2.6 Інвентаризація запасів

Під інвентаризацією розуміють перевірку фактичної наявності та стану об'єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних з даними бухгалтерського обліку. Завданнями інвентаризації запасів в аптечній установі є:

- забезпечення контролю за наявністю, станом та рухом та використанням матеріальних цінностей відповідно із затверджених норм, планів тощо;

- виявлення лікарських засобів і виробів медичного призначення, що втратили свою якість, зіпсованих, майна, що не використовується при здійсненні господарської діяльності, а також того, що знаходиться поза обліком;

- перевірки дотримання правил, режиму і умов зберігання товарно-матеріальних цінностей з урахуванням їх фізико-хімічних та інших властивостей;

- визначення розмірів природного убутку та інших втрат;

- контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних осіб;

- перевірка дотримання діючих положень, про матеріальну відповідальність [24].

Об'єкта і періодичність проведення інвентаризації визначуються, власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим відповідно до чинного законодавства.

Об'єкти, терміни та способи інвентаризації передбачаються в Наказі про облікову політику аптечного закладу. У навчально-методичній літературі виділяють такі рекомендовані терміни проведення інвентаризації в аптечних закладах (таблиця 2.4).

Основними способами проведення інвентаризації запасів в аптеці є:

• опис з натури, який полягає у порівнянні фактичної наявності засобів з даними бухгалтерського обліку;

• підтвердження сальдо, яке полягає в отриманні від контрагентів підтверджень правильності сум, вказаних у бухгалтерському обліку підприємства, а також виявлення різниць.

Таблиця 2. 4 – Рекомендовані терміни та способи проведення інвентаризації в аптечних закладах

№ з/п	Об’єкти інвентаризації	Спосіб проведення інвентаризації	Термін і періодичність
1	Запаси матеріалів та готової продукції, які зберігаються в склад-ських приміщеннях та знаходяться на кіль кіс-но-вартісному обліку	Опис з натури	На останній день звітного року з можливістю її проведення в IV кварталі звітного року і до 15 днів наступного року, раз на 2 роки
2	Продукція в обороті, а також запаси матеріа-лів, лікарських засобів і готової продукції, що списується на витрати в момент їх виробництва чи закупівлі	Опис з натури	На останній день кожного звітного року
3	Лікарські засоби на аптечних складах	Опис з натури	Не рідше одного разу на рік. Річна інвентаризація лікарських засобів на складах проводиться не раніше ніж на 1-е жовтня
4	Лікарські засоби в аптеках	Опис з натури	Не рідше двох разів на рік, в тому числі не менше однієї планової в IV кварталі не раніше ніж на 1-е листопада
5	Запаси на відповідальному зберіганні (лабораторний аналіз, експертиза)	Опис з натури та отри­мання письмового підтвер­дження правильності їх стану, зазначеного в регістрах обліку	На останній день звітного року з можливістю її проведення в IV кварталі звітного року і до 15 днів наступного року
6	МШП	Опис з натури та отри­мання письмового підтвер­дження правильності їх стану, зазначеного в регістрах обліку	На останній день кожного звітного року

Відповідальність за організацію інвентаризації згідно із законодавством покладається на керівника підприємства, до обов'язків якого входить: створення необхідних умов для її проведення у стислі терміни, визначення об'єктів, кількості і термінів проведення інвентаризації (крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим).

Процес проведення інвентаризації запасів в аптечній установі складається з наступних стадій (рисунок 2.10).

Рисунок 2. 10 - Методика проведення інвентаризації запасів в аптечних установах

Інвентаризаційна комісія повинна дотримуватись наступних вимог:

- переважування, обмірювання, підрахунок запасів проводяться в порядку розміщення цінностей у приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого;

- інвентаризаційні описи складаються окремо на запаси, що перебувають у

дорозі, неоплачені у строк покупцями відвантажені товари і цінності, ті, що

знаходяться на складі інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, в переробці);

- у випадках надходження або витрачання запасів під час проведення інвентаризації, матеріально відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови на видаткових та прибуткових документах робиться позначка «після інвентаризації», з посиланням на дату опису, де записано ці цінності.

Наявність цінностей, які знаходяться в дорозі, підтверджується розрахунковими документами постачальника, а лікарських засобів відвантажених - копіями пред’явлених покупцям документів на відвантаження цінностей. При проведенні інвентаризації виробничих запасів одночасно перевіряють наявність тари за видами.

Інвентаризація МШП проводиться за місцями їх знаходження і особами, на відповідальному зберіганні яких вони знаходяться. В процесі інвентаризації слід встановити правильність віднесення господарських засобів до групи малоцінних і швидкозношуваних предметів.

Отруйні, наркотичні, дефіцитні медикаменти і етиловий спирт вносять до окремого інвентаризаційного опису. В ньому зазначають порядковий і номенклатурний номери, найменування медикаменту, одиницю виміру, серію, фактичну наявність, залишок за даними обліку, виявлені недостачі або лишки, витрачання за інвентаризаційний період, норму природного убутку (в %), нарахований природний убуток (за кількістю, ціною і сумою).

У процесі заповнення сторінок опису здійснюють їх взаємну звірку по кожному рядку. При виявленні розбіжностей дані уточнюють повторною перевіркою товару. На кожній сторінці і листку опису вказують кількість порядкових номерів записаних цінностей і загальну кількість їх натуральних показників прописом. На останній сторінці опису не можна залишати не заповнених рядків, їх закреслюють. Кожну сторінку опису підписують всі члени інвентаризаційної комісії. У кінці опису, на кожній сторінці інвентаризаційна комісія записує дані окремо по останній сторінці і в цілому по всьому опису. В кінці опису матеріально відповідальна особа (особи) дає підписку про те, що «всі цінності, наведені в даному інвентаризаційному описі, як по кількості, так і по масі і ціні комісією зняті в моїй (нашій) присутності з натури правильно, пропусків цінностей немає, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю (не маємо). Цінності, що перераховані в опису, знаходяться на моєму (нашому) відповідальному зберіганні» [24].

