Розділ 3 автоматизація обліку запасів на підприєстві

3.1 Особливості автоматизації обліку в аптечних установах, параметри вибору програми

Застосування комп’ютерних технологій у бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку в аптечній установі постає питання про відповідність запроваджуваного програмного продукту особливостям даного підприємства, його цілям та інтересам, задоволення всіх особливостей обліку.

Аптека - це не тільки заклад охорони здоров'я, що забезпечує медикаментами населення, але й торгове, комерційне підприємство зі складною структурою звітності, необхідністю підтримувати контакти із великою кількістю постачальників, обов’язком контролювати різноманітні аспекти такого специфічного товару, яким являються лікарські засоби.

Виявлення дефектури, вибір постачальника, формування замовлення, оприбуткування та передпродажна підготовка товару, ведення серійного обліку, управління запасами, оптимальне переміщення товарів в межах однієї аптечної мережі, відпуск препаратів постачальникам – кожна із цих дій являється достатньо складним для відображення в обліку господарським процесом. Крім того, ці процеси в аптеці тісно взаємопов’язані і відбуваються практично одночасно.

Комп’ютерні програми, що дозволяють їх автоматизувати, надають аптечним установам низку преваг. Тож для автоматизації обліку в аптеці необхідно підбирати програмне забезпечення здатне задовольнити ряд загальноприйнятих до вибору комп’ютерної програми вимог, а також, спеціальних, продиктованих специфікою діяльності аптеки. Та до загальних вимог до програмного забезпечення належать: функціональні, технічні, комерційні та ергономічні (таблиця 3.1).

До основних функціональних вимог належать: здатність вво­дити та накопичувати всі операції, що відображають господарську діяльність підприємства; можливість розраховувати підсумки за рахунками бухгалтерського обліку (обороти, залишки) на будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господар­ських операцій; обробка кореспонденцій господарських операцій із зазначенням конкретних аналітичних об'єктів та формуван­ням звітів у розрізі аналітики; кількісний облік товарно-мате­ріальних цінностей; облік у розрізі кількох валют; можливість швидко і без втрат інформації налагодити план рахунків, звітні форми, шаблони проводок, звітність довільної форми як відпо­відно до специфіки конкретного підприємства [38].

Таблиця 3.1 – Характеристика вимог до програмного забезпечення бухгалтерського обліку

Види	Вимоги	Коротка характеристика
1	2	3
Функціо­нальні	Ведення Журналу операцій	Здатність вводити та накопичувати всі гос­подарські операції, що відображають госпо­дарську діяльність підприємства
	Ажур	Можливість розраховувати підсумки за ра­хунками бухгалтерського обліку (обороти, залишки) на будь-який момент часу при довільній кількості введених господарських операцій
	Аналітичний облік	Можливість вести аналітичний облік у та­ких розрізах і з таким рівнем деталізації, як цього вимагають потреби управління
	Кількісний облік	Можливість ведення обліку в натуральному вимірнику
	Валютний облік	Облік у валютах, що відрізняються від ба­зової (основної) валюти
	Гнучкість	Можливість пристосувати програму до особ­ливостей конкретного підприємства та змін у законодавстві
Технічні	Невибагли­вість до апаратного забезпечення	Можливість ефективно працювати на ком­п'ютерах із середніми технічними характе­ристиками
	Редактор документів	Вбудовані в програму засоби створення і коригування форм первинних документів, розрахунків та звітів
	Експорт — імпорт даних	Можливість обмінюватися даними з інши­ми програмами та пристроями (касовими апаратами, технологічними датчиками, сканерами штрих-кодів)
	Робота в мережах	Здатність працювати на кількох комп'юте­рах із поєднанням даних за допомогою комп'ютерної мережі
	Захист інформації	Забезпечення кодування інформації та об­меження доступу за допомогою системних паролів
	Архів документів	Вбудовані засоби архівації даних з можли­вістю швидкого відновлення інформації
Комерційні вимоги	Ціна	Прийнятна для підприємства ціна програмного забезпечення та його супроводу
	Супровід	Послуги з навчання користувачів, оперативні консультації, оновлення програмного забезпечення
	Документація	Якісна детальна друкована докумен­тація до програм
Ергономіч­ні вимоги	Інтерфейс користувача	Зручні та нешкідливі для здоров'я користувача засоби забезпечення діа­логу «людина — комп'ютер»
	Програмна допомога	Розвинена система програмної допо­моги, що дозволяє отримати «підказ­ку» щодо будь-якої функції або дії в програмі

Технічні вимоги полягають, по-перше, в якості програмуван­ня (алгоритмів обробки даних) програми (більшість користувачів цього оцінити не може) і, по-друге, у передбаченні ряду сервіс­них параметрів, що необхідні для ефективної роботи програми в межах програмно-апаратного комплексу. До основних техніч­них вимог належать: невибагливість до апаратного забезпечен­ня — програма має ефективно працювати на комп'ютерах із се­редніми характеристиками; можливість редагування документів і звітів, що дозволяє користувачу створити форму звіту, яка потім буде виводитись на екран монітора чи принтер; обмін даними з іншими програмами та пристроями (наприклад, касовими апа­ратами); робота в локальних комп'ютерних мережах; забезпечення захисту інформації із застосуванням системи паролів; засоби створення архівів даних та автоматичне відновлення інформації у випадку збою.

