Управление служебными заданиями

РМ Организатор (Рис.  3 .29) предназначено для организации и контроля за деятельностью сотрудников предприятия. Это осуществляется при помощи служебных заданий (задач). Служебные задания различаются по своим характеристикам. Каждое служебное задание имеет постановщика, исполнителя и при необходимости контролера. Все операции, производимые со служебными заданиями, отражаются в протоколе выполнения служебных заданий, что позволяет отслеживать работу над конкретными заданиями. Для каждой записи в протоколе можно установить тип. Посредством РМ Организатор ведется контроль за временем исполнения служебных заданий и качеством их исполнения.

Порядок использования РМ Организатора следующий:

• Работнику ставится служебная задача. В РМ Организатор создается новая реализация объекта. Указываются параметры новой задачи: название, тема, подтема, тип, трудоемкость, срок исполнения, ответственный за исполнение. Кто может поставить задачу? Любой сотрудник предприятия. В этом случае он будет постановщиком. Так же сотрудник может поставить задачу себе от имени любого сотрудника предприятия. Это возможно в том случае, если до этого была достигнута устная договоренность. Так же сотрудник может поставить задачу сам себе, в случае указания от непосредственного начальника. Возможна постановка задачи от третьего лица, когда инициатор не будет ни постановщиком, ни контролером, ни исполнителем.

• Сотруднику, получившему служебное задание, по системной почте придет сообщение о поставленной задаче. Он должен в течение этого рабочего дня принять задачу на выполнение или отказаться. Перед принятием в работу задачи необходимо проверить правильность всех параметров задачи: тему, тип, группирующую задачу, сроки и т.д.

• Сотрудник, получивший служебное задание, обязан отражать состояние исполнения задачи, создавая новые версии реализации объекта и изменяя показатели выполнения задания.

• Как только задача будет выполнена (исполнитель выставил 100% выполнения задачи), исполнитель задачи обязан отразить это в Протоколе РМ Организатор, сделав ссылку на результаты своей деятельности.

• Сотруднику, поставившему служебное задание, по системной почте придет сообщение об исполнении служебной задачи.

• Постановщик задачи обязан проверить результат исполнения служебного задания и закрыть задачу, завершив версию реализации объекта.

Р

3-9

ис. 3.29. Рабочее место Организатор

В организаторе возможно создание дополнительных папок для более удобной структуризации дерева задач. Новая папка помещается в дерево внутри текущей папки, при этом, для задания дополнительных атрибутов папки (тема, подтема, сложность, приоритет и ответственный) при ее создании, нужно нажать кнопку Дополнительно в диалоговом окне. Всем задачам созданным в этой папке будут присваиваться атрибуты данной папки. Удаление папки возможно, только если папка пустая (не содержит подпапок и активных задач).

Постановка задачи Постановка задачи одному сотруднику

Для постановки новой задачи необходимо:

1. Нажать кнопку главного кнопочного меню, клавишу F6 или пункт меню Действия. При этом открывается новое окно (Рис.  3 .30), пользователь заполняет необходимые поля:

• Название задачи;

• Тема задачи (выбирается из списка);

• Подтема задачи (выбирается из списка);

3-10

Примечание. От атрибутов Тема задачи и Подтема задачи зависит список показателей, которые должен заполнять исполнитель задачи.

• Тип задачи (выбирается из списка);

• Описание задачи;

• Постановщик задачи (выбирается из списка);

• Исполнитель задачи (выбирается из списка);

• Приоритет и сложность задачи (выбираются из списка);

• Плановую трудоемкость задачи;

• Плановые сроки выполнения задачи;

2. На закладке «Дополнительная» указать группирующую задачу. (рис. 3.4.)

3. Сохранить задачу.

Рис. 3.30. Окно Организатор – Новая задача

При необходимости, к задаче можно прикреплять документ (кнопка Документы…).

Р

3-11

ис. 3.31. Окно Организатор – Новая задача – Закладка «Дополнительная»

Расположение новой задачи в дереве зависит от того, будите ли Вы постановщиком, исполнителем или контролером данной задачи. Задача, поставленная себе, помещается в папку ВХОДЯЩИЕ или, если текущий элемент дерева – вложенная папка, то в эту папку. Аналогично, задача, поставленная другому сотруднику, помещается в папку ИСХОДЯЩИЕ или, если текущий элемент дерева — вложенная исходящая папка, то в эту папку. При этом если для текущего элемента дерева заданы тема, подтема, сложность, приоритет и ответственный, то новая задача по умолчанию имеет те же атрибуты. К входящим задачам (поставленным Вам) можно ставить подзадачи, как себе, так и другим сотрудникам, при этом подзадача помещается в дерево внутри текущей задачи; к исходящим задачам подзадачи ставить нельзя. В случае если задача или подзадача ставится другому сотруднику, ему автоматически отправляется сообщение о постановке задачи. Поставленная задача имеет статус Поставлена, а если её ставит исполнитель, то Получена.