3.2 Автоматизоване робоче місце бухгалтера та провізора

Широке використання засобів обчислювальної техніки привело до появи нових прийомів і способів організації обліку. Розроблено електронні форми бухгалтерського обліку, головною особливістю яких є можливість складання в автоматичному режимі електронних і твердих копій звітів, що узагальнюють облікову інформацію в розрізах, необхідних для керування, контролю, аналізу і складання бухгалтерської звітності.

З переходом до прогресивних форм обліку кардинально змінюються характер і

зміст бухгалтерської роботи, скорочується об’єм технічних процесів, заснованих на ручній праці. Головними для облікового персоналу стають функції організаторів процесу обробки економічної інформації.

Організації самостійно вибирають форми і методи бухгалтерського обліку, виходячи з обсягу облікових робіт, наявності обчислювальної техніки та інших умов.

За комплексністю облікових завдань, що комп’ютеризуються, в досліджуваній аптечній установі можна виділити частково комп’ютеризовану журнальну форму обліку, тобто комп’ютеризація за допомогою спеціалізованого програмного продукту найбільш трудомісткої ділянки обліку – реалізації товарів медичного призначення, облік на інших ділянках ведеться з використанням журнальної форми обліку.

При комп'ютеризації окремих ділянок підприємство облад­нують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного набору облікових за­вдань. Кожне АРМ здійснює автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Реалізація цього підходу характеризується локальними змінами методології обліку. Сис­тема обліку вдосконалюється шляхом задоволення окремих ви­мог комп'ютеризації, наприклад, складання і використання кодів, упорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий підхід спостерігається на підприємствах, де немає плану комплексної комп'ютеризації обліку і вважається суттєвим недоліком [38].

АРМ бухгалтера являється засобом автоматизації праці зайнятого обліком персоналу і представляє собою функціональну спеціалізовану людинно-машинну систему, включаючи програмно-технічний комплекс, інформаційне і додаткове інструктивно-методичне та організаційно-технічне забезпечення [51].

Якщо в побудові структури облікового апарату при безкомп'ютерному способі обробки облікової інформації її базовим еле­ментом є окремий обліковий працівник, то при застосуванні об­числювальної техніки беруть до уваги не лише обов'язки та кваліфікацію облікового працівника, а й характеристику авто­матизованого робочого місця бухгалтера (АРМ), на якому він працює.

Однією з важливих проблем в організації бухгалтерського обліку в аптеці є

встановлення на­лежних інформаційних зв'язків між пра­цівниками бухгалтерії, між бухгалтерією й працівниками структурних підрозділів (провізорами або фармацевтами, складу), між працівниками бухгалтерії і зовнішнім світом (рисунок 3.2).

Бухгалтерія Аптечний пункт Аптека №287 Аптека №23 Сервер бази даних Арм бухгалтера з обліку тмц

Рисунок 3.2 – Обмін даними між АРМ різних рівнів обробки економічної інформації

АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей організовується на основі складного інформаційного обміну між рівнями обробки облікової інформації.

На АРМ провізора – автоматизованого робочого місця першого рівня обробки інформації - здійснюється документальне оформлення операцій реалізації медичних препаратів. Робоче місце провізора ЦРА № 23 оснащено технічними засобами необхідними для здійснення якісного та швидкого відпуску медичних препаратів населенню: сканером для зчитування кодів, касовим апаратом, персональним комп’ютером із встановленим програмним забезпеченням «1С: АНР - Аптека».

АРМ завідувача аптечної установи, відокремленого структурного підрозділу – це АРМ другої категорії, наступного рівня обробки інформації, здійснює первинну обробку даних по обліку медичних препаратів, розрахунок і формування вихідної інформації, регламентованого, контрольного і довідкового характеру.

АРМ завідуючого аптекою

АРМ провізора

Сервер даних

Продаж

Опис товару, ціни

Первинні документи, дані надходження, переоцінки

Дані для аналізу

Рисунок 3.3 – Схема типової конфігурації аптеки

Для обміну інформацією завідувача аптеки, на віддаленому АРМ, та бухгалтера з обліку ТМЦ обрано ефективний та недорогий спосіб – користування глобальною комп’ютерною мережею Інтернет по індивідуальному виділеному каналу телефонної мережі, за допомогою якої здійснюється обмін інформацією у цифровому вираженні, захищеному спеціальними паролями.

