Робоче середовище Access
Відкривши базу даних Access, користувач бачить на екрані головне вікно Access і вікно бази даних. Головне вікно Access має вигляд, аналогічний вікнам інших додатків Microsoft Office. У верхній частині вікна розміщується його заголовок, меню і панель інструментів, а в нижній частині — рядок стану. Найбільш важливим елементом інтерфейсу в середовищі Access є вікно бази даних. Це контейнер, що містить всі об'єкти бази даних. Доступ до даних об'єктам можливий тільки через вікно бази даних.
На мал. 1.16 показане головне вікно ACCESS, в якому відкрито декілька таблиць в режимі Таблиці. Нижче ми прокоментуємо цей малюнок, а заразом визначимо використовувані терміни.
Мал. 1.16. Головне вікно ACCESS з вікном бази даних і декількома таблицями
Вікна робочого середовища Access
Кожен запущений додаток Windows має своє вікно, в якому виводяться результати його роботи — вікно додатку. В даному випадку вікном додатку є головне вікно Access. Окрім вікна додатку, в Access широко використовуються ще два типу вікон: діалогові вікна і вікна документів. Вікна додатку і вікна документів можуть переміщатися по екрану монітора, мають змінні розміри і можуть бути згорнуті, розгорнені або розгорнені до максимальних розмірів. Діалогові вікна також можна переміщати по екрану, але вони мають постійні розміри і їх не можна скрутити або розвернути.
Рядок у верхній частині вікна додатку, що містить назву додатку, є заголовком вікна додатку. Заголовок вікна додатку використовується для переміщення вікна по екрану (тільки якщо вікно додатку не згорнуте і не розгорнене до максимальних розмірів). Вікно документа, так само як і вікно додатку, має заголовок, який містить назву цього документа.
Рядок стану у нижній частині вікна додатку або документа служить для відображення підказок про команди і кнопки і відомостей про виконувані операції.
Більшість об'єктів бази даних Access: таблиці, запити, форми, звіти, сторінки доступу до даних і макроси — виводяться у вікнах, які в термінології Windows є вікнами документів. Виняток становлять програмні модулі — для їх уявлення використовується спеціальне середовище програмування (див. гл. 13).
Access підтримує інтерфейс множинних документів (Multiple Document Interface — MDI), який дозволяє відкрити в робочому полі вікна додатку декілька вікон документів одночасно.
На мал. 1.16 показані в робочому полі вікна додатку вікно бази даних і три вікна документів, з яких одне вікно розгорнене і два — згорнуті.
Вікна додатку і всі вікна документів Access за умовчанням відображаються на Панелі завдань вашої операційної системи. Ви можете активізувати будь-яке з цих вікон, клацнувши мишею по відповідному значку.
Активним вікном називається вікно, в яке прямують всі повідомлення (дії) від миші або клавіатури. Заголовок вікна активного додатку або документа підсвічується кольором, вибраним при установці параметрів оформлення робочого столу (звичайне це синій колір). Якщо вікно додатку і вікно документа в ньому є активними одночасно, то всі повідомлення від клавіатури і миші одержує вікно документа.
Одночасно можуть бути активними тільки одне вікно додатки і одне вікно документа в цьому додатку. Вся решта вікон вважається неактивною (їх заголовок виводиться на сірому фоні). Клацання лівою кнопкою миші по неактивному вікну робить його активним і переводить на передній план. Якщо потрібне вікно цілком закрите іншими вікнами, то зробити його активним можна, вибравши назву документа в меню Вікно (Window).
Щоб закрити вікно документа або додатку, необхідно натиснути кнопку Закрити у заголовку вікна справа (на ній зображений хрестик).
