Ведение восходящих коммуникаций

В восходящей коммуникации отклонения от перечисленных требований к сообщению не допускаются.

Обязательными условиями осуществления восходящей коммуникации с руководителем вышестоящего уровня являются:

• н

  4-5

  евозможность решения вопроса на уровне руководителя соответствующего структурного подразделения в силу недостатка у него полномочий, компетентности или информированности в данном вопросе;

• согласие непосредственного руководителя сотрудника и его информированность в отношении целей и содержания обращения к вышестоящему руководству.

Организация восходящей коммуникации должна проходить с учетом того, что время ее проведения определяется срочностью сообщения. Все сообщения, не несущие срочного характера и не предполагающие необходимости устной коммуникации, должны оформляться по почте CBOSS с учетом всех требований, изложенных в разделе .

При обращении к руководству посредством устных коммуникаций (личная встреча, звонок по телефону) необходимо учесть следующие особенности:

• Телефонный разговор возможен только в четко определенное время, исключение составляет необходимость оперативного решения срочных проблем.

• Личная встреча, требующая обсуждения какого-либо вопроса, длительностью от пяти минут и выше, должна быть предварительно согласована. Согласование личной встречи оформляется заявкой¹, которая направляется по почте CBOSS. Заявка должна отражать следующие аспекты:

• цель;

• основание;

• продолжительность;

• желаемые дата и время;

• изложение вопросов и вариантов решения.

Для коротких встреч (без предварительного согласования – в порядке живой очереди) и телефонных звонков в структуре рабочего дня руководителя должно быть выделено время (желательно не менее одного часа в день).

При осуществлении с руководством письменных коммуникаций Инициатор должен учитывать следующие особенности:

• информация, содержащаяся в обращении вышестоящего руководителя, фактически является его распоряжением (даже если это впрямую не оговорено в тексте), т.е. обязательна для исполнения;

• при необходимости ответа, он должен быть направлен руководителю – инициатору сообщения в срок, определяемый в зависимости от степени срочности и уровня сложности вопроса, содержащегося в сообщении¹. В случае если решение вопроса требует более длительного времени, чем отведенный срок ответа, то Инициатор должен направить ответ с информацией о предпринятых действиях (например, поставленных задачах) и планируемом сроке получения результата.

• на ответ, направляемый вышестоящему руководителю, распространяются все требования к ведению восходящей переписки.

И

4-6

нициатор обязан следовать предписанному порядку ведения восходящих коммуникаций, так как это позволяет оптимизировать затраты времени руководящих работников, связанные с обработкой поступающих сообщений. Необоснованное вовлечение вышестоящего руководителя в коммуникацию может быть оценено соответствующей оценкой деятельности.

Ведение нисходящих коммуникаций

Учитывая стоимость затрачиваемого рабочего времени руководителя, при нисходящей коммуникации в ряде случаев допускается некоторое отклонение от требований к сообщению, перечисленных в разделе Ведение восходящих коммуникаций.

При ведении нисходящей переписки вышестоящий руководитель имеет право напрямую обратиться к сотруднику, минуя его непосредственного руководителя. В этом случае сотрудник обязан лично поставить в известность своего непосредственного руководителя о факте и сути такого обращения.