АРМ бухгалтера з обліку ТМЦ в аптеці №23 знаходиться на другому функціональному рівні обробки інформації. На цьому рівні створюється інформаційна база, збираються, узагальнюються та обробляються дані структурних підрозділів, складається картотека, в якій відображається рух і залишки матеріальних цінностей. Інформацію щодо складської картотеки медикаментів можна видати на друк або на екран дисплея у вигляді карточки складського обліку.

Вихідна (результативна) інформація в умовах функціонування АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей, відображається як в регламентованому режимі, так і в режимі запиту.

У режимі запиту необхідна вихідна інформація відображається на вимогу

користувача у вигляді допоміжних машинограм, необхідні для здійснення функцій контролю та отримання оперативної довідкової інформації. Машинограми робітником АРМ другого рівня можуть бути представлені як на паперових носіях, так і в електронному виді.

У регламентованому режимі формуються машинограми, регламентовані за змістом та за рядками. Ці машинограми формуються в повному обсязі на паперових носіях: інвентаризаційна відомість про наявність запасів, зведена відомість про надходження та вибуття матеріальних цінностей тощо.

На досліджуваному підприємстві за умови функціонування АРМ провізора та бухгалтера сформована єдина база бухгалтерських записів по медикаментам та аптечним препаратам, котра дозволяє отримати в діалоговому режимі всю необхідну інформацію для аналітичного, синтетичного та управлінського обліку та звітності не тільки за місячний цикл, а й за будь-який період (день, декаду і т.д.), а також за попередній період (місяць, рік).

На АРМ головного бухгалтера ЦРА №23 та АРМ заступника головного бухгалтера – третій рівень обробки облікової інформації - формуються узагальнені дані для складання звітності, аналізу, прогнозу та прийняття управлінських рішень в цілому по підприємству або окремому структурному підрозділі.

Така складна структура обробки облікової інформації в ЦРА № 23 щодо реалізації медичних препаратів та аптечної продукції зумовлює необхідність створення внутрішньої локальної мережі. На даному етапі такої локальної мережі в бухгалтерії не створено, і необхідну інформації АРМ управлінців (завідуючий аптекою та його замісник) отримують від бухгалтерії у вигляді матеріальних звітів не електронних носіях або у паперовій формі. Така схема передачі інформації зумовлює значні незручності та призводить до нераціонального розподілу обов’язків працівників бухгалтерії і робочого часу, що марнується на формування та вибір необхідної керівнику інформації, за умови існування локальної обчислювальної мережі такі оперативні та звітні дані можна формувати автоматично.

Обчислювальна мережа — це сукупність кількох персональних комп’ютерів, об’єд­наних засобами зв’язку з метою ефективного використання обчислювальних

ресурсів при виконанні різноманітних інформаційно-обчислювальних робіт.

Локальною мережею називають відкриту систему пов’язаних між собою за допомогою єдиного передавального середовища автоматизованих робочих місць, терміналів, периферійних засобів, розміщених один від одного на невеликій відстані, які мають високу швидкодію, незначний відсоток помилок і стандартну комунікацію даних [51].

Існують різноманітні локальні обчислювальні мережі: управлінські, вимірні, інформаційні, обчислювальні і т. ін.

Локальні мережі, які призначені для розв’язування облікових та інших економічних задач управління, є інформаційно-обчислювальними мережами та мають задовольняти такі додаткові вимоги:

• у мережі має бути не менше двох персональних комп’ютерів;

• мережа повинна обробляти кілька вхідних інформаційних потоків і не мати загальної операційної системи;

• кожен із комп’ютерів мережі має самостійно виконувати чітко визначений набір функцій незалежно від інших обчислювальних машин.

Впровадження наскрізної локальної обчислювальної мережі в досліджуваній аптечній установі лише сприятиме переходу на повну автоматизовану форму обліку.