2.2 Документальне оформлення наявності та руху запасів

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за станом господарських фактів (елементів виробництва і правових відносин), з одного боку, та процесів (господарських операцій), з іншого, що відбуваються на підприємствах, в установах та організаціях тощо. Для проведення такого спостереження необхідно кожний господарський факт оформити відповідним документом.

Бухгалтерські документи — письмові підтвердження (доказ, свідоцтво) певної форми та змісту про факт здійснення тієї чи іншої господарської операції.

Сам процес документування - сукупність технічних і методичних прийомів для створення документа, який служить засобом узагальнення облікових даних.

Первинні документи служать основою для побудови бухгалтерського. статистичного і оперативно-технічного обліку. Від правильного оформлення в документах господарських операцій в значній мірі залежать повнота і достовірність показників всієї системи обліку.

Для забезпечення документального відображення в бухгалтерському обліку наявності і руху запасів необхідно користуватися відповідними типовими формами документів.

Так, наказом Міністерства статистики України .№ 193 від 21.06.1996 р. «Про затвердження типових форм первинних типових документів з обліку сировини та матеріалів» [9] затверджено і введено в дію типові форми відповідної облікової документації.

Крім того аптечні установи використовують спеціальні форми первинних документів, які передбачені «Порядком про обіг наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів» [17].

Первинні документи з обліку запасів, які використовуються ЦРА №23 подано у вигляді таблиці 2.1.

Таблиця 2.1 - Первинні документи з обліку запасів

Типова форма	Назва документу	Використання
1	2	3
№863 0401040	Рахунок-фактура, платіжна вимога-доручення	Використовуються для розрахунків між постачальниками та покупцями за відвантажені (відпущені) товари
М-1	Журнал обліку надходження вантажів	Застосовується для реєстрації транспортних документів, пов'язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства
М-2, М-2а	Довіреність	Призначена для підтвердження права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні ТМЦ
М-2б	Журнал обліку виданих довіреностей	Призначений для реєстрації виданих довіреностей та розписки в їх отриманні
М-3, М-4	Прибутковий ордер	Використовується на складі, заповнюється в день надходження ТМЦ при відсутності розбіжностей з документами постачальника, при оприбуткуванні цінностей з переробки
М-5, М-6	Товарно-транспортна накладна	Призначена для обліку поставок ТМЦ та розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом. Використовується для якісного та кількісного приймання ТМЦ
М-7	Акт про приймання матеріалів	Застосовується при прийнятті ТМЦ, якщо є розбіжності з документами постачальника, або коли виробничі запаси надійшли без документів. Використовується для обліку надходження ТМЦ і для направлення листа-претензії постачальнику
М-10, М-10а, М-11	Накладна-вимога	Використовується для разового відпуску матеріальних цінностей всередині підприємства
М-12	Картка складського обліку	Використовується для обліку запасів на складі

Продовження таблиці 2.1

М-13	Накладна на внутрішнє переміщення матеріалів	Використовується для обліку руху виробничих запасів всередині підприємства
М-14	Відомість обліку залишків матеріалів на складі	Використовується для взаємозв'язку складського та бухгалтерського обліку
М-15	Накладні на відпуск ТМЦ на сторону	Застосовується для оформлення відпуску матеріалів виробничим одиницям, об'єднанням або стороннім організаціям
М-18	Довідка про відхилення фактичного залишку матеріальних цінностей від встановлених норм запасу	Складається завскладом (комірником) у разі виявлення відхилень фактичного залишку виробничих запасів від встановлених норм
МШ-2	Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів	Використовується для обліку МШП, які були видані під розписку працівнику для тривалого користування. Заповнюється для кожного працівника, який отримав МШП
МШ-4	Акт на вибуття МШП	Застосовується для обліку зіпсованих і втрачених МШП. При пред'явленні працівником акта вибуття замість непридатного чи втраченого предмета йому видається придатний, що записується в формі МШ-2 «Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів». Акт вибуття додається до актів на списання (ф. № МШ-5 і № МШ-8)
МШ-6	Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв	Використовується для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються працівникам підприємства для індивідуального користування
МШ-7	Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв	Застосовується для обліку видачі спецодягу, спецвзуття працівникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами, а також для обліку приймання від працівників спецодягу, спецвзуття на прання, дезинфекцію, ремонт та зберігання. Форма заповнюється окремо на видачу і повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів
МШ-8	Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів	Застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів по закінченню строку носіння, інших малоцінних та швидкозношуваних предметів і здавання їх до комор для утилю. Акт складається на підставі разових актів вибуття (ф. № МШ-4)
Форма № 2, додаток до наказу МОЗ України № 356	Акт приймання наркотичних, психотропних лікарських засобів, прекурсорів	Застосовується для оформлення надходження в аптечну установу наркотичних, психотропних лікарських засобів та прекурсорів – речовин, які можуть бути використані для виготовлення наркотичних речовин.

