Практична робота № 6

Тема роботи: Створення звіту за допомогою Конструктора.

Мета роботи: навчити створювати звіти в СУБД Access.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. Що таке звіт?

2. Створення звіту у вигляді діаграми.

3. Які способи створення Звітів ви знаєте?

4. Розроблення багатотабличного звіту в режимі Мастер отчетов.

5. Рівні групування. Використання сортування та групування.

6. З яких областей складається звіт в MS Access?

ОСНОВНІ ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ.

Звіт (Report) - це кінцевий результат виконання бага­тьох задач системи управління базою даних. У звіті дані можна подати у будь-якому вигляді (форматі), з різними рівнями деталізації, залежно від поставленого завдання та потреб користувача.

Звіти використовують для наочного представлення даних таблиці та для відображення зведеної інформації, яка отримана в результаті певних обчислень. Причому інформація може відображатися як у текстовому варіанті, так і за допомогою діаграм.

Створення звіту за допомогою Конструктора

Під час вибирання режиму Конструктор на екрані з’являється вікно, в якому відображаються порожні розділи звіту. Додавання або вилучення розділів звіту може бути виконане за командами Вид – Колонтитулы або Вид – Заго-ловок/Примечание отчета.

Розглянемо технологію конструювання однотабличного звіту на прикладі формування розрахункової відомості поставника товарів. Для формування звіту, необхідно спочатку створити простий запит по таблицях Покупець, Товар, Замовлення, який містить поля Прізвище, Ім’я, Наіменування, Ціна одиниці, За-мовлена кількість, Вартість товару, Дата замовлення. Ім’я створеного запиту – Розрахункова відомість. Далі на вкладинці Отчеты необхідно вибрати кнопку Создать і в діалоговому вікні Новый отчет необхідно в якості джерела вибрати створений нами запит і натиснути кнопку Конструктор. У вікні Конструктор отчета, що відкривається, у виділених розділах розміщуються потрібні елемен-ти керування, а також поля запиту, перелік яких викликається клацанням лівою клавішею миші на кнопці Список полей.

Для виконання групування і сортування даних необхідно натиснути кнопку Сортировка и Группировка панелі керування, в результаті чого з’я-виться одноіменне діалогове вікно. У зв’язку з тим, що в нашому звіті ми буде-мо групувати дані за прізвищами та іменами покупців, із списку полів запиту необхідно вибрати поля Прізвища та Ім’я і задати групування по ним. Для цього в області Свойства группы для поля Імя в рядках Заголовок группы та Примечание группы потрібно задати оцію Да.

Прізвище та ім’я покупця ми будемо задавати один раз для кожної групи. Тому поле Прізвище буксується із списку полів в розділ Заголовок группы “Імя”. Для того, щоб вивести в цьому полі такe і ім’я покупця, необхідно викликати властивість поля (кнопкою Свойства контекстного меню) і на вкладинці Данные в рядку Данные натиснути кнопку з трьома крапками, вик-ликавши Построитель выражений. За допомогою цього засобу необхідно побудувати вираз = Прізвище &” “&Ім’я, який і буде виводити інформацію в полі. Після цього, в разі необхідності, формат поля та його заголовку може бути скорегований із заданням типу шрифту та його розміру.

В розділі Заголовок отчета необхідно розмістити керуючий елемент Надпись і занести в нього текст: “Розрахункова відомість”.

Формування табличної частини звіту проводиться розміщенням полів: Наіменування, Ціна одиниці, Замовлена кількість, Вартість товару, Дата замов-лення у розділі Область данных із вікна Список полей шляхом їх буксування. В разі необхідності, розміщення полів може коригуватися разом з форматом їх шрифтів.

В розділі Примечание группы “Імя” вставимо керуючий елемент Поле, в якому розмістимо обчислювальне поле із формулою =Sum([Вартість товару]), в якому буде виводитися сумарна вартість товарів для вибраної групи, тобто для конкретного покупця з заданим прізвищем та іменем.

В розділі Примечание отчета вставимо керуючий елемент Поле, в якому розмістимо обчислювальне поле із формулою =Sum([Вартість товару]), в якому буде виводитися сумарна вартість товарів для всіх покупців.

Якщо кількість записів у таблиці звіту така, що вони можуть бути розмі-щені на кількох сторінках, то в кожній з них необхідно вказати номер поточної сторінки. Для цього розділі Верхний колонтитул (або Нижний колонтитул) вікна Конструктор отчета створюється нове поле (перенесенням з панелі кон-структора) і в ньому за допомогою Побудовника виразів конструюється вираз ="Сторінка " & [Page] & " з "& [Pages]. У цьому самому розділі звіту для ві-дображення поточної дати та поточного часу на кожній сторінці звіту потрібно створити поле з уведенням до нього виразу =Now().

На будь-якій стадії створення звіт звіт може бути заздалегідь перегляну-тий за командою Файл – Предварительный просмотр. Під час перегляду звіт відображується на екрані таким, яким він буде надрукований. Оформлений звіт слід зберегти і в разі необхідності надрукувати. Перед цим за допомогою коман-ди Файл – Параметры страницы можна вибрати принтер, задати формат паперу, розмір полів, відстань між рядками, орієнтацію звіту на листку та ін.

З А В Д А Н Н Я.

Згідно описаній технології створіть за допомогою Конструктора звітів звіт з іменем Відомість 2.