Натиснення кнопки Розвернути у заголовку вікна додатку (на ній зображений квадратик) дозволяє встановити максимальні розміри вікна додатку. Натиснення кнопки Розвернути у заголовку вікна документа дозволяє максимізувати його у вікні додатку. У заголовку розгорненого вікна (як документа, так і додатку) замість кнопки Розвернути з'являється кнопка Відновити (із зображенням двох накладених квадратиків), натиснення якої викликає повернення вікну колишніх розмірів. Кнопка Скрутити (на ній зображений знак підкреслення) дозволяє мінімізувати вікно додатку або документа. Вікно додатку при цьому згортається в значок на Панелі завдань вашої операційної системи, а вікно документа — в значок в нижній частині вікна додатку. Зворотну їй функцію виконує кнопка Відновити. Вона дозволяє повернути вікну ті розміри, які воно мало до застосування операцій згортання.
Максимально розгорнене вікно документа займає все поле вікна додатку. Кнопки Скрутити, Відновити і Закрити при цьому переміщаються в праву частину рядка головного меню додатку.
Зауваження
Будьте обережні і не плутайте кнопки вікна додатки і вікна документа, які при цьому виявляються близько (один під одним), інакше замість вікна документа ви можете закрити вікно додатку.
Меню і панелі інструментів
У ACCESS так само, як і в інших додатках Microsoft Office, використовуються два типу меню: що розкриваються і контекстні. Контекстне меню з'являється на екрані при клацанні правою кнопкою миші по об'єкту, з яким ви хочете працювати. Воно містить перелік дій, які можна виконувати з даним об'єктом в даному контексті.
Прикладом меню, що розкривається, може служити системне меню вікна додатку або документа. Системне меню вікна додатку з'являється при клацанні лівою кнопкою миші по значку додатку, який знаходиться в лівій частині заголовка вікна додатку, або при натисненні комбінації клавіш <АН>+<пробел>. Системне меню документа відкривається після клацання лівою кнопкою миші по значку документа, який знаходиться в лівій частині заголовка вікна документа, або при натисненні комбінації клавіш <Alt>+<—>. Системне меню призначене для зміни параметрів вікна.
Рядок під заголовком вікна додатку містить головне меню додатку за допомогою якого можна дістати доступ до команд меню. Вид головного меню ACCESS залежить від режиму, в якому знаходиться додаток. Наприклад, коли активним вікном є вікно таблиці (див. мал. 1.16), в головному меню з'являється команда Запис (Record), яка відсутня в інших режимах роботи.
Нижче за рядок меню розташовується панель інструментів на якій знаходяться кнопки. Багато кнопок мають той же зовнішній вигляд і призначення, що і в інших додатках Microsoft Office, але, звичайно, більшість призначена для виконання специфічних функцій Access. Кнопки панелі інструментів часто дублюють команди меню. ACCESS має 27 стандартних панелей інструментів, які виводяться на екран залежно від того, який об'єкт активний в даний момент.
Всі кнопки панелей інструментів мають "спливаючі" підказки, що пояснюють їх призначення. Підказки з'являються, якщо підвести до кнопки покажчик миші і небагато почекати. Якщо підказки не з'являються, означає, вони відключені. Щоб включити режим виведення підказок, виконайте команду меню Вигляд, Панелі інструментів, Настройка (View, Toobars, Customize) і в діалоговому вікні Настройка (Customize) на вкладці Параметри (Options) встановіть прапорець Відображати підказки для кнопок (Show ScreenTips on toolbars).
Панелі інструментів можуть фіксуватися уздовж межі вікна додатку, як показано на мал. 1.10, а можуть бути плаваючими, тобто переміщуваними по екрану. В цьому випадку панель інструментів матиме заголовок і може міняти свою форму і розміри. Лівий край панелі інструментів помічений вертикальною лінією. Якщо підвести покажчик миші до цієї лінії, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи, потягнути управо, панель переміщатиметься уздовж межі вікна. А якщо потягнути вниз, панель інструментів перетвориться на плаваючу. Таку панель можна переміщати по екрану, зачепивши за заголовок.
Меню і панелі інструментів за умовчанням відображають лише найбільш часто використовувані команди і кнопки. Щоб одержати повний список команд меню, необхідно клацнути мишею по подвійній стрілці у нижнього краю меню, що розкривається. Якщо не всі кнопки помістилися на панелі інструментів, то у її правого краю теж з'являється значок подвійної стрілки. Якщо клацнути мишею по ньому, будуть показані кнопки, що залишилися. Якщо ви використовували якусь кнопку або команду, якої не було за умовчанням у відповідній панелі або меню, то надалі вона буде там видно.
