Бухгалтер з обліку розрахункових операцій Бухгалтер з обліку тмц та необоротних активів Інженер - програміст

Рисунок 1.2 - Структура бухгалтерської служби ЦРА № 23

Посадова інструкція – це документ в якому зафіксовано завдання, функції, обов’язки, права та відповідальність посадової особи.

При складанні посадової інструкції використовується довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, в якому наведено специфічні для різноманітних посад кваліфікаційні характеристики, на підставі яких працівники відділу кадрів розробляють посадові інструкції на кожну посаду. Посадові інструкції узгоджуються з юристом, затверджуються керівником підприємства і доводяться до відома виконавців під розписку.

Працівник обов’язково має бути письмово ознайомлений з посадовою інструкцією при укладенні трудового договору, переведенні на іншу посаду, тимчасовому виконанню обов’язків, а також при внесенні змін і доповнень до інструкції.

Діяльність бухгалтерів аптечної установи строго регламентується посадовими інструкціями (додаток Е).

До основних обов’язків головного бухгалтера належать забезпечення раціональної системи документообороту, застосування прогресивних форм і методів ведення бухгалтерського обліку, повного обліку надходження грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей і основних засобів, а також своєчасне відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов’язаних з їх рухом; забезпечення правильного обліку результатів господарсько - фінансової діяльності згідно з встановленими правилами, складання бухгалтерської звітності на основі даних бухгалтерського обліку, первинних документів, представлення її директору ПОКП «Полтавафарм» та ін., права та обов’язки, представлені у посадових інструкціях.

Інші облікові працівники також виконують свої обов’язки, мають відповідні права та несуть визначену відповідальність за неналежне виконання своїх обов’язків та порушення прав.

Заступник головного бухгалтера забезпечує повний облік надходжень і видатків грошових коштів, займається проведенням нарахувань та перерахувань до бюджету, веденням розрахунків заборгованості банкам по кредитам, приймає участь у складанні річної та квартальної звітності, виконує обов’язки головного бухгалтера в період його відсутності.

Бухгалтери займаються обліком основних засобів, інших необоротних та нематеріальних активів, розрахунків з підзвітними особами, обліком запасів та товарів, складанням розрахунків по оплаті праці та за транспортні послуги

кур’єрської служби та інше.

Для забезпечення отримання достовірної інформації про майновий та фінансовий стан підприємства, результати його діяльності, які необхідні для всіх користувачів фінансової звітності кожне підприємство самостійно встановлює облікову політику, принципи якої формулюються в Наказі про облікову політику (додаток В).

Облікова політика – сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для організації і ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, тобто вибір самим підприємством методик, форми і техніки ведення бухгалтерського обліку виходячи із чинних нормативних актів та особливостей діяльності підприємства.

Формування облікової політики здійснюється керівником або фінансовим директором підприємства, головним бухгалтером. Наказ про облікову політику повинен бути розроблений на початку діяльності підприємства. При його розробці має бути враховано вид діяльності, галузь, тривалість операційного циклу та інші особливості діяльності підприємства. До наказу можуть вноситися зміни та доповнення у разі, якщо змінюються статутні вимоги, змінюються вимоги органу який затверджує положення (стандарти) бухгалтерського обліку, зміни забезпечать достовірне відображення подій та операцій у фінансовій звітності підприємства.

Ведення бухгалтерського обліку передбачає необхідність повного і зрозумілого відображення всіх оцінених фактів господарського життя у первинних документах, що забезпечується документуванням.

Сукупність робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації від моменту складання до передачі в архів – це документообіг [47].

Організація документообігу забезпечує:

- впорядкування руху первинних документів графіком документообігу (додаток Ґ);

- оптимальну кількість підрозділів і виконавців через які повинен пройти документ;

- визначення максимального терміну перебування документу в кожному підрозділі або в окремого виконавця;

- чіткість руху, оперативність обробки документів та інформації, що оформляється на її підставі.

Кожне підприємство для щоденного обліку у систематичному та хронологічному порядку всіх господарських операцій, максимальної економічності на проведення облікових записів, найбільш раціонального розподілу комплексу облікових робіт між обліковими працівниками, оперативного контролю та отримання інформації про діяльність підприємства і його підрозділів, широкого застосування технічних засобів, самостійно обирає форму ведення бухгалтерського обліку.

Форма ведення бухгалтерського обліку – це система взаємопов’язаних облікових регістрів певної форми і змісту для здійснення обліку наявності і руху майна, розрахункових операцій, господарських процесів на даному підприємстві.

Аптека використовує журнальну форму обліку з частковою автоматизацією обліку медичних препаратів, аптечної продукції та запасів. Для забезпечення автоматизації руху запасів та медикаментів використовується програма «1С: Торгівля і склад» та реалізована на її базі компонента «1С:АНР-аптека», яка забезпечує виявлення дефектури, вибір постачальника, формування замовлення, надходження та передпродажна підготовка товару, ведення серійного обліку, управління запасами, оптимальне переміщення товару в межах однієї аптечної мережі, відпуск препаратів споживачам — кожна з цих дій є досить складним бізнес-процесом. Крім того, ці процеси в аптеці тісно взаємозв’язані і відбуваються майже одночасно, а комп’ютеризація обліку в аптеках, хоча і часткова, дає можливість прискорити облік цих процесів.

