Информационные системы как источник данных для экономического анализа

При решении задач экономического анализа важно представлять не только состав и структуру исходной информации, но и её представление. Приход материалов на складе может быть представлен в виде стопки бумажных приходных накладных, сводной ведомости прихода в амбарной книге кладовщика, электронной таблицы у него же на компьютере или наполненной структуры данных специализированной программы складского учёта. По составу и количеству исходной информации все эти три представления будут идентичны, но, при этом, они в совершено в разной степени пригодны для решения задач экономического анализа. Даже если отбросить архаичные способы представления учётной информации на бумажных носителях, простое внесение её в компьютер не есть ещё гарантия успеха. Так складская информация, будучи внесённой в обыкновенную электронную таблицу, не может быть использована для сравнения с данными, скажем, отдела продаж, поскольку у них неизбежно будут различаться наименования номенклатурных единиц.

Задача хранения информации в пригодном для экономического анализа виде решается посредством информационных систем, под которыми понимаются специализированные программные продукты обеспечивающие:

• Представление всей информации в виде записей в таблицах с заданной структурой.

• Установление функциональных связей между таблицами

• Ввод первичной информации в виде электронных документов

• Формирование алгоритмов обработки информации

• Вывод обработанной информации в виде электронных и бумажных документов.

Информационные системы способны обеспечивать жёсткую структурированность информации и использование сквозных аналитических признаков. Выражение «способны обеспечивать» не означает, что обязательно обеспечивают. Специалисты по закупке и продавцы товара в рамках информационной системы оперируют общим номенклатурным справочником, но, действуя по собственному усмотрению, они могут одной и той же номенклатурной позиции дать каждый своё наименование, что сведёт «способность» информационной системы на нет. Обеспечена она может быть только регламентом работы пользователей.

Информационные системы могут решать как задачи ведения всего комплекса задач учёта на предприятии, так и отдельных его блоков:

• Бухгалтерский учёт. Системы этого класса обеспечивают ввод первичных бухгалтерских документов, отражение их на бухгалтерском плане счетов и получение стандартной бухгалтерской отчётности. Примером такой системы является 1С Бухгалтерия.

• Логистический учёт. Система позволяет учитывать приход товара, его движение по складам и реализацию покупателю. Существую как простейшие системы торгового учёта (1С Торговля), так и изощрённые системы управления товаропотоком, включающие не только функции учёта, но и прогнозирования.

• Кадровый учёт. Учёт движения кадров, изменения квалификации и расчёт оплаты труда (1С Кадры).

• Производственный учёт. Системы могут поддерживать как простейший учёт движения материалов в производстве (1С Производство), так и поддержку стандарта MRP II (Manufacture resource planning), обеспечивающего учёт и планирование материальных, трудовых ресурсов и средств производства.

• Маркетинговый учёт. Система поддерживает учёт информации о взаимоотношениях с потребителями – CRM (Customer relationship management).

• Управленческий учёт. Системы позволяют вести учёт и планирование всех финансовых операций в различных управленческих разрезах. Простейшим представителем является 1С Финансовое планирование. Полноценные системы (Инталев Корпоративный менеджмент) позволяют решать весь комплекс задач функционального и процессного бюджетирования.

• Универсальные системы решают весь спектр перечисленных выше задач. К таким принадлежат 1С Управление промышленным предприятием, Галактика. Они не поддерживают стандарт MRP II и обеспечивают не весь спектр задач управленческого учёта. Поэтому, будучи универсальными, они не относятся к классу ERP (Enterprise resource planning) систем, каковыми являются Microsoft Dynamics, Oracle Business Suite, SAP R3.

Резюме.

1. Наличие информационной системы само по себе не гарантирует получение качественной исходной информации для экономического анализа. Качество гарантируется соблюдением технологических требований к эксплуатации этой системы.

2. Информационные системы могут содержать не всю необходимую информацию, а только в соответствие с решаемым классом задач.