38Табличный процессор ms Excel: специальные средства обработки данных табличного процессора ms Excel. Средства первичной обработки данных ms Excel
Преимуществом электронных является гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о то, какую именно ячейку выбрать для размещения информации. Однако данная «свобода» имеет и обратную сторону: зачастую за нее приходиться платить на дальнейших этапах работы, когда возникают проблемы с выполнением тех или иных операций по автоматизированной обработке данных. Не секрет, что логика таких операций предполагает наличие жестко формализованной структуры у исходной информации. Одним из способов решения этой проблемы в Excel являются списки.
Список- это содержащаяся в рабочем листе Excel таблиц, данные, в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа (число, текст, дата и т. п.). Список состоит из трех основных структурных элементов:
запись- это полная строка таблицы, содержащая связанную информацию о данном объекте списка. Каждая запись состоит из элементов и должна содержать полное описание конкретного элемента.
Поля- это отдельные элементы данных в записи. Фамилия, имя, отчество, адрес, телефонный номер сотрудника и т. д. – все это поля в записи. Каждое поле в записи может стать объектом поиска или сортировки.
Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки – это метки (с названиями) соответствующих полей. MS Excel использует их при сортировке, поиске и формировании отчетов по спискам.
Поля списка могут иметь имена, которые должны располагаться в первой строке таблицы. (Табл. П. 1.1)
Для создания нового пользовательского списка нужно:
Выбрать команду Параметры►Списки;
В поле списки выбрать элемент Новый список;
В поле Элементы списка пользовательский список и нажать клавишу Enter;
Щелкнуть кнопку Добавить;
Щелкнуть кнопку ОК. (Табл. П. 1. 2)
При выполнении операций с данными, например при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, а элементы списков при организации базы данных преобразуются следующим образом:
Столбцы списков становятся полями базы данных.
Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.
Каждая строка списка преобразуется в запись данных.
В Excel возможна сортировка по одному или нескольким ключевым полям, в том числе с подведением общих итогов и промежуточных итогов по группам записей.
Если из общего списка необходимо выбрать лишь часть информации, соответствующую некоторым условиям, то следует провести фильтрацию данных. Для простых условий фильтрации часто бывает достаточно средств Автофильтра.
Для отбора строк списка по сложным критериям, например таким, которые содержат вычисляемые выражения, а также для размещения результатов фильтрации в произвольном месте рабочего листа служит команда меню Данные►Расширенный фильтр.
Сводные таблицы - средство обработки и представления данных, намного превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами. Это интерактивная таблица на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений (а не только суммирование!). для построения сводной таблицы используются запросы к внешним базам данных. Для этого применяется техника запросов по образцу, и в данном случае списки обязательно должны содержать имена полей и первой строке.
Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (команда меню Данные ►Сводная таблица…). Режим мастерасостоит и четырех последовательных этапов, в ходе которых пользователь в режиме диалога задает параметры построения сводной таблицы:
первый и второй шаги - выбор источника данных;
третий- создание макета сводной таблицы: определение полей сводной таблицы и их ориентации, выбор функции суммирования (сведения) для полей данных; [3, с. 225-226]
четвертый- определение размещения сводной таблицы.
Ускоренный ввод повторяющихся данных осуществляется с помощью средства Автодополнение. Как только начать вводить данные в поле, Excel последовательно сравнивает каждый введенный символ с данными других полей этого же столбца. Если начальные символыввода аналогичны какому-либо предыдущему полю, Excel выдвигает предположение, что вы хотите ввести тот же элемент, что и раньше, и самостоятельно заполняет остальную часть. Такое сравнение применяется только к ячейкам с текстом. ( Инструмент Автодополнениеигнорирует числовые и временные значения, а также даты).
Если надо повторить предыдущий элемент, необходимо просто нажать клавишу Emer (или одну из клавиш со стрелками), это приведет к вставке в ячейку значения, предлагаемого средством Автодополнение. Кроме того, Excel предложит какой-либо расположенный выше элемент только в том случае, если на основании ввода можно будет выбрать только одну уникальную запись. Чтобы отключить средство Автодополнение, надо выбрать команду Сервис►Параметры и передать на вкладку Правка. Затем убрать флажок в окне управления Автозаполнение значений ячеек и щелкнуть на кнопке ОК для сохранения новых установок и продолжения редактирования.