До комерційних належать вимоги, пов'язані з умовами при­дбання та експлуатації програм, що пропонуються постачальни­ком. До основних комерційних вимог належать: прийнятна ціна програми (слід розрізняти вартість власне програмного продук­ту і вартість його впровадження та супроводу); супровід про­грамного забезпечення, що передбачає навчання роботи з програ­мою та налагодження програми на рішення розгорнутого бух­галтерського завдання з використанням реальних даних корис­тувача; оперативні консультації з проблем, які виникають у процесі роботи; оновлення старих версій програмних продуктів, швидка заміна їх новими; висока якість паперової та електрон­ної документації [67].

До ергономічних вимог належать зручність інтерфейсу корис­тувача та розвинена система програмної допомоги.

Різні групи користувачів формують свої, окрім вищезазначених, специфічні вимоги до програм. І чим більшій кількості цих вимог відповідає програма, тим вищий її рівень. Програмне забезпечення, яке використовується в аптечній установі повинно мати ряд галузевих функціональних можливостей, які реалізовуються на декількох рівнях: аптечний склад, звітність (базовий комплект для аптечної установи), автоматизація першого столу (роздрібна торгівля) та аналітичний аналіз (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 – Вимоги до функціональних можливостей програмного забезпечення аптеки

На сьогоднішній час на ринку програмного забезпечення для аптек представлено декілька видів спеціалізованих продуктів: «Аптека - 2002», «Аналіт - Аптека», «ФармаНет», «SVOD», «БуТуз - аптека», «1С: АНР - Аптека» [83]. На досліджуваному підприємстві ЦРА №23 обрано систему «1С: АНР - Аптека», призначену для автоматизації обліку товарообороту на підприємствах роздрібної торгівлі медичними препаратами (в аптеках, аптечних пунктах, аптечних кіосках) як в окремо взятій аптеці, так і в мережі аптек. Система реалізована на базі компоненти «1С: Торгівля та склад 7.7» і може бути використана для повної автоматизації бухгалтерського та податкового обліку; формування корпоративних інформаційних систем; планування, бюджетування та прогнозування; управління документообігом, виробництвом, постачанням та збутом; ведення управлінського обліку.

Використовувана на підприємстві «1С: АНР - Аптека» має сукупність рішень стосовно підключення різноманітного обладнання, застосовуваного в торгівлі медичними препаратами та складському обліку: контрольно-касових машин, POS – терміналів, сканерів та принтерів штрих-кодів, дисплеїв покупця, електронних вагів, терміналів збору даних і т. ін. Використання зазначених пристроїв являється необхідною умовою для ведення обліку внутрішнього товарообороту за партійною схемою не тільки в кількісно-ціновому вираженні, але і в розрізі серій медикаментів, строків придатності сертифікатів якості та номерів хіміко-токсичного аналізу.

Асортимент однієї аптечної установи складає від 4000 до 8000 найменувань продукції. Гігантський обсяг трансакцій із застосуванням усіх вище переліченого обладнання спричиняє велике навантаження на інформаційну систему та обслуговуючих її бухгалтерів, фармацевтів, провізорів, для полегшення роботи яких і застосовується система штрих-кодової ідентифікації медичних препаратів за індивідуальним кодом, присвоєним виробником та, за необхідності, системою внутрішнього штрихового кодування [83].

Існує декілька стандартів штрихових кодів. В основному фармакологічними компаніями застосовується тип EAN-13 (European Article Numbering), тобто 13-розрядний штрих код, який вказується на упаковці чи блістері товару. В цілому, 9 початкових цифр – унікальний реєстраційний номер конкретної компанії, наступні 3 цифри – ідентифікаційний номер продукції всередині підприємства.

При використанні системи внутрішнього штрихового кодування, кожній партії товару надається внутрішній неповторюваний штрих-код, який включає в себе будь-яку інформацію про товар (серію, строк придатності, дату поставки, номер та серію реестраційного сертифікату медичного препарату тощо) [67]. При продажу медикаментів та товарів медичного призначення через касовий апарат (автоматизований перший стіл), достатньо просканувати штрих-код спеціальним сканером для зчитування кодів та ввести кількість товару, що реалізується. Система штрихового-кодування характеризується більш високими показниками швидкості і безпомилковості вводу даних, можливості у будь який момент часу мати інформацію про наявність чи відсутність даного препарату у торговому залі чи то наявність даного препарату у мережі власних аптек, встановлення точних залишків даного препарату, і відповідно – спрощення процедури інвентаризації та ряд інших переваг.

Впровадження автоматизованого обліку в аптеці збільшує продуктивність продавців, дозволяє раціонально замовляти товар, скоротити затрати часу на збір та опрацювання замовлень товару аптек мережі, проводити порівняльний аналіз діяльності аптек, оптимізувати товарні залишки на кожній з аптек, отримати дистанційний контроль за персоналом, оперативно приймати рішення про вилучення готівки, та поповнення товарних залишків