Меню і панелі інструментів Access є такими, що настроюються, тобто можна змінювати склад кнопок, видаляючи непотрібні або додаючи нові кнопки (див. разд. Командний інтерфейс додатку" гл. 14).
Вікно бази даних
Особливим вікном в Access є вікно бази даних яке дозволяє дістати доступ до всіх об'єктів бази даних і вибрати режим роботи з об'єктом. У лівій частині вікна знаходиться панель об'єктів, яка містить ярлики для кожного з об'єктів Access: Таблиці (Tables), Запити (Queries), Форми (Forms), Звіти (Reports), Сторінки (Pages), Макроси (Macros), Модулі (Modules) (мал. 1.17).
Мал. 1.17. Вікно бази даних ACCESS
Клацнувши на ярлику мишею, в правій частині вікна ви відкриєте список відповідних об'єктів. Список об'єктів може бути представлений чотирма різними способами (звичайними для тек операційної системи Windows):
у вигляді дрібних значків;
у вигляді крупних значків (див. мал. 1.17);
у вигляді списку;
у вигляді таблиці.
Перемикання цих режимів відображення виконується за допомогою чотирьох правих кнопок на панелі інструментів, розташованій уздовж верхнього краю вікна.
При представленні об'єктів у вигляді значків ці значки можна перетягувати за допомогою миші і розташовувати усередині вікна бази даних будь-яким зручним чином. Якщо ж ви хочете розташувати значки так, щоб вони знаходилися поряд один з одним, потрібне:
Клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вільній ділянці вікна бази даних.
З контекстного меню вибрати команду Збудувати значки (Line Up Icons).
Представлення переліку об'єктів у вигляді списку не дозволяє розташовувати значки довільним чином у вікні бази даних, але їх можна "перетягувати" за межі вікна бази даних (це один із способів активізувати об'єкт, наприклад відкрити таблицю). Уявлення у вигляді таблиці дозволяє для кожного об'єкту подивитися не тільки його ім'я, але і опис (стовпець Опис (Description)), дату і час останньої зміни (стовпець Дата зміни (Modified)), дату і час створення (стовпець Дата створення (Created)), а також тип об'єкту.
При використанні будь-якого виду представлення об'єктів у вікні бази даних їх можна упорядкувати по імені, типу, даті створення і даті зміни. Для цього необхідно:
Клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вільній ділянці вікна бази даних.
З контекстного меню вибрати команду Упорядкувати значки (Arrange Icons).
З меню, що розкривається, вибрати спосіб впорядкування: по імені (By Name), по типу (By Type), по даті створення (By Created), по даті зміни (By Modified).
Щоб об'єкти у вікні бази даних упорядкувалися автоматично, необхідно:
Клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вільній ділянці вікна бази даних.
З контекстного меню вибрати команду Упорядкувати значки (Arrange Icons).
У меню, що розкривається, вибрати команду автоматично (Auto Arrange). Перед командою з'явиться мітка, що свідчить про те, що режим автоматичного впорядкування включений.
Щоб відмінити автоматичне впорядкування, необхідно знову вибрати команду автоматично (Auto Arrange) у меню Упорядкувати значки (Arrange Icons). Мітка команди буде видалена, а режим автоматичного впорядкування вимкнений.
З кожним об'єктом бази даних можна працювати в двох режимах. Перший режим назвемо режимом виконання (умовно, оскільки він дещо розрізняється для різних типів об'єктів):
для таблиць, запитів, форм і сторінок доступу до даних цей режим означає відкриття відповідного об'єкту і називається, відповідно, режим Таблиці (для таблиць і запитів), режим Форми, режим Сторінки;
для звіту — це режим попереднього перегляду;
для макросу — це дійсно режим виконання;
для модуля цей режим відключений.
Другий режим — це режим Конструктора. Даний режим застосовується до всіх типів об'єктів і призначений для створення і зміни об'єктів.
