Авансовые отчеты Назначение

РМ Авансовые отчеты предназначено для автоматизации составления сотрудниками предприятия или бухгалтером отчетности о выданных авансах.

Согласно п. 11 документа Порядок ведения кассовых операций в РФ, “лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу”.

Используя РМ Авансовые отчеты, сотрудник, вернувшийся из командировки либо израсходовавший подотчетные средства, находит и заполняет свой авансовый отчет. При этом он должен представить документы, подтверждающие расходование средств.

После заполнения сотрудником авансового отчета и выполнения расчета работник Бухгалтерии проверяет:

• целесообразность произведенных расходов;

• наличие оправдательных документов;

• правильность расчета.

Затем авансовый отчет подтверждается работником Бухгалтерии и принимается к учету.

Базовые операции

Авансовые отчеты создаются в результате выдачи сотруднику подотчетных денежных средств. Статус авансового отчета сразу после его создания “Открыт”. Сотрудник после возвращения из командировки либо по истечении срока, на который ему были выданы подотчетные средства, должен заполнить авансовый отчет и представить его в Бухгалтерию.

Сотрудник, не предоставивший в Бухгалтерию авансовый отчет к крайнему сроку, извещается в этот день сообщением о необходимости предоставить авансовый отчет, автоматически отправляемым ему по системной почте CBOSSmis. Крайняя дата предоставления авансового отчета определяется как значение поля Дата отчета окна Авансовый отчет (см.  Рис.  5 .61).

Сотрудник, которому необходимо отчитаться по авансовому отчету, выполняет в РМ Авансовые отчеты следующие операции:

• Поиск и просмотр авансового отчета.

• Заполнение/корректировка авансового отчета.

• Расчет авансового отчета.

После расчета авансового отчета работник Бухгалтерии, по системной почте CBOSSmis извещается о необходимости проверить рассчитанный авансовый отчет.

Работник Бухгалтерии проверяет правильность заполнения сотрудником авансового отчета, корректность выполненного расчета, обоснованность израсходованных сумм. Далее работник Бухгалтерии распечатывает авансовый отчет для сотрудника и для бухгалтерии.

При обнаружении ошибок, допущенных сотрудником при заполнении отчета, в случае необоснованности затрат денежных средств, отраженных в авансовом отчете, или при несоответствии сумм по отчету и сумм, указанных в подтверждающих документах, работник Бухгалтерии отменяет результаты расчета авансового отчета. Авансовый отчет возвращается сотруднику для исправления, о чем сотрудник извещается соответствующим сообщением по почте CBOSSmis.

Рис. 5.61. Рабочее место Авансовые отчеты

Сотрудник корректирует данные и вновь рассчитывает авансовый отчет.

В случае согласия с данными авансового отчета работник Бухгалтерии вводит недостающую информацию (номер авансового отчета в соответствии с порядком нумерации, принятым в организации), корректирует данные, принимаемые к учету.

После чего он проводит подтверждение расчета. При необходимости, например, в случае ошибки, подтверждение авансового отчета может быть отменено.

Если после подтверждения расчета авансового отчета остаток/перерасход по нему равен “0”, авансовый отчет закрывается. Это означает, что сотрудник полностью отчитался по выданному ему авансу.

Если после подтверждения расчета авансового отчета имеется остаток подотчетных средств, сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу. Если имеется перерасход подотчетных средств, сотруднику должна быть возвращена сумма перерасхода.

После выполнения указанных операций авансовый отчет закрывается.

6Администрирование персонала

Структура предприятия

Кадровая система предоставляет множество возможностей по организации штатного учета на Предприятии. Вы можете с легкостью получить информацию о структуре предприятия, описание подразделений, формирующих эту структуру, а также получить информацию о сотрудниках, работающих в этих подразделениях.

Базовые операции

Просмотр дополнительной информации о подразделении

Дополнительную информацию о подразделении можно узнать, нажав кнопку (см. Рис. 6 .62). В появившейся экранной форме (Рис. 6 .63) будет содержаться следующая информация:

• Наименование — название структурного подразделения.

• Куратор — фамилия, имя, отчество куратора подразделения. Это, как правило руководитель смежного подразделения назначаемый для курирования деятельность данного подразделения. Есть не у каждого подразделения.

• Уровень — уровень структурного подразделения. Уровень подразделения влияет на максимальный уровень задач в РМ Организатор, которые сотрудник, состоящий в данном подразделении, может поставить.

• Категория — характеристика структурного подразделения (например может иметь значения “Основная”, “Высшая”, “Обеспечение”, “Международная”).

• Направление деятельности — направление деятельности подразделения.

• Род деятельности — род деятельности подразделения. Направление и род деятельности определяют круг задач выполняемых данным подразделением.

• Сокр. наименование — сокращенное название подразделения.

• Регламентирующие документы — признак наличия присоединенных документов, регламентирующих деятельность подразделения.

• Расписание собраний — время проведения собраний работников структурного подразделения.

П

6-2

ри нажатии на клавишу Статистика можно посмотреть статистическую информацию: список должностей в штате, количество вакантных и занятых должностных позиций.

Рис. 6.62. Рабочее место Штатное расписание

Р

6-3

ис. 6.63. Окно Информация о подразделении