4.1. Відбір записів за допомогою команди Фильтр по выделенному.

Для фільтрації даних за допомогою цієї команди потрібно:

1. В полі відкритої таблиці (або форми) знайдіть значення, яке повинні містити записи, що включаються в результуючий набір при використанні фільтра.

2. Виберіть це значення і натисніть кнопку Фильтр по выделенному на панелі інструментів (або задайте команду Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному). Спосіб вибору значення визначає, які записи будуть відібрані фільтром.

3. Повторюйте крок 2, поки не будуть задані всі умови відбору записів.

Фільтр дозволяє відбирати записи, які не містять вибраного значення. Для цього виберіть значення, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду Исключить выделенное.

Відміну фільтра здійснюють за допомогою кнопки Удалить фильтр панелі інструментів.

4.2. Відбір записів за допомогою простого фільтру

1. Відкрийте таблицю, запит або форму в режимі таблиці або відкрийте форму в режимі форми.

2. Натисніть кнопку Изменить фильтр на панелі інструментів, щоб переключитися у вікно звичайного фільтра.

3. Виберіть поле для завдання умови відбору, якому повинні задовольняти записи, що включаються в результуючий набір записів.

4. Введіть умову відбору, вибравши шукане значення в розкритому списку значень поля (якщо список містить значення полів), або введіть в поле значення з клавіатури. Для пошуку записів з використанням умов відбору, які задаються виразом, введіть вираз в відповідне поле або створіть його за допомогою побудовувача виразів. Якщо задати значення в декількох полях, фільтр буде повертати лише ті записи, в яких кожне з полів містить вказане значення.

5. Для того, щоб вказати декілька значень, що включається в результуючий набір, може містити в одному полі, виберіть вкладку Или, ярличок якої знаходиться в лівому нижньому куті вікна. Фильтр буде повертати записи, які містять в полях всі значення, вказані на вкладці Найти, або всі значення, вказані на першій вкладці Или, або всі значення, вказані на другій вкладці Или і т.д.

6. Натисніть кнопку Применить фильтр на панелі інструментів.

4.3. Відбір записів за допомого вікна розширеного фільтра

1. Відкрийте таблицу, запит або форму в режимі таблиці або відкрийте форму в режимі форми.

2. Виберіть в меню Записи команду Фильтр і підкоманду Расширенный фильтр.

3. Включіть в бланк поле або поля, длвя яких будуть задані пошуковані значення або інші умови, які використовуються в фильтрі для відбору записів.

4. Для вказання порядку сортування виберіть клітинку в рядку Сортировка для конкретного поля, натисніть кнопку розкриття списку і виберіть порядок сортування. В Microsoft Access записи сортуються спочатку по значенням поля, розміщеного в лівому стовпці бланку, потім по значенням поля в наступному стовпці справа і т.д.

5. Вкажіть значення для пошуку або введіть вираз в рядок Условие отбора для полів, включених в бланк.

6. Для того щоб використати фільтр, натисніть кнопку Применение фильтра на панелі інструментів.