Одной из наиболее часто встречаемых и утомительных разновидностей ввода является ввод последовательностей чисел или дат в столбец или строку. Средство Автозаполнение Excel может выполнить эту работу, автоматически заполняя ячейки информацией по мере перетаскивания указателя мыши вдоль столбца или строки. Автозаполнение можно использовать для копирования формул и значений, ввода дней недели и месяцев года или других наборов чисел и дат. С его помощью можно вводить даже названия категорий, номера разделов и другую информацию.
Применение средства Автозаполнение позволяет выполнить следующие действия:
копирование данных из одной или нескольких ячеек. (Если выделенные данные не распознаются программой как последовательность, например, при выделении ячейки с текстом, средство Автозаполнение копирует их туда, куда перетаскивается указатель мыши).
Копирование параметров форматирования или значений в ячейки строки или столбца. Обычно это средство копирует как значение, так и параметры форматирования исходной ячейки. Чтобы выбрать только значение или только параметры форматирования, надо выделить ячейку и в момент перетаскивания указателя держать нажатой правую кнопку мыши. Отпустив кнопку мыши. Выбрать одну из опций Заполнить форматы или Заполнить значения.
Заполнение рядов данных. Если ввести дату в легко распознаваемом формате, Excel автоматически заполнит ряд. Средство Автозаполнение распознает как длинные, так и сокращенные записи дней недели или месяцев.
Заполнение рядов числовых значений. Чтобы заставить программу увеличить, а не копировать число, надо держать в момент перетаскивания нажатой клавишу Ctrl.
Заполнение рядов пронумерованными элементами.
Заполнение пользовательских списков. Надо ввести первый элемент списка, затем применить инструмент автозаполнения для добавления оставшихся элементов списка.
Заполнение трендовых рядов. Для применения этой опции необходимо сначала выделить большое количество ячеек, а затем перетащить их с нажатой правой кнопкой мыши, чтобы из открывшегося контекстного меню выбрать нужную опцию. (Эта опциянаходит основное применение при расчете показателей будущего, как рост объема продаж или задолженности в зависимости от текущих данных)
39Табличный процессор MS Excel: характеристика типов данных (текст, число, формула). Так как Excel – программа, работающая с таблицами, то здесь оперируют
различными данными. В электронных таблицах используют, как правило,
следующие типы данных: текст – это любая последовательность символов; число
– это числовая константа; формула – это выражение, состоящее из числовых
величин и арифметических операций (Пример: =А5/Н8*12); функции – это
запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся
последовательности вычислений (Например, функция автосуммирования может
быть представлена следующим образом: =СУММ(А1: А4)).
40Табличный процессор MS Excel: формат ячейки. Назначение формата… Выделите ячейку (диапазон ячеек).
Выберите команду "Формат"-"Ячейки" (Ctrl+1). Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
В появившемся окне диалога введите нужные параметры форматирования.
Нажмите кнопку "Ок"
Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат.
Удаление формата
Выделите ячейку (диапазон ячеек).
Выберите команду "Правка"-"Очистить"-"Форматы".
Для удаления значений в ячейках надо выбрать команду "Все" подменю "Очистить".
Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.
Форматирование с помощью панелей инструментов
Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов "Форматирование". Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку мышью. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.
Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку "Формат по образцу" панели "Форматирование".
41. Использование формул в MS Excel: правила записи формул; арифметические операторы, операторы сравнения, текстовые операторы. 1 Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений.
2. Ввод формулы начинается со знака “=”. Этот знак вводится с клавиатуры.
3. После ввода знака “=” Excel переходит в режим ввода формулы. В этом режиме, при выделении какой-либо ячейки, ее адрес автоматически заносится в формулу. Это позволяет избавить пользователя от необходимости знать адреса ячеек и вводить их в формулу с клавиатуры.
