2.4 Облік надходження запасів

Лікарські засоби та вироби медичного призначення надходять в аптеку безпосередньо від заводів-виробників або від оптових посередників (фармацевтичні фірми, бази), які мають діючі ліцензії на право оптової торгівлі. Паливо, будівельні матеріали, лікарська сировина, допоміжні матеріали, МШП можуть придбаватися аптечною установою без особливих дозволів та ліцензій. При відвантаженні товарів медичного призначення постачальник зобов’язаний надати сертифікати якості на всі лікарські засоби, виписати супровідні документи, рахунок-фактуру, товарно-транспортну накладну і податкову накладну, на підставі яких товар приймають за кількістю і якістю.

Матеріали можуть надходити на підприємство в результаті таких подій:

1. придбання матеріалів за плату у різних контрагентів;

2. виробництво запасів власними силами і отримання в процесі виробництва з метою подальшої реалізації;

3. безкоштовне одержання матеріалів;

4. внесок засновниками до статутного капіталу ;

5. виявлення надлишків матеріалів під час інвентаризації;

6. обмін на подібні та неподібні запаси [46].

Всі операції, пов’язані з надходженням матеріалів на підприємство відображаються на рахунках бухгалтерського обліку (таблиця 2.2).

Таблиця 2.2 - Відображення операцій з надходження матеріалів на рахунках бухгалтерського обліку

№ п/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
Придбання у постачальника
На умовах наступної оплати постачальнику
1.	Оприбутковані запаси, які надійшли від постачальника без попередньої оплати (сума без ПДВ)	20, 22 , 28	63, 68
2.	Відображається податковий кредит	641	63, 68
3.	Відображаються транспортно-заготівельні витрати	20, 22 , 28	66,65,68
4.	Оплачено рахунок постачальника (з ПДВ)	63, 68	31
На умовах попередньої оплати постачальнику:
5.	Проведена попередня оплата постачальнику (сума з ПДВ)	371	311
6.	Відображається податковий кредит	641	644
7.	Отримані запаси від постачальника (без ПДВ)	20, 22 , 28	63
8.	Відображається податковий кредит	644	63
9.	Проводиться взаємозалік заборгованостей (з ПДВ)	63	371
Придбання запасів через підзвітну особу:
10.	Видані грошові кошти з каси під звіт	372	30
11.	Надійшли матеріали, придбані підзвітною особою	20, 22 , 28,	372
12.	Відображається податковий кредит з ПДВ	641	372
13.	Здійснюється остаточний розрахунок з підзвітною особою	30 372	372 30
Виготовлення лікарських препаратів:
14.	Відображається надходження готових медичних препаратів із виробництва	26	23

Продовження таблиці 2.2

1	2	3	4
15.	Матеріальні цінності надійшли на склад від браку, отриманого при виробництві ліків	20	24
Безкоштовне отримання:
16.	Відображається безкоштовне отримання матеріалів	20, 22 , 28	719
Внесок до статутного фонду:
17.	Відображено формування статутного капіталу	46	40
18.	Внесок до статутного капіталу матеріалів з метою подальшого використання чи продажу	20, 22 , 28	46
Виявлення надлишку в результаті інвентаризації:
19.	Виявлені надлишки матеріалів при інвентаризації	20, 22 , 28	719
	Переоцінка:
20.	Дооцінка запасів в результаті переоцінки	20, 22 , 28 423	423 746
	Обмін:
21.	Одержані запаси в обмін на неподібні активи	20, 22 , 28	712

Запаси, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документам, наявності сертифікатів на медичні препарати тощо. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймаються і оприбутковуються аптечною установою. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування прибуткового ордера.

У випадках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надішли без платіжних документів, складають «Акт про приймання матеріалів», а спірна ситуація вирішується згідно норм діючого законодавства та договірних умов.

Облік надходження лікарської сировини, заготовленої як від населення, так і власними силами, ведеться за номенклатурою у вартісному та кількісному вираженні. Заготовлена лікарська сировина може бути розфасована, а потім переведена в товар з метою реалізації населенню за роздрібними цінами, або використана при виробництві лікарських препаратів [57].

Для упаковки та оформлення ліків у процесі їх виготовлення і відпуску, внутрішньо аптечної заготівлі та фасування для обробки рецептурного посуду,

підтримання санітарного режиму в аптеках використовуються етикетки, пробки, капсули, сигнатури, резинові хватки; напір пергаментний, вощаний, миючий, дезинфіковані та інші допоміжні матеріали.

Підставою для оприбуткування допоміжних матеріалів є рахунки або накладні постачальників. Облік допоміжних матеріалів в аптеках відображають в картках складського обліку матеріалів і оборотних відомостях.

Виробництво лікарських препаратів в аптечній установі проводиться на підставі рецептів, які надали громадяни та за встановленою стандартами рецептури. Після проходження всіх етапів виробництва, оприбутковується як готова продукція, переводиться до складу товарів та відпускається на реалізацію.

При одержанні вантажів із залізничної станції експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць, що надходять і знаків маркувань на них з даним супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домагатися вибіркової перевірки маси і стану прибулих матеріалів.

Якщо при прийманні вантажу буде встановлено розходження з даними, зазначеними у транспортних документах, або виникають питання щодо цілісності вантажу (зірвана або пошкоджена пломба), складають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків [18].

Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковується на склад на підставі товарно – транспортної накладної, одержаної від вантажовідправника.

Для одержання матеріалів від постачальника покупець повинен видати експедитору довіреність, зареєстровану у журналі реєстрації довіреностей. Необхідно налагодити суворий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та поверненням невикористаних доручень.

При дрібних купівлях матеріалів готівкою підзвітна особа зобов’язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.

Необхідно щоденно одержувати в банку рахунки – фактури, перевіряти їх

відповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства і контролювати своєчасність їх оплати.

За умови тривалої відсутності й перебування в дорозі матеріальних цінностей потрібно вживати заходів до розшуку вантажу.

Контроль за своєчасним надходженням матеріалів здійснюється відділом постачання і бухгалтерією, а вживання оперативних заходів щодо розшуку вантажу покладається на відділ постачання, менеджера тощо.

Необхідно забезпечити своєчасне оформлення надходження матеріалів, за цим мають слідкувати працівники бухгалтерії.

На практиці трапляються випадки, коли виробничі запаси надходять до складу без рахунків – фактур постачальників. Бухгалтерія повинна організувати окремий облік розрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків від постачальників.

У разі надходження вантажу на склад без документів завідувач аптеки виписує наказ про прийняття вантажів без документів на склад та подає наказ до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

На сучасному етапі розвитку облікової теорії та практики виділяють дві системи обліку запасів: безперервну та періодичну.

Сутність кожної із систем обліку відображається в назві: при системі безперервного обліку надходження та витрачання товарно-матеріальних цінностей обліковується постійно, день у день; при системі періодичного обліку – при складанні звіту (раз на рік, квартал, місяць). При застосуванні періодичної системи оцінка вартості залишків матеріалів та собівартості проданої продукції проводиться наприкінці облікового періоду. При застосуванні постійної системи така оцінка ведеться протягом всього облікового періоду.

Постійна система обліку матеріалів вимагає більших витрат праці. При застосуванні періодичної системи наприкінці звітного періоду обов’язково проводиться інвентаризація матеріалів, а при застосування постійної така інвентаризація не має обов’язкового характеру. В ЦРА №23 застосовується постійна система обліку запасів, яка є характерною для аптечних установ.