1.Подготовительный этап

На подготовительном этапе материально-ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на … (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Это связанно с тем, что проведение инвентаризации не всегда совпадает с днем составления реестров (отчетов).

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности на получение имущества.

Рабочая комиссия обязана опломбировать места хранения ценностей, проверить исправность всех весоизмерительных приборов.

2.Натуральная и документальная проверка

На данном этапе проверяется фактическое наличие имущества и обязательств. Проверка осуществляется сплошным методом.

Для подтверждения фактического наличия имущества, находящегося в других организациях (в аренде, на ответственном хранении, на комиссии, на переработке), от этих организаций в ходе инвентаризации следует получить расписки (экземпляр инвентаризационной описи).

Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной- акт инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены 6 типовых форм описи и 8 типовых форм акта.

Описи или акты составляются в двух экземплярах. Количество экземпляров в некоторых случаях может быть увеличено. К таким случаям относятся:

• Наличие арендованного имущества

• Наличие имущества, находящегося на ответственном хранении

• Наличие товаров, принятых на комиссию

• Наличие материалов, полученных на переработку

• Проведение инвентаризации в обособленном подразделении организации

• Инвентаризация, проводимая в связи с чрезвычайными обстоятельствами (если произошла кража- 1 экземпляр необходимо передать в полицию).

Описи или акты заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены страниц. На каждой страницы описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах) эти ценности показаны. Такая запись не позволит внести изменения в документ после его подписания.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не допускается незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.