Продовження таблиці 2.1

Форма № 3, додаток до наказу МОЗ України № 356

Журнал (книга) обліку в аптечних складах нарко-тичних, психотропних лікарських засобів і прекурсорів, затвердже-ним МОЗ України

Використовується на складі для предметно-кількісного обліку наркотичних речовин, заповнюється в день надходження небезпечних речовин при відсутності розбіжностей з документами постачальника, а також в день відпуску лікарських засобів із зазначенням кількості відпуску та серійного номера спец бланка відпуску речовин.

Запаси надходять на склади аптечних установ із різних джерел: від постачальників медикаментів, аптечних препаратів, косметичних засобів відповідно до укладених договорів на поставку; від оприбуткування запасів, виготовлених у своїх виробничих підрозділах та у повернення запасів із виробничих підрозділів на склади; оприбуткування відходів виробництва; залишків, виявлених при інвентаризації; надходження через підзвітних осіб. Кожна господарська операція щодо надходження запасів повинна бути оформлена відповідним первинним документом визначеної форми.

Усі операції руху матеріальних цінностей поділяють на дві групи: прибуткові та видаткові й оформляють їх відповідними документами.

Видаткові документи, у свою чергу, поділяють на документи, якими оформляють внутрішнє переміщення (склад — виробництво) і документи на реалізацію на сторону.

До прибуткових документів на одержані товарно-матеріальні цінності належать зовнішні документи (одержані від постачальника) та внутрішні (оформлені на підприємстві) [46].

Документальне ормлення руху запасів в ЦРА №23 представлено у вигляді схеми (рисунок 2.7).

Документи можуть бути однорядковими чи багаторядковими, що залежить від способу обробки даних про рух матеріалів. Однорядкові документи фіксують лише одну операцію. Багаторядкові документи фіксують багато номенклатурних номерів запасів, що зручно для введення даних оператором у комп'ютер. Із метою зменшення документообороту доцільно застосовувати багаторядкові документи.

Рисунок 2.7 – Документальне оформлення руху запасів

Відсутність обов'язкових реквізитів робить документи недійсними, а при ревізії вони вважаються такими, що не мають юридичної сили.

Матеріальні цінності надходять до аптеки від постачальників разом із супровідними документами, з яких обсяг та ціна відпущених запасів. Працівники відділу постачання перевіряють цю інформацію та порівнюють її з умовами

договору. Якщо між даними договору та фактичними даними постачальника немає розходжень, то матеріальні цінності приймаються завідувачем складу, який кожний номенклатурний номер цінностей записує в прибутковий ордер форма М-4 ( додаток АЛ).

При доставці запасів автотранспортом приймання може здійснюватись на підставі товарно-транспортної накладної, в якій завідувач складу товариства проставляє штамп і зазначає, що всі цінності ним прийняті на склад (додаток АМ). Ця накладна є підставою для подальшого відображення факту надходжень.

Для забезпечення розрахунків за запаси (незалежно від факту заключеного письмового договору або усної домовленості щодо поставки) від постачальника на адресу аптеки виставляється «Рахунок-фактура» (форма № 868). В рахунку-фактурі зазначається вся необхідна інформація, яка вказується платником у банківських платіжних документах: найменування постачальника і покупця; назви і коди обслуговуючих банків; номери розрахункових рахунків підприємств; найменування цінностей, за які буде проведено оплату та сума як без, так із урахуванням ПДВ (за умови, якщо постачальник є платником такого податку) [46].

Надходження рахунку-фактури від постачальника на підприємство здійснюється заздалегідь з метою отримання від покупця за передоплатою передбаченої суми або разом із надходженням матеріальних цінностей. Типова форма рахунку-фактури показано в додатку АН.

При надходженні до аптечної установи наркотичних чи то психотропних засобів, в обов’язковому порядку оформляється Акт приймання наркотичних, психотропних лікарських засобів, прекурсорів (форма №2) у двох примірниках із зазначенням підпису та прізвища особи, яка приймала та здавала препарати та мокрою печаткою установи до якої надійшли зазначені в акті препарати.

Одразу після складання акту здійснюється запис про оприбуткування небезпечних речовин до Книги обліку в аптечних складах наркотичних, психотропних лікарських засобів і прекурсорів, що підлягають предметно-кількісному обліку форма №3, згідно з переліком, затвердженим МОЗ України.

У залежності від умов заключенного договору доставка придбаних

виробничих запасів може забезпечуватися як силами постачальника, так і силами підприємства, яке придбає матеріальні цінності. З метою одержання від постачальника запасів по факту здійсненої передоплати або лише на підставі заключеного договору представнику одержувача видають «Довіреність на одержання цінностей». Бланки довіреностей є документами сурової звітності (додаток АП).

