (Microsoft Access Help).

• Поставивши питання Помічнику (Office Assistant).

• Звернувшись за довідкою на Web-сервер Microsoft.

Виклик вікна довідки

Щоб викликати вікно довідки, виконайте одну з дій:

• виберіть команду меню Довідка, Довідка Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help);

• натисніть кнопку Довідка Microsoft Access (Microsoft Access Help) на стандартній панелі інструментів Access (тієї, яка відображається в даний момент на екрані);

• виберіть команду Довідка Microsoft Access (Microsoft Access Help) у області завдань Створення файлу (New File), якщо вона відображається на екрані.

У будь-якому випадку ви одержите на екрані вікно Довідка Microsoft Access (Microsoft Access Help), яке виглядає так, як показано на мал. 1.20.

У лівій частині вікна знаходиться панель, яка містить три вкладки, відповідні трем способам пошуку інформації. У правій частині відображається сама довідкова інформація. У разі потреби ліву панель вікна довідки можна легко приховати за допомогою кнопки Приховати (Hide) на панелі інструментів у верхній частині вікна довідки.[ Якщо у вас ліва панель не відображається, а видно тільки довідкова інформація, означає вона вже прихована. Тоді натисніть кнопку Показати (Show). ]

Перша вкладка, Зміст (Contents), є зміст, який відображається у вигляді ієрархічної структури тим і розділів довідки. Щоб відкрити потрібну тему (вона позначається значком книги), достатньо двічі клацнути на її значку або один раз на значку плюс (+) зліва. На нижньому рівні ієрархії розміщуються розділи довідки, які позначаються значком із знаком питання. Клацнувши по заголовку розділу, ви одержите текст цього розділу довідки. Цей текст в більшості випадків містить посилання на інші розділи, які називаються гіперпосиланнями і виділяються за умовчанням синім кольором. Текст, прихований за гіперпосиланням, ви можете побачити, тільки клацнувши по ній. Причому, якщо гіперпосилання помічене трикутником зліва, текст вставляється прямо в те місце, де вона розташована (початковий текст розсується), що відрізняє цей варіант довідкової системи від попередніх версій, коли видавалися спливаючі підказки. Клацніть по гіперпосиланню другий раз, і відповідний текст буде прибраний з екрану.

Мал. 1.20. Вікно Довідка Microsoft Access

Зауваження

Зверніть увагу на маленьке гіперпосилання Показати все (Show all), яка часто присутня в правому верхньому кутку вікна. Клацнувши на ній, ви можете розкрити відразу всі гіперпосилання, присутні в даному розділі. А потім так само ви можете їх всі приховати, клацнувши по гіперпосиланню Приховати все (Hide All).

Вкладка Майстер відповідей (Answer Wizard) дозволяє знайти всі розділи довідки, в яких зустрічається потрібне слово або словосполучення (мал. 1.21).

Ви вводите потрібне слово або пропозицію в поле Виберіть дію (What would you like to do?) і натискаєте кнопку Знайти (Search). Внизу з'являється список розділів. Клацнувши на рядку списку, в правій частині вікна, ви одержите текст даного розділу. Якщо вам не вдалося знайти потрібну інформацію, ви можете тут же пошукати її на Web-сервері Microsoft, якщо натиснете кнопку Пошук в Інтернеті (Search on Web).

Остання вкладка, Покажчик (Index), забезпечує пошук потрібного терміну по індексу (мал. 1.22). По суті такий пошук схожий на пошук по наочному покажчику, який звичайно приводиться в кінці книги.

У текстове поле 1. Введіть ключові слова (1. Type keywords) досить ввести перші букви терміну, що цікавить, щоб в полі 2. Або виберіть ключові слова (2. Or choose keywords) були вибрані відповідні варіанти. Можна також знайти потрібний термін прямо в другому текстовому полі. Потім клацніть по кнопці

Знайти (Search). Тоді в полі 3. Виберіть розділ (Choose а topic) з'явиться список знайдених розділів. Вибирайте потрібний розділ і дивіться його текст.

Мал. 1.21. Вкладка Майстер відповідей вікна Довідка Microsoft Access

У тексті розділів довідки, окрім вже згаданих гіперпосилань, вам можуть зустрітися різні елементи управління, що надають різні можливості, наприклад міні-підручник. При наведенні на елемент управління покажчик миші міняє форму. Щоб активізувати елемент управління, необхідно клацнути на ньому лівою кнопкою миші.

Якщо ви зустрінете в розділі довідки щось, не схоже на текст, підведіть до нього покажчик миші і, якщо він змінить свою форму, клацніть лівою кнопкою миші.

При роботі з довідковою системою корисно користуватися кнопками панелі інструментів її вікна (панель інструментів знаходиться під рядком заголовка).