4. Находясь в режиме ввода формулы, вы последовательно указываете левой кнопкой мыши на ячейки, хранящие некие числовые значения, и вводите с клавиатуры знаки операций между исходными значениями.
§ Знаки операций должны вводиться между адресами ячеек.
§ Удобнее вводить знаки операций с правого цифрового блока клавиатуры. Чтобы этот блок работал в нужном режиме, индикатор <Nun Lock> должен быть включен.
5. Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы.
§ <Enter> завершает ввод формулы, и переводит курсор в следующую ячейку.
§ “Зеленая галочка” на панели ввода формулы завершает ввод формулы, и оставляют курсор в той же ячейке.
Все математические функции описываются в программах с помощью
специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан
в таблице.
Оператор Функция Пример
+ сложение =A1+1
- вычитание =4-С4
* умножение =A3*X123
/ деление =D3/Q6
% процент =10%
Текстовый оператор соединения
Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании
образца документа не вносить, например, каждый раз в ручную даты –
программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.
42Функции в MS Excel. Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с
электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является
операция сложения. Воспользуемся этой операцией для демонстрации
преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в
формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или
минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:
=B1+B2+B3+C4+C5+D2.
Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому
кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы
быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь
задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или
из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака
равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей
и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим
образом: =СУММ(B1:B3;C4:C5;D2). Если сравнить запись формул, то видно, что
двоеточием здесь обозначается блок ячеек, запятой разделяются аргументы
функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов
для функций целесообразно, поскольку оно во-первых, нагляднее, а во-вторых,
при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе.
Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно
записать так: =СУММ(А1;А2;А3;А4). Или то же самое другим способом:
=СУММ(А1:А4).
43Адресация в MS Excel: ссылки в формулах и функциях. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel. Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой. Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
44. Табличный процессор MS Excel: построение диаграмм, стандартные типы диаграмм. Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но
если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы и
графики. Такую возможность дает Excel. В Excel есть два различных способа
сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным: это,
во-первых, "внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "диаграммные страницы".
Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую
страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются
новые графические файлы.
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.
Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.
Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма (рис. 12.7). Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки
Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.
Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:
название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);
отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);
отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);
описание построенных графиков (вкладка Легенда);
отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);
представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.
Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист (рис. 12.8)
Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.
Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.
Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка > Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу DELETE.
45. Базы данных: информационные системы; реляционные и нереляционные системы баз данных; возможности СУБД. Информационная система — это совокупность базы данных и всего комплекса аппаратно-программных средств для ее хранения, изменения и поиска информации, для взаимодействия с пользователем. Информация в базах данных может быть организована по разному. Чаще всего используется табличный способ. Базы данных с табличной формой организации называются реляционными БД. Данные – любые сведения о какой-либо сущности (объекте, событии, процессе), хранящиеся в памяти компьютера. База данных – совместно используемый определенным количеством пользователей набор логически связанных данных (и описание этих данных), предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации. База данных – единое хранилище данных, которое однократно определяется, а затем используется одновременно многими пользователями. В совокупности описание данных называется системным каталогом, или словарь данных, а сами элементы описания принято называть метаданными, т.е. «данными о данных». При анализе информационных потребностей организации или процесса следует выделить сущности, атрибуты и связи. Сущностью называется отдельный тип объекта (человек, место или вещь, понятие или событие), который нужно представить в БД. Атрибутом называется свойство, которое описывает некоторую характеристику рассматриваемого объекта. Связь – это то, что объединяет несколько сущностей. СУБД – программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также осуществлять к ней контролируемый доступ. СУБД – это программное обеспечение, которое взаимодействует с прикладными программами пользователя и базой данных и обладает следующими возможностями:
Позволяет создать базу данных, что обычно осуществляется с помощью языка определения данных (DDL – Data Definition Language). Язык DDL представляет пользователям средства указания типа данных и их структуры, а также средства задания ограничений для информации, хранимой в базе данных.
