Изменение состава группы

Если группа была сформирована по списку сотрудников, кнопка Изменить состав (Рис.  4 .46) вызывает форму Выбор сотрудников. В этой форме можно как вносить дополнительных сотрудников, так и удалять их из группы, используя кнопки , , , .

Е

4-20

сли же группа была сформирована как результат какой-либо операции, кнопка Изменить состав вызывает окно Список операций, в котором можно добавить операцию (объединение, пересечение, вычитание) или заменить группу, на основе которой создается состав новой группы.

Служебные записки

Служебная записка — документ о выполнении какой-либо работы, запрос разрешения на выполнение определенных действий, а также записка с целью быстрого ознакомления определенного круга лиц с некоторой информацией (для служебных записок с типом “Всем сразу”) с обязательным ответом уведомляемых лиц, направляемая должностным лицом другому должностному лицу/должностным лицам

Резолюция — письменное указание руководителя исполнителю о характере и/или сроках исполнения документа, согласие/несогласие с целью создания служебной записки, отношение к содержимому служебной записки (для служебных записок с типом "Всем сразу").

Виза — то же, что и резолюция.

Шаблон служебной записки — документ с заранее составленным примерным текстом, маршрутом прохождения и получателем служебной записки, используемый для упрощения процедуры формирования служебной записки.

Статус служебной записки — состояние служебной записки в процессе движения от отправителя к получателю.

Статус может принимать следующие значения:

• “Активна” — служебная записка отправлена и не существует отрицательной резолюции на данную служебную записку (для служебной записки с типом "По порядку"), либо не все резолюции проставлены (для служебной записки с типом "Всем сразу").

• “Отозвана” — служебная записка отправлена и затем отозвана отправителем.

• “Отказ” — служебная записка отправлена и на нее существует отрицательная резолюция.

• “Доставлена” — служебная записка отправлена, все необходимые сотрудники уже поставили на нее положительные резолюции.

• “Неопределен” — все прочие состояния служебной записки.

Рабочее место Служебные записки предназначено для организации цикла прохождения служебных записок на предприятии. Рабочее место позволяет по различным критериям делать выборку служебных записок и просматривать их, создавать новые служебные записки, а также записки на основе уже существующей служебной записки, ставить свою резолюцию, отзывать служебную записку, изменять маршрут прохождения служебной записки (изменять визирующих лиц и порядок прохождения служебной записки), изменять параметры служебной записки (тип, тему, получателя, текст). Служебные записки могут быть с типами “По порядку” и “Всем сразу”. Если служебная записка имеет тип “По порядку”, резолюции ставятся в порядке, определенном отправителем служебной записки, а если тип — “Всем сразу”, то резолюции ставятся в произвольном порядке.

В

4-21

ыбрав вид служебной записки из выпадающего списка (Исходящие служебные записки, Входящие служебные записки, Служебные записки с моей резолюцией, Ожидающие моего решения) пользователь получает информацию о соответствующей группе служебных записок (см. Рис.  4 .50).

Помимо сведений об отправителе, получателе, теме, содержании и системном номере служебной записки, пользователь может увидеть информацию о статусе и порядке прохождения данной записки. Для просмотра и присоединения документов к служебной записке необходимо нажать кнопку , система осуществит переход в ЭФ Присоединенные объекты. Присоединять документы к служебной записке может только отправитель служебной записки. Присоединение/удаление документов возможно только для служебной записки со статусом “Активна”, если не поставлена ни одна резолюция. Визирующие лица и получатель служебной записки могут только просматривать документы, присоединенные к служебной записке.

Рис. 4.50. Окно Служебные записки