1.3 Нормалізація та моделювання бази даних
Концептуальна модель інформаційної системи «Інвентаризація» зображена в додатку А.
Мета логічного етапу проектування – організація даних, виділених на етапі інфологічного проектування у форму, прийняту в обраній СУБД. Задачею логічного етапу проектування є відображення об'єктів предметної області в об'єкти використовуваної моделі даних, щоб це відображення не суперечило семантиці предметної області і було по можливості найкращим (ефективним, зручним і т.д. Логічна модель інформаційної системи «Інвентаризація» має вид, зображений на рис. 2.
Рис. 2 – Логічна модель
1.4 Опис програмного середовища
Microsoft Access є настільної СУБД реляційного типу, що має всі необхідні засоби для створення професійної бази даних. Перевагою Access є те, що вона має дуже простий графічний інтерфейс, що дозволяє не тільки створювати власне базу даних, але і розробляти прості і складні додатки. На відміну від інших настільних СУБД, Access зберігає всю інформацію в одному файлі, хоча і розподіляється по різних таблицях. Можна створити скільки завгодно таблиць, використовуючи потрібні правила. Найважливішим правилом, яке потрібно дотримувати, є те, що в базі даних потрібно зберігати тільки необхідну інформацію, і при цьому всі дані повинні зберігатися тільки один раз. Мати в таблицях поля з дублюючими даними погано, тому що це дуже неефективний спосіб збереження даних. І не тільки тому, що вони займають зайве місце в пам'яті, хоча і спостерігається зниження цін на мікросхеми пам'яті. Основна причина – це те, що такі дані довго вводити і важко аналізувати. Якщо випадково при введенні значення користувач зробив граматичну помилку або навіть просто ввів зайвий пробіл, то при запитах і угрупованнях таке значення буде розглядатися як самостійне, і рядок, що містить це значення, не потрапить у потрібну групу або просто не виведеться на екран. Саме тому при проектуванні структури бази даних намагаються уникати повторення даних і створюють для них окремі таблиці. Цей процес називається нормалізацією. Якщо правильно визначені поля таблиць, то зв'язки між ними Access установить сама. Для цього потрібно, щоб поля в зв'язаних таблицях, що містять співпадаючі дані мали однакове найменування і типи даних, що співпадають.
Microsoft Access – це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення й обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації.
2 Керівництво програміста
2.1 Таблиці
Було створено такі таблиці: «Інвентарі», «Кабінети», «Видача», «Списання».
Таблиця «Інвентарі», створена для збереження переліку інветаря (рис.3).
Рис.3 – Структура таблиці «Інвентарі»
Таблиця «Кабінети» містить інформацію про кабінети та їх завідувачів (рис.4).
Рис.4 – Структура таблиці «Кабінети»
Таблиця «Видача» містить інформацію про виданий (рис. 5).
Рис. 5 – Структура таблиці «Видача»
Таблиця «Списання» містить інформацію про списаний (рис. 6).
Рис. 6 Структура таблиці «Списання»
2.2 Запити
Запити – це гнучкий і зручний засіб доступу до даних, важливою властивістю якого є те, що при створенні результуючої таблиці можна не тільки вибирати інформацію з бази, але й обробляти її. При роботі запиту дані можуть упорядковуватися (сортуватися), фільтруватися (відсіюватися), об'єднуватися, розділятися, змінюватися, і при цьому ніяких змін у базових таблицях може не відбуватися.
Запит «Дата списання на отчот» здійснює пошук в таблиці списання інвентарю по даті, яку вводить адміністратор (рис. 7).
Рис.7 – Запит «Дата списання на отчот»
Запит «На кому числетса» виводить інформацію про інвентар, за який відповдає певна особа (рис. 8).
Рис. 8 – Запит «На кому числетса»
Запит на вибірку «Отчот по видачі» забезпечує пошук введеного завідувача кабінету та виводить інформацію про те, що йому було видано сьогодні (рис. 9).
Рис. 9 – Структура запиту «Отчот по видачі»
Запит на вибірку «На отчот по видачі за датою» здійснює вибірку інвентарю за датою (рис. 10).
Рис. 10 – Запит «На отчот по видачі за датою»
Запит на вибірку «Пошук по кому числетса по ПІБ» за введеним прізвищем завідувача кабінету виводить інформацію про те, за який інвентар відповідає визначений працівник (рис. 11).
Рис.11 – Запит «Пошук по кому числетса по ПІБ»
Запит на вибірку «Пошук на складі по імені інвентаря» здійснює пошук на складі за назвою інвентаря (рис. 12).
Рис. 12 – Запит «Пошук на складі по імені інвентаря»
Умовний запит «Пошук списаного сьогодні для звіту» здійснює пошук в таблиці списання за назвою інвентаря та при умові, що він був списаний сьогодні.
(рис. 13).
Рис.13 – Умовний запит «Пошук списаного сьогодні для звіту»
Запит «Пршук на формі списання» на вибірку здійснює пошук в таблиці списання за назвою інвентаря (рис. 14).
Рис. 14 – Запит «Пршук на формі списання»
В інформаційній системі створено наступні запити на оновлення.
Запит на оновлення «В ремонті да/нє» виводить на екран інформацію про те, чи знаходиться в ремонті інвентар з введеною назвою (рис. 15).
Рис. 15 – Запит «В ремонті да/нє»
Запит на оновлення «Видалено да/нє» повідомляє, чи виданий інвентар зі складу. Структуру його показано на рис. 16.
Рис. 16 – Запит «Видалено да/нє»
Запит на оновлення «Оновити списання» видає інформацію про кількість виданого зі складу інвентарю та оновлює кількість інвентаря, що залишився на складі. Структура запиту зображена на рис. 17.
Рис. 17 – Запит «Оновити списання»
Запит на оновлення «Оновити якшо повернули» оновлює кількість інвентаря в таблицях «Інвентар» та «Видача після повернення інветаря на склад». Структура його зображена на (рис. 18).
Рис. 18 – Запит «Оновити якшо повернули»
Запит на оновлення «Оновлення якшо видано певну кількість» оновлює кількість інветаря на складі після видачі в кабінет. Структуру його можна переглянути на рис. 19.
Рис. 19 – Запит «Оновлення якшо видано певну кількість»
Запит на оновлення «Повернення на склад» оновлює інформацію після повернення інвенаря на склад. Структура йогозображена на рис. 20.
Рис. 20 – Запит «Повернення на склад»
Запит на оновлення «Списано да/нє» видає інформацію про списаний інвентар (рис. 21).
Рис.21 – Запит «Списано да/нє»
Запит на видалення «Вилучення інвентаря», який видаляє інвентар (рис.22).
Рис.23 – Запит «Вилучення інвентаря»