Позволяет вставлять, обновлять, удалять и извлекать информацию из базы данных, что обычно осуществляется с помощью языка манипулирования данными (DML – Data Manipulation Language). Наличие централизованного хранилища всех данных и их описаний позволяет использовать язык DML как общий инструмент организации запросов, который иногда называют языком запросов. Наличие языка запросов позволяет устранить присущие файловым системам ограничения, при которых пользователям приходится иметь дело только с фиксированным набором запросов или постоянно возрастающим количеством программ, что порождает другие, более сложные проблемы управления программным обеспечением. Наиболее распространенным типом непроцедурного языка является язык структурированных запросов (Structured Query Language – SQL), который в настоящее время определяется специальным стандартом и фактически является обязательным языком для любых реляционных СУБД.
Предоставляет контролируемый доступ к базе данных с помощью перечисленных ниже средств:
Системы обеспечения защиты, предотвращающей несанкционированный доступ к базе данных со стороны пользователей;
Системы поддержки целостности данных, обеспечивающей непротиворечивое состояние хранимых данных;
Системы управления параллельной работой приложений, контролирующей процессы их совместного доступа к базе данных;
Системы восстановления, позволяющей восстановить БД до предыдущего непротиворечивого состояния, нарушенного в результате сбоя аппаратного или программного обеспечения;
Доступного пользователям каталога, содержащего описание хранимой в БД информации.
Для решения проблемы «устранения» излишних данных в СУБД предусмотрен механизм создания представлений, который позволяет любому пользователю иметь свой собственный «образ» базы данных (представление можно рассматривать как некоторое подмножество БД). Например, можно организовать представление, в котором сотрудникам отдела контрактов будет доступны только те данные, которые необходимы для оформления договоров аренды
46.MS Access как реляционная СУБД. Информация в базах данных может быть организована по разному. Чаще всего используется табличный способ.
Базы данных с табличной формой организации называются реляционными БД.
В чем же их преимущество?
Главное достоинство таблиц — в их понятности. С табличной информацией мы имеем дело практически каждый день. Загляните, например в свой дневник: расписание занятий там представлено в виде таблицы, ведомость с оценками за четверти имеет табличный вид. Когда мы приходим на вокзал, смотрим расписание электричек. Какой вид оно имеет? Это таблица! А еще есть таблица футбольного чемпионата. И журнал учителя, куда он ставит вам оценки — тоже таблица.
Видите, как много примеров, и их еще можно продолжить. Мы настолько привыкли к таблицам, что обычно не требуется никому объяснять, как ими пользоваться. Ну разве что маленькому ребенку, который только учится читать.
В реляционных БД строка таблицы называется
записью, а столбец — полем. В общем виде
это выглядит так:
Каждое поле таблицы имеет имя. Например, в таблице «Игрушки» имена полей такие: НАЗВАНИЕ, МАТЕРИАЛ, ЦВЕТ, КОЛИЧЕСТВО.
Одна запись содержит информацию об одном объекте той реальной системы, модель которой представлена в таблице.
Например, одна запись о каком либо объекте — это информация об одной игрушке.
Поля — это различные характеристики (иногда говорят — атрибуты) объекта. Значения полей в одной строчке относятся к одному объекту. Разные поля отличаются именами. А чем отличаются друг от друга разные записи? Записи различаются значениями ключей.
Главным ключом в базах данных называют поле (или совокупность полей), значение которого не повторяется у разных записей.
В БД «Домашняя библиотека» разные книги могут иметь одного автора, могут совпадать названия книг, год издания, полка. Но инвентарный номер у каждой книги свой (поле НОМЕР). Он-то и является главным ключом для записей в этой базе данных.
Не всегда удается определить одно поле в качестве ключа. Вот, например, база данных, которая хранится в компьютере управления образования области. В ней содержатся сведения о всех средних школах районных центров в виде такой таблицы:
В такой таблице у разных записей не могут совпасть только одновременно два поля ГОРОД и НОМЕР ШКОЛЫ. Эти два поля вместе образуют составной ключ: ГОРОД-НОМЕР ШКОЛЫ. Составной ключ может состоять и более чем из двух полей.
