Изменение маршрута служебной записки

В случае некорректного выбора резолюционеров или длительного отсутствия одного из них отправитель или визирующее лицо служебной записки может изменить маршрут прохождения записки (кнопка Изменить маршрут). Произойдет переход в ЭФ Выберите резолюционеров (Рис. 4.12.), в которой можно добавить, удалить, поменять местами резолюционеров.

Примечание. 

1. Изменение маршрута прохождения служебной записки возможно только в том случае, если служебная записка имеет статус “Активна”

2. Изменить можно только тех визирующих лиц, которые еще не проставили свои резолюции

Создание служебной записки на основе другой служебной записки

Возможна быстрая подготовка новой служебной записки на основе ранее созданной служебной записки, имеющей статус: Отказано, Доставлена или Отозвана – наследуется текст, маршрут и по выбору пользователя могут наследоваться прикрепленные документы (кнопка Создать на основе).

Создание служебной записки на основе письма

Создание служебное записки одна из наиболее важных функций, обеспечиваемой Почтой CBOSS. Для создания служебной записки в окне Почта (Рис. 4.1) найдите письмо, на основе которого необходимо создать служебную записку. Нажмите кнопку  для перехода в ЭФ Новая служебная записка, в которой будет содержаться тема и текст данного письма. При необходимости можно присоединить к служебной записке документы исходного сообщения.

Постановка служебного задания на основе служебной записки

На основе служебной записки можно зарегистрировать задачу в РМ Организатор. Для этого пользователь должен нажать кнопку Поставить задачу и система осуществит автоматический переход в окно Организатор – Новая задача. При этом основные поля окна (Название, Описание, Постановщик, Исполнитель) будут уже заполнены информацией из служебной записки. Описанием задачи является текст служебной записки, постановщиком предлагается назначить отправителя служебной записки, а исполнителем – получателя служебной записки.

П

4-25

ечать служебной записки

Найдите служебную записку, которую необходимо напечатать, нажмите кнопку для печати отчета Паспорт прохождения служебной записки.

Отзыв служебной записки

При необходимости прервать цикл прохождения служебной записки используется операция отзыва служебной записки. Найдите исходящую служебную записку, которую необходимо отозвать (при этом статус исходящей служебной записки должен иметь значение “Активна”), нажмите кнопку . Введите обоснование отзыва служебной записки и нажмите кнопку ОК. Служебная записка примет статус “Отозвана” и может быть отображена в окне Служебные записки только в режиме предыстории.

Перемещение служебной записки в архив

В архив можно переместить служебную записку с любым статусом, при этом,

если служебная записка имеет статус “Активна”, то перемещение ее в архив будет означать отзыв служебной записки. Переместить в архив служебную записку могут только отправитель и получатель служебной записки. В последнем случае служебная записка должна иметь статус “Доставлена”.

Для перемещения служебной записки в архив используется кнопка .

Извлечение служебной записки из архива

Извлечь из архива можно только последнюю версию служебной записки.

Для извлечения служебной записки из архива необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне Служебные записки (Рис. 4.10) в поле Информация укажите направленность служебной записки, выбрав из выпадающего списка нужное значение (“Входящие служебные записки”, “Исходящие служебные записки”, “Служебные записки с моей резолюцией”).

2. В режиме запроса задайте условия поиска и выполните запрос. В результате будут найдены все служебные записки, удовлетворяющие сформулированным условиям.

3. Установите курсор на требуемую служебную записку и нажмите кнопку или кнопку . Служебная записка примет тот статус, который у нее был на момент помещения ее в архив. Если из архива извлекают служебную записку со статусом “Отозвана”, то система проверяет, что получатель и визирующие лица, которые не поставили свои резолюции, не уволены и у них не зарегистрированы длительные отсутствия. В противном случае система предлагает заменить получателя и визирующих лиц служебной записки или удалить их (получателя служебной записки удалить невозможно, его можно только заменить).