ВСТУП

Одна з найважливіших проблем в умовах переходу до ринкових відносин економіки України – це вдосконалення системи бухгалтерського обліку, звітності та аудиту, основним напрямком якого є застосування інформаційних систем та комп’ютерних технологій.

Обрана підприємством методика обліку запасів та впроваджена комп’ютерна інформаційна система обліку є важливим інструментом організації фінансово-господарської діяльності. Адже від технічних та функціональних особливостей обраної облікової програми залежить оперативність ведення обліку, збільшення рівня його деталізації, посилення контролю за достовірністю та правильністю облікової інформації на всіх етапах її обробки, підвищення якості медичного обслуговування населення, прискорення обороту оборотних коштів, ефективному використанню робочого часу працівників.

Особливість діяльності аптечних установ визначається специфікою обліковуваних запасів: сировини і матеріалів для виготовлення ліків, незавершене виробництво, готової продукції, запасів медикаментів та виробів медичного призначення для перепродажу, що мають безпосередній вплив на збереження та відновлення здоров’я людини, трудового потенціалу України.

Тому проблема впровадження комп’ютерних технологій в облік запасів аптеки являється актуальною та викликає особливий інтерес як із позиції методології обліку, інформаційних комп’ютерних технологій, нормативон-правового регулювання та соціальноспямованої політики держави.

Метою дипломної роботи є вивчення особливостей та узагальнення методологічних і організаційних засад ведення бухгалтерського обліку запасів аптечної установи в умовах функціонування інформаційних систем та автоматизованих робочих місць провізорів і бухгалтерів.

Поставлена мета завбачила послідовне вирішення таких завдань:

• визначено та охарактеризовано особливості діяльності Центральної районної аптеки №23 Філії ПОКП «Полтавафарм», розроблено та аналізовано техніко-економічні показники діяльності аптечної установи;

• визначено економічну сутність та методику організації обліку запасів на підприємстві;

• досліджено особливості інвентаризації запасів в аптеці;

• охарактеризовано порядок відображення операцій з обліку запасів в комп’ютерній програмі, яку використовує підприємство.

Об’єктом дипломного дослідження є економічна діяльність ЦРА №23 та організація обліку запасів в аптечній установі.

Предметом дослідження виділено методику обліку запасів в умовах функціонування інформаційних систем та автоматизованих робочих місць.

Теоретична основа дипломної роботи ґрунтується на наукових працях українських вчених та методично-довідкових матеріалах. Практичні елементи: опис діючих методів організації управління, обліку, автоматизації обліку, розробка економічних показників, факторних моделей – власні дослідження, сформовані на матеріалах Центральної районної аптеки №23 Філії ПОКП «Полтавафарм»: первинної документації, внутрішніх нормативних документів, статистичної та фінансової звітності.

Дипломна робота містить вступ, три розділи пояснюючої записки, висновки і пропозиції, список літературних джерел, додатки на підтвердження проведених досліджень.

У вступі зазначено актуальність обраної теми, поставлені до виконання задачі, визначено мету, об’єкт і предмет дослідження.

Перший розділ роботи містить характеристику економічної діяльності досліджуваного підприємства, техніко-економічний аналіз, опис організації обліку та управління на підприємстві, його нормативного забезпечення.

У другому розділі розглянуто основні теоретичні питання та методологію обліку запасів в аптечній установі. Визначено економічну сутність запасів, основні принципи оцінки запасів, оформлення первинних документів, обліку надходження та вибуття матеріальних цінностей, охарактеризовано специфічні особливості інвентаризації медикаментів в аптеці.

У третьому розділі розглянуто функціональні особливості комп’ютерної програми «1С:АНР-аптека», досліджено методи організації та техніко-інформаційне забезпечення автоматизованих робочих місць бухгалтера і провізора, визначено та описано порядок відображення в комп’ютерній програмі операцій з облік надходження та вибуття запасів в аптечній установі.

У висновках коротко описано результати дослідження економіко-фінансової діяльності підприємства, методику обліку запасів та автоматизації господарських операцій руху запасів.

За результатами проведених досліджень висунуто ряд рекомендацій та пропозицій.

Список літературних джерел містить перелік діючої законодавчо-нормативної бази, якою регламентується діяльність та організація обліку на підприємстві, статті наукової та методично-довідкової літератури, періодичної професійної літератури.