• Кнопка Автомозаика/Разобрать (Auto Tile/Untile). Ця кнопка дозволяє змінювати розташування вікон Microsoft Access і Довідка Microsoft Access на робочому столі операційної системи. Режим Автомозаїка (Auto Tile) означає, що робочий стіл буде роздільний між двома цими вікнами. Режим Розібрати (Untile) означає, що головне вікно Microsoft Access матиме максимальний екранний розмір (або будь-який інший, який був встановлений уручну). Вікно Довідка Microsoft Access розташовуватиметься незалежно поверх нього.

Мал. 1.22. Вкладка Покажчик вікна Довідка Microsoft Access

• Кнопка Показати/Приховати (Show/Hide) показує або приховує панель з вкладками.

• Кнопки Назад і вперед (Forward) дозволяють повертатися до тих розділів, які ви дивилися, і переміщатися між ними в обох напрямах

• Кнопка Друк (Print) дає можливість вивести на друк вміст або поточного розділу, або всіх розділів виділеного заголовка в змісті.

• Кнопка Параметри (Options) відображає меню, за допомогою якого можна набудувати ряд параметрів вікна довідкової системи.

Робота з помічником

У останніх версіях пакету Microsoft Office на додаток до класичної довідкової системи пропонується новий засіб — Помічник по Офісу (Office Assistant). Помічник дає поради, причому вельми доречні, бо ради початківцям чергуються з нагадуваннями, корисними і тим, хто давно знайомий з Access. Помічник допомагає швидко розшукати потрібну довідкову інформацію, часто намагається наперед передбачити, яка допомога може знадобитися в даний момент. Помічник у багатьох випадках бере на себе діалог з користувачем. Звичайно користувачі настроюють помічника відповідно до свого смаку.

Зауваження

Оскільки помічник працює у всіх додатках Microsoft Office, настройки, зроблені для Access, розповсюдяться і на все інші додатки.

На відміну від попередньої версії Microsoft Office, помічник не запускається автоматично при кожному запуску додатку. За умовчанням він тепер захований.

Щоб активізувати помічника потрібно виконати команду меню Довідка, Показати Помічника (Help, Show Assistant). Працювати з помічником дуже просто. Якщо ви хочете до нього звернутися, клацніть на ньому лівою кнопкою миші. З'явиться діалогове вікно, в якому він запитає, що ви хочете зробити (мал. 1.23). Введіть в поле цього вікна своє питання, слово або словосполучення і натисніть кнопку Пошук (Search). Як правило, він спочатку уточнює питання, пропонуючи вибрати із списку потрібна дія (мал. 1.24), а коли ви виберете, він виведе діалогове вікно довідки, в якому буде розкритий відповідний розділ.

Мал. 1.23. Вікно питань-відповідей помічника

Іноді помічник прагне привернути увагу користувача незвичайною поведінкою (крім того, над ним може запалитися лампочка). Це означає, що він готовий поділитися корисною радою, доречною в даній ситуації. Якщо ви хочете прийняти його допомогу, клацніть по лампочці, щоб прочитати раду.

Якщо вам здається, що помічник більше не потрібен, видаліть його з екрану. Для цього клацніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть команду Приховати (Hide).

Як і інші засоби Microsoft Office, помічник можна настроювати. Для цього виберіть з контекстного меню команду Параметри (Options). З'явиться діалогове вікно Помічник (Office Assistant) (мал. 1.25), у якому автоматично буде активізована вкладка Параметри (Options).

Якщо ви зовсім хочете відмовитися від послуг помічника, скиньте прапорець Використовувати Помічника (Use the Office Assistant). За допомогою інших прапорців ви можете відрегулювати, які саме довідки і ради видаватиме вам помічник. Призначення цих прапорців представлене в табл. 1.1.