Товарно-матеріальні цінності, що належать іншим підприємствам і знаходяться на відповідальному зберіганні, підлягають інвентаризації одночасно з власними цінностями. На них складають окремий опис, в якому роблять посилання на документи, що підтверджують прийом лих цінностей на відповідальне зберігання.

Після закінчення зняття фактичних залишків матеріально відповідальні особи або інші працівники аптеки проводять суцільну перевірку проставлених цін, стосовно чого на кожній сторінці опису роблять відповідні відмітки.

Тара і допоміжні матеріали підлягають інвентаризації аналогічно за видами і цільовим призначенням.

До вирішення питання про списання непридатні товари, тару і інші цінності зберігають окремо. Після затвердження акту неякісні товари (медикаменти тощо) у присутності інвентаризаційної комісії знищують, про що роблять відмітку в акті.

Попередні результати інвентаризації по товарах, тарі і допоміжних матеріалах повинні визначатись інвентаризаційною комісією на місці, негайно після закінчення інвентаризації і до відкриття аптечного закладу. Кінцеві результати повинні бути встановлені на складах і базах не пізніше 7 днів, в роздрібних аптечних установах - не пізніше 3 днів, в дрібнороздрібній мережі - не пізніше 1 дня після зняття фактичних залишків. При виявленні розбіжностей по товару потрібно перевірити, чи відповідають вони розміру природного убутку за міжінвентаризаційний період. Розрахунок природного убутку лікарських засобів додають до матеріалів інвентаризації.

Послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризаційного процесу можна представити у вигляді схеми (рисунок 2. 11).

Рисунок 2.11 - Послідовність визначення результатів інвентаризації

Порядок регулювання інвентаризаційних різниць залежить від характеру та причин виявлених лишків або недостач, втрат та псування майна.

У процесі інвентаризації визначається фактична наявність цінностей, виявляються відхилення від даних книг обліку і причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом з висновками робочої комісії здають до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія складає звірювальну відомість, в якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці; здійснюється розрахунок при­родної нестачі (у виняткових випадках з особливого дозволу керівника робляться уточнювальні записи, наприклад, знайдена арифметична помилка або інші неточності у роботі); визнача­ються кінцеві результати інвентаризації.

Якщо вартість нестач перевищуватиме вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально відповідальних осіб.

Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущений тільки по товарно-матеріальних ціннос­тях одного і того ж найменування і в такій же кількості за умови, що лишки і нестачі утворилися за один і той же період, що підлягав перевірці, та в однієї й тієї ж матеріально відповідальної особи.

З результатами проведеної інвентаризації складається протокол, у якому зазначаються стан складського господарства, результати проведеної інвентаризації, пропозиції про залік нестач і лишків при пересортиці, списуванні нестач у межах норм природного убутку, а також понад нормативні нестачі і втрати від порчі цінностей, запропоновані заходи щодо попередження нестач і втрат у подальшому. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затвер­джений у 5-денний термін керівником підприємства. Остаточну причину невідповідності фактичної наявності майна бухгалтерським даним встановлює лише адміністрація.

Результати інвентаризації після затвердження керівни­ком відображаються у бухгалтерському обліку підприємства у тому місяці, в якому проведена (закінчена) інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року. У пояснювальній записці до річного звіту підприємства, установи наводяться відомості про результати проведених протягом року інвентаризацій.

Порядок регулювання інвентаризаційних різниць наведено у таблиці 2.5.

Таблиця 2.5 – Відображення результатів інвентаризації запасів на рахунках бухгалтерського обліку

№ п/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1.	Надлишки	20, 22, 23, 24, 26, 28	719
2.	Нестачі в межах норм природного убутку	91, 23	20, 22, 23, 24, 26, 28

Продовження таблиці 2.5

1	2	3	4
3.	Нестачі понад норм природного убутку, винні в яких встановлені
3.1.	Відображається нестача понад норм природного убутку, винні в якій встановлені	947	20, 22, 23, 24, 26, 28
3.2.	Відображається нестача на позабалансовому обліку	072
3.3.	Відображається заборгованість винної особи з відшкодування збитків	375	716
3.4.	Списується з позабалансового обліку нестача, винні в якій встановлені		072
3.5.	Відображається заборгованість перед бюджетом з ПДВ	716	641
3.6.	Відображається заборгованість перед бюджетом	716	642
3.7.	Відображається відшкодування матеріального збитку винною особою	30, 31, 66	375
3.8.	Списуються на фінансовий результат доходи і витрати, пов'язані з нестачею запасів	79 716	947 79
4.	Нестачі понад норм природного убутку, винні в яких не встановлені
4.1.	Відображається нестача	947	20, 22, 23, 24, 26, 28
4.2.	Враховується нестача у позабалансовому обліку	072
4.3.	Відображається заборгованість з ПДВ	949	641
4.4.	Списуються витрати, пов'язані з нестачею на фінансовий результат	79 79	947 949

Результати інвентаризації комісія оформляє протоколом. Він підписується головним бухгалтером та затверджується керівником. Виявлені у ході інвентаризації інвентаризаційні різниці підлягають регулюванню, яке полягає у приведенні рахунків обліку матеріалів у відповідність їх фактичної наявності і визначенні джерел покриття нестач [21].