Розділ 1 економічно-організаційна характеристика підприємства

1.1 Загальна характеристика діяльності Шишацької центральної районної аптеки № 23

Становлення та розвиток соціально-орієнтованої ринкової економіки в нашій країні характеризується появою великої кількості закладів сфери медичних послуг та аптечних установ. Адже аптечний бізнес — одна з найприбутковіших сфер діяльності. На аптечний товар завжди і повсюди є попит, адже люди все ж не схильні економити на своєму здоров’ї. Проте аптечна установа повинна ставити за мету не лише отримання прибутку, основним завданням має бути забезпечення населення лікарськими засобами та виробами медичного призначення. Саме таку мету діяльності ставить перед собою Центральна районна аптека № 23 Філія Полтавського обласного комунального підприємства «Полтавафарм», відокремлений структурний підрозділ Полтавського обласного комунального підприємства «Полтавафарм». Філію аптеки створеного згідно з рішенням сесії Полтавської обласної ради 27 квітня 2004 р. шляхом реорганізації Полтавського обласного виробничого об'єднання «Фармація» Аптечний заклад діє на підставі Положення (додаток А), затвердженого наказом управління майном Полтавської обласної ради від 3 червня 2004 р. № 61 та зареєстрованого розпорядженням голови Полтавської районної державної адміністрації.

Філія ПОКП «Полтавафарм», аптека №23, знаходиться у поселенні міського типу Шишаки Полтавської області.

Повне найменування підприємства - Центральна районна аптека №23 Філія Полтавського обласного комунального підприємства «Полтавафарм», скорочене - ЦРА №23 Філія ПОКП «Полтавафарм».

Під аптечною установою слід розуміти не тільки невелике приміщення відведене під реалізацію медичних препаратів, але також аптечні склади, бази, об’єднання, асоціації, фірми, корпорації, які займаються реалізацією медикаментів та виробів медичного призначення.

Філія - це відокремлений підрозділ підприємства, що не має статусу

юридичної особи і здійснює свою діяльність від імені підприємства на підставі затвердженого положення на основі права оперативно-господарського використання майна. До складу філії входять структурні підрозділи: аптеки, аптечні пункти, аптечні кіоски:

- Аптека №47, с. Яреськи, вул.Леніна, 13;

- Аптека №83, с. Ковалівка, вул.Леніна, 8;

- Аптека №239, с. Сагайдак, вул. Купріяна Тутки, 2;

- Аптека №272, с. Гоголево, вул.Гоголя, 2;

- Аптека №287, с. Баранівка, вул. Свердлова, 28;

- Аптечний пункт, смт. Шишаки, вул. Легейди, 50;

- Аптечний кіоск, с. Михайлики, вул. Леніна, 24.

В обов’язки філії входить делегування фінансово - господарського (в межах наданих підприємством повноважень), організаційно-методичного керівництва аптеками, аптечними пунктами, аптечними кіосками, що входять до її складу. Групу особливого контролю за дотриманням правил торгівлі складають медичні препарати-прекурсори – наркотичні засоби, психотропні медикаменти. За строгим дотриманням законодавства підвідомчими підрозділами і слідкує ЦРА №23 - Філія ПОКП «Полтавафарм». До таких галузевих норм закону належить Закон України «Про лікарські засоби»; Перелік наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів, з обігом яких пов’язана діяльність, що підлягає ліцензуванню № 786; Порядок обігу наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів в державних і комунальних закладах охорони здоров’я України № 356; Правила виписування рецептів на лікарські засоби та вироби медичного призначення № 117 та інші діючі норми законодавства.

Центральна районна аптека утворена з метою ефективного використання спільного майна територіальних громад сіл, селищ і міст області, для підвищення якості забезпечення населення, закладів охорони здоров'я, підприємств, установ і організацій лікарськими засобами та виробами медичного призначення.

Предметом діяльності аптечних установ є здійснення роздрібної та оптової торгівлі лікарськими засобами та виробами медичного призначення, предметами санітарії, гігієни та догляду за хворими, дезінфекційними засобами, природними та штучними мінеральними водами, гомеопатичними лікарськими засобами, біологічно активними добавками, парафармацевтичною продукцією, продуктами харчування, продуктами лікувального, дитячого та дієтичного харчування, лікувально-косметичними засобами, парфумами, окулярною оптикою та іншими супутніми товарами, визначеними Міністерством охорони здоров'я України та інших засобів вітчизняного і зарубіжного виробництва населенню, закладам та установам охорони здоров'я, учбовим та дитячим закладам та іншим підприємствам, установам, організаціям, суб'єктам підприємницької діяльності - фізичним і юридичним особам, незалежно від форми власності, як за готівку, так і по безготівковому розрахунку.

Аптека має право виготовлення, зберігання, перевезення, придбання, пересилання, відпуск, знищення наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів; виробництво лікарських засобів в умовах аптек Філії за індивідуальними рецептами лікарів, вимогами закладів охорони здоров'я, зверненнями окремих громадян та часто повторюваними прописами.

Одним із предметів діяльності аптеки є роздрібна торгівля ветеринарними лікарськими засобами та засобами ветеринарної медицини, закупка лікарських засобів та виробів медичного призначення по довіреності підприємства та інші, передбачені положенням (додаток А).

Майно філії становлять основні фонди та оборотні кошти, а також інші цінності, вартість яких відображається в окремому балансі філії та входить в загальну фінансову звітність Полтавського обласного комунального підприємства «Полтавафарм».