Мал. 1.24. Список пропонованих дій

Мал. 1.25. Вкладка Параметри діалогового вікна Помічник

Таблиця 1.1 Прапорці в діалоговому вікні Помічник

Назва прапорця	Призначення
Викликати при натисненні клавіші <F1> (Respond to F1 Key)	Встановити, щоб при натиснутій клавіші <F1> відображався помічник, а не діалогове вікно довідкової системи
Відображати довідку для майстрів (Help with Wizards)	Встановити, щоб при зверненні до майстрів помічник надавав інформацію по роботі з ними
Відображати повідомлення Помічника (Display Alerts)	Встановити, щоб повідомлення додатків відображалися помічником, якщо він активізований, а не в діалоговому вікні
Проглядатидвідовідковісистемиприроботіз VBA (Search for Both Product and Programming Help When Programming)	Встановити, щоб при роботі з Visual Basic для додатків (VBA) довідки видавалися як по програмуванню, так і по продукту. Якщо потрібні довідки тільки по програмуванню, прапорець необхідно скинути. (Докладніше про VBA див. гл. 13.)
He закриватидані (Move When in the Way)	Встановити, щобпомічникавтоматичнопереміщався, якщовінперекриваєдіалоговівікнаабоіншіелементиекрану. Якщо Помічник не використовується протягом п'яти хвилин, він зменшується в розмірах.
Підбирати розділи довідки (Guess Help Topics)	Встановити, щоб розділи довідки щодо дій, що виконуються в даний момент, відображалися до звернення до неї
Звуковий супровід (Make Sounds)	Включити звуки, що видаються помічником
Про використання можливостей програми (Using Features More Effectively)	Встановити, щоб відображалися відомості про засоби, BОЗМОЖНО, невідомі користувачу, і ради про ефективне використання вже відомих йому засобів
Проопераціїзмишею (Using the Mouse More Effectively)	Встановити, щоб відображалися ради з ефективнішого використання миші
Про поєднання клавіш (Keyboard Shortcuts)	Встановити, щоб відображалися комбінації клавіш для використовуваних засобів
Відображатитількиважливіради (Only Show High Priority Tips)	Встановити, щоб відображалися тільки важливі ради: наприклад, про засоби, що зберігають час
Відображатирадудняпризапуску (Show the Tip of the Day at Startup)	Встановити, щоб при запуску додатку завжди відображалася рада дня

Кнопка Очистити журнал (Reset My Tips) дозволяє очистити журнал помічника, що містить отримані раніше поради.

Помічник Microsoft Office має цілу колекцію різних персонажів (за умовчанням відображається відомий Ськрепиш). Щоб змінити персонаж помічника, виберіть з контекстного меню команду Вибрати Помічника (Choose Assistant). Відкриється діалогове вікно Помічник (Office Assistant) з автоматично розкритою вкладкою Колекція (Gallery) (мал. 1.26).

Мал. 1.26 . Вкладка з колекцією Помічників

Використовуючи кнопки Далі (Next) і Назад (Back), познайомтеся зі всіма персонажами і виберіть того, хто вам сподобається.

Зауваження

З анімацією персонажів можна познайомитися, вибираючи команду Мотор! (Animate!) з контекстного меню помічника.

Інші засоби отримання довідки

Новий засіб для швидкої відповіді на питання з'явився у всіх продуктах Microsoft Office. Це текстове поле в правій частині рядка головного меню. У це поле можна ввести слово, словосполучення або пропозицію і натиснути клавішу <Enter>. Після цього з'являється вікно, дуже схоже на вікно із списком пропонованих дій помічника. Ви вибираєте потрібну дію, і розкривається відповідний розділ довідки Microsoft Access.

Якщо ви маєте з свого комп'ютера вихід в Інтернет, тобто можливість з'єднатися з Web-сервером Microsoft (сторіночкою, присвяченою Microsoft Office), то це можна зробити прямо з Access. Для цього в меню Довідка (Help) є команда Office в Інтернеті (Office on the Web).

Висновки

У даному розділі ми зробили побіжний огляд того, з чим вам доведеться працювати, якщо ви хочете створити додаток в середовищі Access. Ми винесли в цей розділ ті загальні прийоми, які будуть вами використовуватися при роботі з різними об'єктами бази даних Access. У подальших розділах першої частини ви послідовно познайомитеся з кожним з цих об'єктів детальніше. Можливо цих відомостей буде досить для того, щоб вирішити ті завдання, які перед вами стоять і які спонукали вас узятися за цю книгу. Якщо ж це не так, то вам доведеться вивчити і решта" частин, щоб ваше знайомство з СУБД Access було глибшим.

Робота з таблицями

Предметом розгляду в даному розділі є таблиці — основний об'єкт Access. Список таблиць, що становлять базу даних додатку, з'являється у вікні бази даних при першому відкритті додатку. Окрім цього, Access створює системні таблиці, в яких зберігається інформація про всі об'єкти додатку, і ці таблиці при необхідності також можуть відображатися у вікні бази даних.

У даному розділі ми зупинимося на двох найважливіших аспектах роботи з таблицями:

• опис структури таблиць і установка зв'язку між ними;

• робота з даними в таблицях: введення, перегляд, зміна, пошук і т.д.

При описі структури таблиць ми спиратимемося на ті відомості з теорії баз даних, які були приведені на початку попереднього розділу, і в міру необхідності доповнювати їх. Цього буде досить для розуміння висловлюваного матеріалу.

У справжньому розділі будуть розглянуті:

• Різні способи створення таблиць, які надає Access

• Визначення полів в таблиці, властивості полів, а також властивості самих таблиць

• Способи, за допомогою яких можна задати умови перевірки коректності введення даних на рівні поля і на рівні запису

• Визначення ключових полів, установка зв'язків між таблицями, робота з схемою даних

• Створення і використання індексів

• Способи додавання, оновлення, заміни і видалення записів при роботі з таблицями

• Способи сортування даних в таблиці

• Можливості пошуку записів по значенню поля, а також заміни входжень зразка в полі

• Способи відбору даних за допомогою фільтрів, копіювання, експорту і розсилки відсортованих і відфільтрованих даних