Журнальна форма обліку заснована на використанні принципу систематизації та накопичування даних первинних документів безпосередньо в регістрах аналітичного і синтетичного обліків. Записи у накопичувальних регістрах виконують за показниками, необхідними для управління та контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, а також для складання періодичної та річної фінансової звітності.

Основними регістрами при цій формі обліку є журнали, які ведуться за кредитом синтетичних рахунків та дебету кореспондуючих рахунків.

Використовують також регістри аналітичного обліку: відомості, таблиці, книги.

Наприкінці місяця підсумкові дані кредитових оборотів із Журналів переносять до Головної книги, у якій підраховують обороти по дебету кожного рахунка. Головну книгу використовують для узагальнення даних Журналів, взаємної перевірки зроблених записів за окремими рахунками і складання звітного Балансу.

У Головній книзі відображають початкове сальдо, поточні обороти та сальдо на кінець звітного періоду (місяця, кварталу, року) за кожним синтетичним рахунком. Згідно з методом подвійного запису суми дебетових і кредитових оборотів сальдо повинно бути рівним між собою. Головна книга відкривається на календарний рік [24].

Облікові регістри, що використовуються підприємством у ході своєї діяльності зазначені у таблиці 1.1.

Таблиця 1.1 – Призначення облікових регістрів бухгалтерського обліку

№ журналу	№ відомості	Призначення регістру
1	2	3
Облік грошових коштів і грошових документів
1	-	Журнал за Кт рахунків 30,31,33
-	1.1.	Відомість за Дт рахунку 30
-	1.2.	Відомість за Дт рахунку 31
-	1.3.	Відомість за Дт рахунку 33
Облік розрахунків з довгострокових та поточних зобов'язань
3	-	розділ 1 - облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інші розрахунки, резерв сумнівних боргів (за Кт рахунків 36, 37, 63, 68) розділ 2 - облік розрахунків з бюджетом, довгострокові і поточні зобов'язання (за Кт рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69)
-	3.1.	Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками (36, 63, 37, 68)
-	3.2.	Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (64)
Облік необоротних активів і фінансових інвестицій
4	-	розділ 1 - облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу необоротних активів (за Кт рахунків 10, 11, 12, 13)
-	4.1.	Відомість аналітичного обліку капітальних інвестицій 10, 11

Продовження таблиці 1.1

1	2		3
Облік витрат
5, 5а	-		розділ 1 - за Кт рахунків 90, 92, 93, 94 розділ 2 - за Кт рахунків з журналів 1, 2, 3, 4, 6 розділ 3 - за Кт рахунків 20, 22, 28, 39, 65, 66 розділ 3а - за Кт рахунків20, 22 28, 39, 65, 66 розділ 3б - за Кт рахунків 20, 22, 39, 65, 66 розділ 4 - аналітичні дані до рахунку 28 "Товари"
-	5.1.		Відомість аналітичного обліку собівартості реалізованих товарів та фінансового результату реалізації (90, 79)
-	5.2.		Відомість аналітичного обліку товарів рах. 28
Облік доходів і фінансових результатів
6		-		Журнал за Кт рахунків 70, 7 9

Узагальнену схему документообігу за журнальною формою обліку подано у вигляді схеми (рисунок 1.3).

Допоміжні та групувальні відомості, книги (аналітичних даних)

Журнали 1, 3, 4, 5, 5а, 6

Картотека окремих аналітичних рахунків (товари по групах)

Головна книга

(ведеться протягом календарного року):

• сальдо на початок і кінець поточного місяця;

• обороти за поточний місяць за кредитом рахунка, які відображаються однією сумою;

• обороти за поточний місяць за дебетом рахунка, які відображаються сумою за кореспондуючими рахунками із журналів

Оборотна відомість (складається для перевірки правильності відображення інформації в облікових регістрах)

БАЛАНС

Фінансова звітність

Рисунк 1.3 - Загальна схема документообігу

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності проводиться інвентаризація активів і зобов’язань відповідно до Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно – матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків [11]. Для здійснення

інвентаризації створюються відповідні робочі комісії окремими наказами.

Аптечна установа ЦРА №23, як і всі підприємства України, формує та подає звітність згідно із нормами чинного законодавства та галузевих норм, зокрема до таких специфічних, власне галузевих звітів, належать річний Звіт про використання психотропних (наркотичних) речовин додаток №4 до Порядку контролю за наркотичними засобами, Реєстр пільгових та безкоштовних рецептів — форма №4, Звіт за відпущеними медпрепаратами за пільговими і безкоштовними рецептами — форма №2 і форма №3.