С каждым полем связано еще одно очень важное свойство — тип поля.
Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях.
В реляционных базах данных используются четыре основных типа полей:
числовой;
символьный;
дата;
логический.
Числовой тип имеют поля, значения которых могут быть только числами. Например, в БД «Погода» три поля числового типа: ТЕМПЕРАТУРА, ДАВЛЕНИЕ, ВЛАЖНОСТЬ.
Символьный тип имеют поля, в которых будут храниться символьные последовательности (слова, тексты, коды и т.п.). Примерами символьных полей являются поля АВТОР и НАЗВАНИЕ в БД «Домашняя библиотека»; поле ТЕЛЕФОН в БД «Школы».
Тип «дата» имеют поля, содержащие календарные даты в форме «день/месяц/год» (в некоторых случаях используется американская форма: месяц/день/год). Тип «дата» имеет поле ДЕНЬ в БД «Погода».
Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: «да» — «нет» или «истина» — «ложь» или (по-английски) «true» — «false». Если двоичную матрицу представить в виде реляционной БД (табл. 6.4, 6.5), то ее полям, принимающим значения «О» или «1», удобно поставить в соответствие логический тип. При этом «1» заменится на значение «истина», «О» — на значение «ложь».
Итак, значения полей — это некоторые величины определенных типов.
От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить.
Например, с числовыми величинами можно выполнять арифметические операции, а с символьными и логическими — нельзя.
Для взаимодействия пользователя с базами данных используют системы управления данными (СУБД).
Принципы построения систем управления баз данных следуют из требований, которым должна удовлетворять организация баз данных:
Производительность и готовность. Запросы от пользователя базой данных удовлетворяются с такой скоростью, которая требуется для использования данных. Пользователь быстро получает данные всякий раз, когда они ему необходимы.
Минимальные затраты. Низкая стоимость хранения и использования данных, минимизация затрат на внесение изменений.
Простота и легкость использования. Пользователи могут легко узнать и понять, какие данные имеются в их распоряжении. Доступ к данным должен быть простым, исключающим возможные ошибки со стороны пользователя.
Простота внесения изменений. База данных может увеличиваться и изменяться без нарушения имеющихся способов использования данных.
Возможность поиска. Пользователь базы данных может обращаться с самыми различными запросами по поводу хранимых в ней данных. Для реализации этого служит так называемый язык запросов.
Целостность. Современные базы данных могут содержать данные, используемые многими пользователями. Очень важно, чтобы в процессе работы элементы данных и связи между ними не нарушались. Кроме того, аппаратные ошибки и различного рода случайные сбои не должны приводить к необратимым потерям данных. Значит, система управления данными должна содержать механизм восстановления данных.
Безопасность и секретность. Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного доступа к ним лиц, не имеющих на это права, от неавторизированной модификации (изменения) данных или их разрушения. Секретность определяется как право отдельных лиц или организаций решать, когда, как какое количество информации может быть передано другим лицам или организациям.
Одно из самых важных преимуществ современных СУБД состоит в логической и физической независимости данных. Например, база данных, реализованная в СУБД DBASE, физически содержит, как минимум, три файла. В то же время эту же базу данных можно перенести в СУБД Microsoft Access, где она физически разместится в одном файле. При этом логическая организация данных не изменится.
Развитие аппаратного и программного обеспечения, средств телекоммуникаций привело к тому, что на сегодняшний день наметился переход от традиционных баз данных, хранящих числа и символы объектно-реляционным базам данных, где каждая запись может содержать данные со сложным поведением. Пример тому развитие internet-технологий. Современный настольные компьютеры и программы просмотра Web - браузеры - позволяют осуществлять поиск в глобальной сети и просматривать большую часть мультимедийных данных.Далее на примере одной из самых распространенных систем управления базами данных - Microsoft Access входит в состав популярного пакета Microsoft Office - мы познакомимся с основными типами данных, способами создания баз данных и с приемами работы с базами данных.
47Архитектура СУБД MS Access: таблица; запрос; страница доступа к данным. Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства). Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Страницы. Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Правда, более коректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, посволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.