Вибрати потрібний режим можна за допомогою кнопок, які знаходяться в лівій частині панелі інструментів вікна бази даних, за допомогою команд меню Вигляд (View) або за допомогою кнопок на панелі інструментів Access.
На панелі інструментів вікна База даних (Database) зліва є три основні кнопки:
перша кнопка має назву, що змінюється, залежно від того, який об'єкт вибраний. Якщо вибрані таблиця, запит, форма, сторінка або група Вибране (Favorites), кнопка набуває вигляду Відкрити (Open). Якщо вибраний звіт — Переглянути (Preview), якщо макрос або модуль — Запустити (Run). При цьому значок поряд з назвою відповідно змінюється. Назва цієї кнопки в кожному варіанті наочно відображає призначення;
друга кнопка Конструктор (Design) постійна для всіх об'єктів і призначена для редагування раніше створеного об'єкту;
третя кнопка Створити (New) має постійна назва, але при цьому змінюються значки на ній, відповідно до типу об'єкту.
Зауваження
Для створення нових об'єктів можна використовувати також спеціальні ярлики, включені в список об'єктів кожного типа.
Наприклад, відкрити таблицю в режимі Таблиці можна наступними способами:
Виділити її в списку і натиснути кнопку Відкрити (Open).
Перетягнути значок таблиці мишею за межі вікна бази даних.
Двічі клацнути кнопкою миші на ім'я таблиці.
Один раз клацнути лівою кнопкою миші на ім'я таблиці, якщо встановлений прапорець Одним клацанням (Single-click ope) у діалоговому вікні Параметри (Options).
Щоб відкрити будь-який об'єкт в режимі Конструктора, необхідно виділити цей об'єкт в списку і натиснути кнопку Конструктор (Design).
Щоб видалити об'єкт із списку, потрібне:
Виділити об'єкт в списку і натиснути кнопку Видалити (Delete) у верхній частині вікна бази даних або клавішу <Delete> на клавіатурі або клацнути правою кнопкою миші на ім'я об'єкту і з контекстного меню вибрати команду Видалити (Delete).
У діалоговому вікні, що з'явилося, запрошує підтвердження на видалення об'єкту, необхідно натиснути кнопку Так (Yes).
Щоб перейменувати об'єкт, потрібне:
Виділити необхідну таблицю в списку.
Клацнути лівою кнопкою миші на імені таблиці або клацнути правою кнопкою миші на імені таблиці і з контекстного меню вибрати команду Перейменувати (Rename).
У поле імені таблиці ввести нове ім'я.
Натиснути клавішу <Enter> або клацнути лівою кнопкою миші на будь-якому вільному місці в правій частині вікна.
Щоб скопіювати або перемістити об'єкт, можна скористатися стандартними програмами копіювання/вставки. Наприклад, щоб скопіювати таблицю в буфер обміну (Clipboard), необхідно зробити одну з двох дій:
виділити необхідну таблицю в списку і натиснути на кнопку Копіювати (Сміттю) на стандартній панелі інструментів База даних (Database);[ Ця панель відображається на екрані, коли активним є вікно бази даних. ]
клацнути правою кнопкою миші на імені таблиці і з контекстного меню вибрати команду Копіювати (Сміттю).
Щоб вирізувати таблицю в буфер обміну (Clipboard), потрібно здійснити одну з двох операцій:
виділити необхідну таблицю в списку і натиснути на кнопку Вирізувати (Cut) на панелі інструментів База даних (Database);
клацнути правою кнопкою миші на імені таблиці і з контекстного меню вибрати команду Вирізувати (Cut).
Щоб вставити таблицю з буфера обміну, потрібне:
Відкрити список таблиць у вікні бази даних.
Натиснути на кнопку Вставити (Paste) на панелі інструментів База даних (Database) або клацнути правою кнопкою миші на вільному полі в списку таблиць і з контекстного меню вибрати команду Вставити (Paste).
