2. Порядок легалізації іноземних офіційних документів.

Для того, щоб пред’явити офіційні документи в іноземних державних установах необхідно підтвердити їх справжність. Це здійснюється шляхом легалізації документів компетентними органами тієї держави, на території якої був виданий документ. Стаття 13 Закону України «Про МПрП», наприклад, встановлює вимогу обов’язкової легалізації документів, які повинні бути пред’явленими на території України, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України.

Легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплюються документи з метою використання його за кордоном. Вона може здійснюватися двома шляхами: шляхом консульської легалізації або проставляння апостилю.

В Україні консульська легалізація документів здійснюється згідно Віденської конвенції "Про консульські зносини" 1963 р., інших міжнародних договорів та Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої Наказ Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 р. Консульська легалізація здійснюється уповноваженими працівниками Департаменту консульської служби Міністерства Закордонних Справ України, Представництв Міністерства на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

Процедура консульської легалізації є, як правило, уже тривалою та складною. З метою її спрощення Гаазька конференція з міжнародного приватного права в 1961 р. розробила Конвенцію, що скасовує вимоги легалізації іноземних офіційних документів. Для України Конвенція набула чинність в 22.12. 2003 й застосовується між нею та всіма іншими державами-учасницями. Дана Конвенція передбачає заміну процедури консульської легалізації процедурою проставляння апостилю. Апостиль – це спеціальний штамп, що проставляється для підтвердження справжності підписів та печаток на офіційних документах, призначених для представлення в закордонних державних установах.

Згідно Конвенції апостиль проставляється на таких офіційних документах: на документах, що виходять від судових органів чи посадових осіб (включаючи документи, складені органами прокуратури, секретарем суду або судовим виконавцем); на адміністративних документах; на нотаріальних актах; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, що існував на певну дату та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів. На документах, складених дипломатичними або консульськими агентами, а також на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій апостиль не проставляється. Окрім цього, в Україні апостиль також не проставляється на: оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування, а також на оригіналах офіційних документів, виданих державними установами колишніх союзних республік у складі СРСР.

Апостиль є штампом, що має форму квадрата, розмір якого не повинен бути меншим, ніж 9 х 9см. (В Україні розмір А. становить 10 х 10 см.). В його межах закріплюється інформація про країну, на території якої проставлено апостиль, дані про справжність підпису і печатки, розміщених на документі, що посвідчується, а також інформація про орган та особу, яка посвідчує документ, дата проставляння апостилю та його номер. Він може заповнюватися або однією з офіційних мов Гаазької конференції з міжнародного приватного права (англійською чи французькою), або офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти апостилю можливо додатково викладати й іншою мовою. Однак заголовок “Apostіlle” (Conventіon de la Haye du 5 octobre 1961)” обов’язково має бути написаний французькою. В Україні апостиль (окрім заголовка) заповнюється виключно українською мовою. Гаазька конференція з міжнародного приватного права схвально ставиться до практики використання органами, що проставляють апостиль, електронних підписів чи підписів, вчинених не вручну.

Апостиль може проставлятися як безпосередньо на документі (на вільному від тексту місці чи ж на зворотному боці), так і на окремому аркуші, який потім скріплюється з документом у спеціальний спосіб за допомогою клею, наклейок, кріпильних кілець, скріпок, скобок і т ін. В Україні за таких випадків аркуш з апостилем прикріплюється до документу шляхом прошивання їх ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша з апостилем й посвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

Сам апостиль може бути проставлений за допомогою резинового штампу, клею, різнокольорових стрічок, сургучних печаток, рельєфних печаток, стикерів тощо.

Гаазька конференція з міжнародного приватного права закликає держави до поступового практичного втілення електронного апостилю на електронних документах. За останні роки в практиці ряду держав (наприклад, Іспанії, Нової Зеландії, деяких штатів США) з’явилися випадки проставляння таких апостилів. Колумбія стала першою державою, що погодилася приймати електронні апостилі.

В Україні повноваження на проставляння апостилю надані трьом органам: Міністерству освіти і науки, Міністерству юстиції, Міністерству закордонних справ. Компетенція по апостилізації різних видів офіційних документів розподілена між цими органами таким чином: Міністерство освіти і науки України проставляє його на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами, організаціями, що стосуються сфери освіти і науки; Міністерство юстиції України – на документах, які видаються органами юстиції та судами, а також на документах, оформлених нотаріусами України; Міністерство закордонних справ України – на всіх інших офіційних документах, зокрема: на довідках, виданих архівними установами України, довідках про стан здоров’я, довідках, виданих органами МВС України. При вчиненні цієї формальної процедури дані органи керуються Правилами проставляння апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 5.12. 2003. Так, апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ або будь-якого пред’явника документа. Дана процедура має вчинятися протягом 5 робочих днів, однак цей строк може бути продовжено до 20 робочих днів. За надання такої послуги справляється плата, розмір якої затверджений наказами вищезазначених міністерств. У проставлянні апостилю може бути відмовлено в таких випадках: якщо документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України; текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку; у документі є незастережені виправлення або дописки; до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостил. на цьому документі; компетентному органу не вдалося отримати зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, розміщених на документі.

Конвенція, що скасовує вимоги легалізації іноземних офіційних документів 1961 р. дозволяє державам-учасницям самостійно чи шляхом укладення угод ще більше спрощувати процедуру проставляння апостилю або взагалі звільняти документи від легалізації. Україна неодноразово використовувала таку можливість, зокрема, в Договорі між Україною та Республікою Болгарією про правову допомогу в цивільних справах від 21.05. 2004 передбачено, що документи, які на території однієї Договірної Сторони складені або засвідчені органом або спеціально уповноваженою на це особою в межах їх компетенції і в установленій формі та засвідчені офіційною печаткою, приймаються на території іншої Договірної Сторони без будь-якого спеціального засвідчення.