При виписуванні довіреності перелік цінностей, які належить отримати по ній (графа «Найменування цінностей» у бланку довіреності), наводиться обов'язково із зазначенням назви і кількості цінностей для одержання, незалежно від того, чи є такі відомості у документах на відпуск (рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей. Незаповнені рядки довіреності прокреслюються. Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім'я яких вони виписані.

Строк дії довіреностей повинен бути не більше як на 10 днів для одержання відповідних цінностей. Довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць.

Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей.

Для оформлення приймання матеріальних цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника, а також при прийманні матеріалів, які прибули без документів застосовується «Акт про приймання матеріалів» (форма № М-7). Після приймання цінностей акти з прикладанням документів (товарно-транспортних накладних) передаються: один до бухгалтерії установи для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей, а другий —завідувачу аптеки для направлення листа-претензії постачальнику.

Для обліку руху матеріальних цінностей в середині філії «Полтавафарм» та їх відпуску підрозділам свого підприємства, що розташовані за межами його території, а також стороннім організаціям застосовується «Накладна – вимога на

відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» (форма № М-11) [18].

Накладна-вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою (додатки АР та АС).

По факту оприбуткування або видачі із складу товарно-матеріальних цінностей комірник, або відповідальна особа, використовуючи інформацію зазначену у первинних документах, здійснює записи у картках складського обліку (стелажних картках) форми № М-12.

Документ «Картка складського обліку матеріалів» застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально відповідальною особою. Записи у картці виконують на підставі первинних прибутково-видаткових документів у день, коли відбувається операція. Записи надходження товарів та матеріальних цінностей проводять з одночасним занесенням до журналу. Типова форма картки складського обліку, яка застосовується на підприємстві, наведена у додатку АТ.

Аптечні заклади ведуть також відпуск та виготовлення лікарських препаратів на підставі рецептів, які надають громадяни [24]. Рецепти на лікарські засоби і вироби медичного призначення виписуються лікарем лікувально-профілактичного закладу з дотриманням усіх вимог до оформлення рецептів на ліки та засоби медичного призначення. Правилами виписки рецептів передбачені наступні форми рецептурних бланків:

• рецепт форми №2 - передбачений для виписування лікарських засобів і виробів медичного призначення безкоштовно та на пільгових умовах, а також лікарських засобів, що мають одурманюючу властивість;

• рецепт форми №3 - передбачений для виписування наркотичних лікарських засобів і психотропних лікарських препаратів. Даний документ додатково підписується керівником закладу охорони здоров’я або заступником по медичній частині і звіряється печаткою закладу охорони здоров’я, де виписано даний рецепт.

Вищезазначені види рецептів на наркотичні та психотропні засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку зберігаються в аптеці і прикладають Книги обліку в аптечних складах наркотичних, психотропних лікарських засобів і

прекурсорів, всі інші рецепти повертаються громадянам.

Після закінчення кожного місяця із складу до бухгалтерії підприємства подається Звіт про рух матеріальних цінностей, в якому узагальнюються дані із всіх первинних документів, які стали підставою як для надходження, так і вибуття виробничих запасів за вказаний період.

У звіті в розрізі всіх товарно-матеріальних цінностей зазначається інформація про їх наявність на початок періоду, надходження, вибуття та залишок на кінець періоду [18].

Враховуючи потреби бухгалтерських працівників, звіт, може бути деталізований, зокрема у розрізі джерел надходження виробничих запасів, а також об'єктів їх витрачання. Матеріально-відповідальні особи можуть складати звіти або лише із використанням натуральних вимірників, або і натуральних і грошових одночасно.

Звіт про рух матеріальних цінностей складається у двох екземплярах. Перший екземпляр із підписом комірника і прикладеними до нього документами по надходженню і вибуттю запасів передається до бухгалтерії, а другий із підписом бухгалтера - повертається завідуючому складом і виступає як підтвердження щодо здачі ним звіту. Враховуючи те, що на підприємстві може бути велика кількість товарно-матеріальних цінностей, а як наслідок і звіт дуже громіздким,тоді на підприємстві до звіту по складу включаються лише ті запаси, по яких був рух. За допомогою цього вдається значно зменшити обсяги зайвої інформації і прискорити роботу облікових працівників.

Докумекнтообіг в аптечній установі має бути організований так, щоб заюезпечувати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звертати на законність проведення операцій.

У бухгалтерії узагальнюється отримана від комірників аналітична інформа­ція про рух запасів. При цьому використовуються рахунки бухгалтерського обліку та бухгалтерські регістри (журнали та відомості). Станом на перше число місяця в бухгалтерії підприємства, у спеціальній оборотно-сальдовій відомості вводиться

залишок запасів по кожному рахунку.

Облік реалізованих медикаментів ведеться у журналі 5, 5а та відомостях до нього 5.1 та 5.2. обліку товарів. У відомості визначаються сума і рівень транс­портно-заготівельних витрат (відхилень фактичної собівартості товарних запа­сів від їх поточної облікової оцінки), а також сума торгової націнки на препарати медичного призначення.