4. Займенник у професійному мовленні:
1. Варто уникати використання займенників (якщо можна) або в їх значенні вживати інші частини мови (особливо в автобіографії, заяві, службових записках): Пор.: Я пропоную усунути п. Куліша В.Д. з посади інженера, яку він обіймав, у зв’язку з його неодноразовими порушеннями своїх службових обов’язків і перевести його на… (неправильно) і Пропоную усунути п. Куліша В.Д. з посади інженера у зв’язку з неодноразовим порушенням службових обов’язків і перевести на… (правильно).
2. Не вживати займенники із суфіксами зменшеності (такесенький, самісінький, нікогісінько); складних неозначених форм (абиякий, абихто, казна-хто, сякий-такий, хто-небудь і под.); усічених форм прикметникових займенників (на моїм, у тім, на цім, тої, тою, у всім і под.); розмовних, діалектних варіантів займенників (сей захід, невідь-скільки часу, цеї ночі, тая нарада).
3. Потрібно уникати форм Ор. відмінка особових займенників для називання суб’єкта дії, напр.: ми запропонували замість нами запропоновано; ви довели замість вами доведено.
4. Займенник Ви вживають в усному та писемному діловому мовленні для висловлення поваги, пошани, ввічливості до особи, якій минуло 16 років, до осіб, старших за посадою: Вам, пане професоре, телефонували з міністерства.
5. У документах (заява, доповідна записка, пояснювальна записка, наказах, розпорядженнях, ділових листах та ін.) намагаються уникати особових займенників, напр.: Прошу дозволити (звільнити, допустити); Доводжу до Вашого відома; Наказую; Пропоную; Нагадуємо; Надсилаємо; Повідомляємо.
6. У діловому мовленні часто використовують займенник ми, коли хочуть уникнути категоричності тону, пом’якшити наказ, прохання, напр.: Ми повинні дбати про авторитет нашої фірми. Замінюють займенник я на авторське ми в науковому стилі з метою залучити слухача (читача) до участі в міркуваннях, напр.: У процесі дослідження ми прийшли до таких висновків.
7. Потрібно правильно наголошувати займенники. У Р. й Д. відмінках однини займенників то, те, цей, це наголос падає на кінцевий склад: того́, тому́, цього́, цьому́. А в М. та Р. відмінках із прийменниками наголос переходить на перший склад: на то́му, у цьо́му, біля то́го, для цьо́го, до то́го, із цьо́го, не без то́го, не від то́го.
8. У діловому мовленні замість присвійного займенника їхній використовують їх (Р. чи З. відмінок займенника вони): надійшли їх пропозиції замість надійшли їхні пропозиції; оглянуто їх об’єкт замість оглянуто їхній об’єкт.
5. Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах.
1. Використовувати тільки книжні дієслова та їх форми (розмовні (кальковані), діалектні, короткі форми неприйнятні для ділового мовлення): звітувати замість відчитуватися, зважувати замість важити, говорити замість балакати, хворіти замість слабувати, допомагає замість допомага.
2. Уникати умовного способу: Пор.: Підприємства виконають (зможуть виконати) замовлення, якщо… (правильно) і Підприємства змогли б виконати замовлення, якби…(неправильно).
3. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях та под. уживати нормативну форму інфінітива (на -ти, а не на -ть): надіслати замість надіслать, підписати замість підписать, доручити замість доручить.
4. Використовувати дієслова активного стану (позначають дію суб’єкта, спрямовану на об’єкт, виражений формою знахідного відмінка без прийменника або родового відмінка при дієслові з часткою не) або безособові конструкції з дієслівними формами на -но, -то: Пор.: Випробування проводять (проведено) у запланованому режимі (правильно) і Випробування проводяться у запланованому режимі (неправильно); Інспектори, яких призначає комісія…(правильно) і Інспектори, які призначаються комісією… (неправильно); Банк не проводить валютних операцій.
Використання дієслів пасивного стану пов’язано з потребою акцентувати увагу на об’єкті, а не на дії, напр.: Нормативи встановлюються банком. Однак зловживати такими структурами не варто.
5. Уживати теперішній час в значенні майбутнього, якщо треба підкреслити обов’язковість чогось: Засідання розпочинається завтра о 10.00.
6. Вживаючи майбутній час, перевагу надавати складеним формам дієслів недоконаного виду та простим формам дієслів доконаного виду, напр.: На засіданні Верховної Ради завтра буде звітувати прем’єр-міністр; Конференція відбудеться в актовому залі університету.
7. При творенні наказового способу дієслів треба уникати слова давайте. Обійтися без нього можна вживаючи форми 2-ї особи однини, 1-ї та 2-ї особи множини, а також за допомогою додаткових слів. Пор.: Давайте почнемо і пропоную почати; давайте привітаємо нашу гостю і прошу привітати нашу гостю.
8. Із кількісними словами ряд, низка, більшість, меншість, багато, мало, кількість дієслова вживаються в однині: більшість працівників з’явилося, ряд підприємств надіслало.
9. Якщо субстантивоване слово виражено числівниками: сто, тисяча, мільйон, мільярд та под., то дієслово слід уживати в однині: сто гривень витрачено, тисячу тонн завезено.
10. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно з профкомом розглянула… Але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або за допомогою сполучників і, й (та в значенні і): Адміністрація заводу та профком розглянули…
11. Дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе – я , пор.: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я умиваю себе). Отже, треба вживати: Вибачте мені (даруйте, перепрошую); прошу вибачення, пробачте замість Я вибачаюсь (-ся) , вибачаюсь (-ся).
12. Слід уникати лінгвістично необґрунтованого вживання частки -ся, -сь: Виплата проводиться у визначеному законом порядку → Виплату проводять у визначеному законом порядку; Робота аналізується за такими вимогами → Роботу аналізують за такими вимогами.
13. Широко використовувати дієприкметники та дієприслівники, але уникати ненормативних форм, замінюючи їх іменниками, іменниками з прийменниками (описова конструкція), дієсловами: подорожуючий → подорожній, той, хто подорожує; контролюючі органи → органи контролю, оточуюче середовище → довкілля, навколишнє середовище; не дивлячись на об’єктивні причини → незважаючи на об’єктивні причини.
14. Дія, названа присудком, і дія названа дієприслівником, обов’язково мають виконуватися одним суб’єктом: Узагальнюючи довідкові матеріали, нашу увагу привернув минулорічний акт інвентаризації → Узагальнюючи довідкові матеріали, ми звернули увагу на минулорічний акт інвентаризації; Замовляючи візитні картки у видавництві «Алерта», вони вам коштуватимуть на 20% дешевше → Замовляючи візитні картки у видавництві «Алерта», ви заплатите за них на 20% менше.