Просмотр статистики по распределению отработанного времени

1. В окне Распределение времени (Рис. 3.11) укажите требуемый период времени для получения статистических данных. По умолчанию при открытии окна указан текущий рабочий день, где в поле «С» указано Ваше время прихода на работу сегодня, а в поле «По» указана текущая дата и время «23:59:59».

2. Затем нажмите кнопку «Обновить».

3. После этого можно прочитать следующие данные относительно указанного в п.1 периода:

• Фактически отработанное время

• Сколько времени нужно распределить (относительно фактического) – 90% от отработанного времени.

• Сколько уже распределено в РМ «Организатор» и РМ «Организатор-2» (новая опытная версия)

• Сколько осталось распределить

Ту же информацию можно получить относительно нормы рабочего времени.

Данное рабочее место очень удобно для распределения времени по задачам, проверки правильности распределения и т.д. При необходимости, из данного РМ можно быстро перейти в РМ «Организатор» нажав соответствующую кнопку «Организатор».

Р

3-24

ис. 3.38. Окно Распределение Времени

Планирование и отчетность

РМ Планы и отчёты предназначено для просмотра и регистрации планов и отчётов сотрудников и подразделений предприятия в CBOSS за фиксированный (неделя, месяц, год), либо за произвольный период времени. Периодичность предоставления планов и отчетов определяется технологией работы подразделения.

Рабочее место обеспечивает выполнение следующих операций:

1. Создание и регистрация в CBOSS нового плана или отчета.

2. Поиск и просмотр планов и отчетов.

3. Внесение изменений в план или отчет.

4. Удаление плана или отчета.

5. Печать отчета о сотрудниках, не предоставивших свои отчеты.

РМ Планы и отчеты (Рис. 3.12) вызывается из одноименного пункта меню Действия, основной экранной формы.

В рабочем месте действуют следующие ограничения:

• ни один пользователь CBOSS (кроме руководителя структурного подразделения) не может создавать планы и отчёты от чужого имени, а также модифицировать и удалять планы и отчёты других пользователей;

В

3-25

рабочем месте действуют следующие ограничения:

• ни один пользователь CBOSS (кроме руководителя структурного подразделения) не может создавать планы и отчёты от чужого имени, а также модифицировать и удалять планы и отчёты других пользователей;

• рядовые сотрудники имеют доступ к просмотру, созданию, изменению и удалению только своих личных планов и отчётов;

• руководители структурных подразделений имеют право создавать, изменять и (при необходимости) удалять планы и отчёты возглавляемого ими подразделения и подчинённых им сотрудников.

Рис. 3.39. Окно Планы и отчеты

С

3-26

оздание нового плана или отчёта

Для создания нового плана или отчёта необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне Планы и отчеты (см. Рис.  3 .39) выделите в иерархическом дереве временных периодов элемент, который соответствует периоду времени, за который предоставляется план или отчёт.

2. Создайте новый план или отчет (F6, или нажмите кнопку Создать).

При этом система осуществит переход в диалоговое окно Новый план/отчет (см. Рис.  3 .40).

Рис. 3.40. Диалоговое окно Новый план/отчет

3. Поле Автор по умолчанию заполнено фамилией, именем и отчеством текущего пользователя системы. Для рядового сотрудника данное поле недоступно для изменения.

4. В поле Период при необходимости измените период, на который составляется план или за который составляется отчет.

5. В

   3-27

   случае необходимости изменения даты начала или окончания планируемого периода перейдите соответственно в поле С или По и измените предложенные системой значения.

6. В поле Тип выберите тип создаваемого документа — план или отчет.

7. В поле Класс выберите класс создаваемого плана или отчета — личный или по подразделению. Поле доступно для изменения только для руководителей подразделений.

8. Производственные показатели заполняются в соответствии с технологией подразделения.

9. Введите текст плана или отчёта в поле Документ или перейдите (нажатием кнопки Документ) в экранную форму Документ, где осуществите действия по присоединению файла с содержанием плана или отчета.

10. Сохраните введённую информацию одним из следующих способов (F10,  или кнопка ОК).

При этом в окне Планы и отчеты будет отображен созданный Вами документ. Поле Содержание будет заполнено либо содержанием документа (в случае если при создании был введен текст плана или отчета), либо значением Документ в приложении, если план или отчет содержится в присоединенном документе.

Поиск и просмотр подразделений и лиц, не предоставивших свои планы и отчёты

Для просмотра подразделений и лиц, не предоставивших свои планы и отчёты, необходимо кнопкой запустить Ассоциированные отчеты, выбрать из списка отчет Отсутствующие планы и отчеты, запустить его нажав на кнопку , при необходимости изменить поля диалогового окна Запуск отчета – Отсутствующие планы и отчеты, выбрать способ вывода отчета и нажать клавишу Выполнить.

4Организация коммуникационного процесса на Предприятии

Правила внутренних коммуникаций

Общие положения

В любом сообщении присутствуют две стороны: отправитель, инициирующий коммуникацию (далее – Инициатор) и получатель (далее – Адресат).

Коммуникации делятся на внутренние – общение между сотрудниками Предприятия и внешние – общение с представителями организаций, не входящих в состав Предприятия. Осуществление внешних коммуникаций возможно при наличии соответствующих должностных обязанностей и авторизации контактов установленным порядком (подробнее см. Правила осуществления контактов с представителями клиентов и/или партнёров¹).

Внутренние коммуникации по их виду классифицируются следующим образом:

• устные коммуникации, использующие прямое межличностное общение:

• телефонный разговор;

• личная встреча;

• совещание;

• письменные коммуникации, осуществляемые, как правило, с использованием электронных средств. В качестве таких средств могут выступать:

• внутренняя электронная почта CBOSS;

• система поддержки прохождения служебных записок;

• средства ведения протокола выполнения служебных заданий CBOSS;

• электронная доска объявлений.

Разновидностью письменных коммуникаций является информирование сотрудников от виртуальных пользователей CBOSS: Организатора и Convergent Business Operation Support System.

Организатор информирует о продвижении задач, в которых сотрудник является как Исполнителем, так и Постановщиком.

Convergent Business Operation Support System информирует о предоставлении платной услуги, записях в личное дело, оценках деятельности, постановке периодических задач и т.п.

К

4-2

оммуникационный процесс характеризуется также числом участников и их уровнем должностной иерархии. В любом общении предполагается участие, как минимум, двух человек. В некоторых видах коммуникаций участников существенно больше (массовые рассылки, объявления, совещания).

По направленности коммуникации делятся на три вида:

• восходящие, когда Адресат находится на вышестоящем должностном уровне,

• нисходящие, когда Адресат находится на нижестоящем должностном уровне,

• горизонтальные, когда участники коммуникации находятся на одном уровне иерархии.

Коммуникационный процесс на Предприятии должен быть построен так, чтобы одновременно соответствовать трем основным принципам:

• обеспечение качественного информирования;

• минимизация временных затрат на коммуникации;

• минимизация уровня Адресата.

Принцип обеспечения качественного информирования подразумевает, что содержание сообщения должно излагаться ясно и четко, с полным охватом сути вопроса.

Принцип минимизации временных затрат подразумевает, что сообщение должно быть четко структурировано и содержать максимум информации при минимальном объеме текста.

Принцип минимизации уровня адресата подразумевает, что в тех случаях, когда Адресат сообщения однозначно не определен (особенно в случае направления запроса с просьбой о принятии решения), то сообщение должно направляться сотруднику, обладающему достаточным уровнем полномочий, компетенции или информированности, но занимающему по возможности более низкий уровень в должностной иерархии Предприятия.