2. Створення в таблиці поля із списком підстановок.

На прикладі створеної нами бази даних, що складається з таблиць Покупець, Товар, Замовлення, Замовлено, Працівники, Типи, Постачальник можемо відмітити деяку незручність, яка виникає при заповненні та редагуванні таблиці “Замовлення”. При заповненні полів “Код покупця” та “Код товару” необхідно оперувати з числовими кодами цих величин, що вимагає підвищеної уваги і може призвести до помилок. Якщо замінити типи цих полів на текстові, виникає необхідність в наборі великої кількості текстових величин, що займає багато часу і не виключає помилок. Найкращим виходом з цієї ситуації є створення в таблиці текстових полів “Покупець” та “Товар”, величини в яких можна було б вибирати із списку можливих значень. Списки всіх можливих величин повинні формуватися на основі даних, які зберігаються в таблицях “Покупець” (поле “Прізвище”) та “Товар” (поле “Наіменування”). Наявність таких полів (замість “Код покупця” та “Код товару”) значно полегшує процес введення та аналізу даних.

Для створення таких полів існує спеціальний програмний засіб Access, що зветься Майстер підстановок.

Розглянемо його роботу крок за кроком:

1. Виділіть потрібну таблицю у вікні бази даних.

2. Натисніть кнопку Конструктор (Design) на панелі інструментів вікна бази даних.

3. В стовпці Ім'я поля (Field name) виберіть вільну комірку і введіть ім'я нового поля або перейдіть до вже існуючого поля.

4. Перейдіть в стовпець Тип даних (Data Type) і в списку, що розкривається, виберіть пункт Майстер підстановок (Lookup Wizard).

5. В першому вікні діалогу майстра виберіть варіант використання даних з таблиці або запиту і натисніть кнопку Далі (Next).

6. В другому вікні виберіть таблицю (або запит), дані якої будуть використовуватися в полі підстановки, і натисніть кнопку Далі (Next).

7. В третьому вікні виберіть ті поля, дані з яких повинні з'являтися в полі підстановки, і натисніть кнопку Далі (Next).

8. В четвертому вікні вкажіть, чи потрібно приховати ключове поле, що звичайно містить ідентифікаційний номер, і натисніть кнопку Далі (Next).

9. В п'ятому вікні задайте підпис поля підстановки і натисніть кнопку Готово (Finish).

10. На питання про необхідність збереження таблиці відповідайте Так (Yes).

Наприклад, розглянемо базу даних, що складається із двох зв’язаних таблиць: “Постачальники” з полями “Код_Постачальника” та “Назва” і “Товари” з полями “Товар” та “Код_Постачальника”. Ми будемо формувати список постачальників товару і прив’язувати його до нового поля таблиці “Товари”, яке називають полем підстановок.

Такий список створюється шляхом пошуку значень в полі «Код_ Постачальника» таблиці «Постачальники» і виведенні відповідних значень поля “Назва”. При виборі значень із списка задається значення зовнішнього ключа в поточному записі (поле «Код_Постачальника» в таблиці “Товари”), яке співпадає із значенням ключового поля відповідного запису в зв’язаній таблиці (поле “Код_Постачальника” в таблиці “Постачальники”). При цьому створюється об’єднання із зв’язаною таблицею, яке дозволяє відображувати (але не зберігати) значення поля “Назва” з таблиці “Постачальники” в таблиці “Товари”. Зовнішній ключ (значення поля «Код_Постачальника») в таблиці “Товари” зберігається, але не відображується. Це призводить до того, що довільне оновлення даних в таблиці “Постачальники” буде відображатися як в списку, так і в записах в таблиці “Товари”. Поле списку підстановок необхідно визначати з таблиці, яка містить зовнішний ключ і відображує список підстановок. В наведеному прикладі поле списку підстановок буде визначатися з таблиці “Товари”.

Створити нові поля із списком підстановок можно як в режимі конструктора, так і в режимі таблиці.

Однак, якщо поле, яке буде використовуватися як зовнішній ключ для поля підстановок, вже існує, необхідно відкрити таблицю, яка містить це поле, в режимі конструктора і визначити поле підстановок. Наприклад, якщо є таблиця “Товари”, в якій вже визначено поле “Код_Постачальника”, і потрібно перетворити його в поле підстановок, в якому будуть виводитися назви постачальників з таблиці “Постачальники”, то необхідно відкрити таблицю “Товари” в режимі конструктора і перетворити поле “Код_Постачальника” в поле підстановок. Робиться це таким чином.

У верхній частині вікна Товари в блоці Имя поля знаходимо назву Код_ Постачальника. Це ім’я поля, над яким ми проведемо операцію підстановки. Далі відкриваємо значення Тип данных, яке знахолиться в одному рядку з вибраним нами полем. З’являється список типів, де останнім є рядок Мастер подстановок.

Після активізації програми Мастер подстановок на екрані відкривається вікно цієї програми, в якому перемикач необхідно встановити у положення Таблица или Запрос, після чого натиснути кнопку Далее.

В результаті цієї операції на екран з’являється нове вікно, в якому показані всі таблиці бази даних за винятком тієї, в яку буде зроблено підстановку поля (в нашому випадку це “Товари”). Виділяємо рядок, який містить назву “Постачальники”, де знаходиться необхідна нам інформація, і натискуємо кнопку Далее.

З’являється нове вікно, що містить два інформаційні блоки. Ліворуч розташовані доступні поля таблиці “Постачальники”, яку ми вибрали на попередньому кроці. Необхідно виділити те поле, над яким здійснюється операція підстановки. В даному випадку це поле “Назва”. Кнопкою одинарна стрілка праворуч це поле переноситься праворуч, де написано Выбранные поля. Кнопкою одинарна стрілка ліворуч це поле переноситься у лівий список. Така необхідність виникає, наприклад, у тому випадку, коли була допущена помилка. Кноп-кою подвійна стрілка праворуч переносяться всі поля праворуч, а кнопкою подвійна стрілка ліворуч – справа наліво. Після переносу поля “Назва” необхідно натиснути кнопку Далее.

Після цього з’являється нове вікно, в якому за допомогою миші можна відрегулювати ширину стовпців (у нашому випадку поля “Назва”). Після проведеного регулювання натискують кнопку Далее.

В новому вікні потрібно задати напис для стовпця підстановки. У нашому випадку залишимо напис “Назва” і натиснемо кнопку Готово.

В результаті цього на екрані з’явиться вікно, у якому необхідно підтвердити необхідність збереження таблиці (натиснути кнопку Да). Вікно Мастер подстановок зачиняється і на екран виводиться вікно таблиці “Товари”, відкритого в режимі конструктора. Для поля “Код_Постачальника” у вкладинці Подстановка можна переглянути характеристику поля, приєднаного до таблиці “Товари”.

Зовнішній вигляд цього поля можна переглянути, відкривши таблицю в режимі Открыть. Щоб переконатися в наявності зв’язку між таблицями, виконаємо команду Сервис – Схема Данных, в результаті чого з’явится відповідне вікно, в якому показано лінією зв’язок між ключовими полями.

З А В Д А Н Н Я.

1. Побудуйте зв’язки між таблицями Покупець, Товар, Замовлення, Замовлено, Працівники, Типи, Постачальник згідно описаної процедури.

2. Побудуйте в таблиці “Замовлення” поля підстановок, пов’язані з полями “Код покупця” та “Код працівника”, що дозволить вводити до таблиці значення прізвище покупця та прізвище працівника із списку. Списки формуються на основі таблиць “Покупець” та “Працівники”.