Создание новой служебной записки

Создание новой служебной записки возможно двумя способами: Создание новой служебной записки на основе шаблона и Создание служебной записки “с нуля”.

Для создания служебной записки “с нуля” выполните следующие действия:

1. В

   4-22

   окне Новая служебная записка (Рис. 4.11) заполните поле Кому, выбрав из списка сотрудника, на имя которого отправляется служебная записка [ F9, или кнопка (Кому)]. В качестве получателя служебной записки как правило указывается сотрудник, который должен непосредственно выполнить действия для удовлетворения просьбы, указанной в служебной записке

2. При необходимости в поле Тема введите тему служебной записки.

3. Заполните поле Приоритет, выбрав нужное значение из выпадающего списка.

4. Введите текст служебной записки в поле Сообщение

5. При необходимости добавления приложения к служебной записке нажмите кнопку для перехода в ЭФ Присоединенные объекты

6. Выберите сотрудников, которые должны поставить резолюции на служебной записке. Для этого нажмите на кнопку (Порядок прохождения служебной записки). Система осуществит переход в ЭФ Выберите резолюционеров (Рис. 4.12.)

Рис. 4.51. Окно Новая служебная записка

7. Определите порядок прохождения служебной записки. Если необходимо разослать служебную записку одновременно всем сотрудникам, которые должны поставить на нее резолюцию, в блоке выбора Порядок прохождения служебной записки выберите значение “Всем сразу”. Если необходимо прохождение служебной записки строго в определенной последовательности, выберите значение “По порядку”. При этом в поле Выбранные сотрудники будет отображен порядок прохождения служебной записки. Если пользователь не выбрал сотрудников, которые должны поставить резолюции на служебную записку, при сохранении служебной записки система выдаст сообщение с просьбой указать соответствующих сотрудников.

8. При необходимости поставьте собственную резолюцию на служебную записку в поле Ваша резолюция. Если Вы указали себя в качестве визирующего лица и не являетесь первым визирующим лицом, то при заполнении поля Ваша резолюция система выдаст сообщение о том, что была попытка нарушить очередность визирования служебной записки.

9. Н

   4-23

   ажмите кнопку ОК или клавишу F10 для сохранения новой служебной записки

Примечание:  Если у визирующего лица или получателя служебной записки зарегистрировано длительное отсутствие, система выдаст соответствующее сообщение.

Рис. 4.52. Окно Выберите резолюционеров

Изменение параметров служебной записки

Изменять параметры служебной записки (темы, типа, приоритета и текста служебной записки) может только ее отправитель, и данная операция возможна только в том случае, если служебная записка имеет статус “Активна”. Текст и тему служебной записки можно менять только до постановки первой резолюции.

Для изменения параметров служебной записки выполните следующие действия:

1. В окне Служебные записки найдите служебную записку, параметры которой необходимо изменить.

2. Нажмите сочетание клавиш Alt + F5 или кнопку главного кнопочного меню CBOSSmis.

3. В

   4-24

   поле Кому измените получателя служебной записки, выбрав из списка соответствующее значение (F9 или ). В поле Тема измените тему служебной записки.

4. В поле Тип измените тип прохождения служебной записки, выбрав из списка соответствующее значение (F9 или ). Тип прохождения служебной записки нельзя изменить с типа “Всем сразу” на тип “По порядку”, если уже поставлена хотя бы одна резолюция.

5. В поле Приоритет измените приоритет служебной записки, выбрав из списка соответствующее значение (F9 или ).

6. В поле Текст служебной записки измените содержание служебной записки. Текст данного поля нельзя изменить, если уже поставлена хотя бы одна резолюция.

7. Сохраните сделанные изменения (F10 или ).