Шишацька ЦРА №23 планує та погоджує свою діяльність з ПОКП «Полтавафарм» у відповідності до кон'юнктури ринку та економіко-правової ситуації, в рамках, визначеної стратегії діяльності й інтересах в цілому. Аптека вправі вступати у взаємовідносини з юридичними та фізичними особами на договірних засадах що до купівлі-продажу, товарів робіт та послуг, реалізовувати медикаменти за цінами та тарифами, які встановлює самостійно, згідно з умовами економічної діяльності, а, у випадках, передбачених чинним законодавством - за цінами, які підлягають державному регулюванню. Самостійно визначає свою структуру, за погодженням з «Полтавафарм» має право створювати аптеки, аптечні пункти і аптечні кіоски та затверджувати положення про них.

Колективним договором регулюються виробничі трудові і економічні відносини трудового колективу з адміністрацією питання охорони праці, соціального розвитку, участі працівників у використанні прибутку підприємства.

Для здійснення виробничої діяльності аптеки існує штат робітників, який має управлінську та виконавську складові. Перелік посад, необхідних для успішного виконання виробничих завдань, регламентується штатним розкладом підприємства, який розробляється ним самостійно (додаток Б).

Центральним елементом організаційного механізму є структура управління, за допомогою якої поєднуються різні сторони діяльності підприємства (технічна, економічна, виробнича, соціальна), регламентуються внутрішні виробничі зв’язки і досягається стійка система службових взаємовідносин між структурними підрозділами і працівниками апарату управління. Тобто, від структури управління значною мірою залежить дієвість усього господарського механізму.

Побудова управління підприємства здійснюється шляхом організаційного проектування. Під організаційною структурою управління слід розуміти впорядковану сукупність взаємопов’язаних елементів системи, що вивчає поділ праці та службових зв’язків між структурними підрозділами і працівниками апарату управління з підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень [49].

Організаційну структуру становлять:

• кількість і види ланок управління на його кожному рівні;

• взаємне розміщення, зв’язки, підпорядкованість цих ланок;

• завдання, права, зобов’язання, повноваження і відповідальність кожної ланки в межах виконання загальних та спеціальних функцій управління;

• чисельність і професійно-кваліфікаційний склад працівників.

Організаційна структура управління Центральної районної аптеки № 32 зображена на рисунку 1.1.

Рисунок 1.1 - Організаційно-управлінська структура ЦРА №23 Філії ПОКП «Полтавафарм»

Дана структура є лінійно-функціональною з штабним елементом, за якої лінійне підпорядкування всіх питань, пов’язаних з управлінням даним об’єктом, поєднується з функціональним управлінням. Дана система забезпечує ефективне

та раціональне поєднання лінійного управління з консультаційним обслуговуванням з боку функціональних служб без порушення прав і обов’язків лінійних керівників.

Кожний працівник може одержати при цьому обов’язкові для нього вказівки від інших службових осіб однакового з ним або вищого рангу. Ці вказівки стосуються тільки техніки, технології чи організації праці, але ні в якому разі не можуть стосуватись всієї діяльності працівника, а також його адміністративної діяльності. Проте за лінійно-функціональних систем часто виникають проблеми взаємовідносин лінійних керівників і спеціалістів, зокрема безвідповідальності під час прийняття та виконання управлінських рішень. Ці недоліки можна усувати за умов чіткого розмежування обов’язків, прав і відповідальності керівних працівників. Відповідні керівні особи на підприємстві мають наступні обов’язки.

Управління філією здійснює завідувач, який призначається на посаду та звільняється з посади директором ПОКП «Полтавафарм».

Як бачимо із вищенаведеної схеми управлінської структури, завідувач вирішує питання діяльності філії в межах повноважень, наданих цим Положенням, довіреністю, наказами директора комунального підприємства «Полтавафарм» та посадовою інструкцією. Завідувач призначає і звільняє працівників філії, крім заступників завідувача філії та головного бухгалтера філії, яких обирає директор. Завідувач вправі приймати рішення та видавати накази з питань діяльності філії в межах наданих повноважень, несе повну відповідальність за високоефективну організацію роботи, загальний стан фінансово-господарської діяльності, організовує контроль якості та зберігання лікарських засобів та виробів медичного призначення.

Завідувач забезпечує можливість належного виконання покладених обов’язків головним бухгалтером та підвідомчих останньому інженера-програміста та бухгалтерів – спеціалістів. Завідуючому підпорядковані також фармацевти, технічний відділ та заступник завідуючого.

До повноважень заступника завідуючого належить організація та забезпечення належних умов роботи всіх структурних підрозділів філії, зокрема, контроль та організація роботи завідувачів підвідомчих аптечного пункту та аптечного кіоску, завідувачів аптек № 47, 83, 239, 272 та 287.