У вікні, що з'явилося, Вставка таблиці (Paste Table As) у полі Ім'я таблиці (Table Name) ввести ім'я нової таблиці, в групі Параметри вставки (Paste Option) вибрати варіант вставки таблиці: Тільки структура (Structure only), Структура і дані (Structure and Data), Додавання даних в таблицю (Append Data to Existing Table) і натиснути кнопку ОК.
Режим вставки Тільки структура (Structure only) призначений для копіювання структури таблиць, тобто списку полів таблиці з вказівкою типу кожного поля і з його описом. При цьому не передбачається копіювання даних. У режимі Структура і дані (Structure and Data) таблиця копіюється цілком разом з своїм вмістом. У режимі Додавання даних в таблицю (Append Data to Existing Table) необхідно в полі Ім'я таблиці (Table Name) ввести ім'я існуючої таблиці, після чого буде здійснене додавання даних з таблиці, що знаходиться в буфері обміну, у вказану таблицю.
Зауваження
При додаванні даних в існуючу таблицю структури таблиці-джерела і таблиці-приймача повинні співпадати.
При копіюванні інших об'єктів бази даних запрошується тільки ім'я нового об'єкту.
Щоб подивитися властивості об'єкту, необхідно виконати одну з наступних операцій:
клацнути правою кнопкою миші на імені об'єкту і з контекстного меню вибрати команду Властивості (Properties);
виділити об'єкт із списку у вікні бази даних і вибрати команду Вигляд, Властивості (View, Properties) з головного меню Access.
Мал. 1.18. Вікно властивостей таблиці
На мал. 1.18 показане вікно властивостей таблиці. У ньому відображається наступна інформація:
Тип (Турі) — тип об'єкту (в даному випадку Таблиця (Table));
Опис (Description) — опис таблиці, визначуваний користувачем;
Створений (Created) — дата створення таблиці;
Змінений (Modified) — дата останньої зміни таблиці;
Власник (Owner) — власник (творець) таблиці;
Атрибути (Attributes): Прихований (Hidden) — дозволяє приховати таблицю з вікна бази даних, Репліцируємий (Replicated) — дозволяє управляти репліцируємо-стью об'єкту (див. разд. "Реплікація баз даних гл. 15).
Користувач може змінювати у вікні властивостей тільки опис таблиці і значення її атрибутів.
На панелі об'єктів можна розміщувати також теки, які містять ярлики до різних об'єктів баз даних. Таким чином, можна об'єднувати різні типи об'єктів в групи. За умовчанням в цій частині панелі об'єктів розміщується одна тека — Вибране (Favorites). Клацнувши мишею по теці, можна побачити список об'єктів, що входять до даної групи (мал. 1.19).
Щоб додати нову теку на панель об'єктів, потрібне:
Клацнути правою кнопкою миші на панелі об'єктів і вибрати з контекстного меню команду Нова група (New Group).
У діалоговому вікні Нова група (New Group) ввести ім'я створюваної теки і натиснути кнопку ОК.
Мал. 1.19. Ярлики об'єктів, що входять до групи Постачальники
Найпростіший спосіб додавання ярлика об'єкту в групу наступний. Необхідно розкрити список об'єктів даного типа, знайти в ньому потрібний об'єкт і перетягнути його мишею у відповідну теку на панелі об'єктів.
Інший спосіб додавання об'єкту в групу:
Відкрийте список об'єктів потрібного типа у вікні бази даних.
Клацніть правою кнопкою миші по потрібному об'єкту і з контекстного меню виберіть команду Додати в групу (Add to Group).
Виберіть в меню, що розкрилося, потрібну теку або створіть нову теку, вибравши команду Нова група (New Group).
Зауваження
Зверніть увагу, що в групу включаються тільки ярлики об'єктів; самі об'єкти нікуди не переміщаються і видно в своїх списках.
Так само як і окремі об'єкти бази даних, групи можуть віддалятися і перейменовуватися. Ярлики в групі теж можуть віддалятися, перейменовуватися, копіюватися. Здійснюється це за допомогою відповідних команд контекстного меню, яке з'являється якщо клацнути правою кнопкою миші по об'єкту, який потрібно видалити, перейменувати або скопіювати.