Текстовый процессор ms Word: таблицы, диаграммы.
Создание таблиц 1. Щёлкнуть в главном меню Вид | Панели инструментов | Таблицы и границы. 2. В панели Таблицы и границы щёлкнуть на кнопке Нарисовать таблицу. 3. При нажатой левой кнопке мыши сначала обозначить внешние границы таблицы. 4. Провести необходимые линии. 5. Для форматирования таблицы щёлкнуть в главном меню Формат | Границы и заливка. 6. В диалоговом окне выбрать вид и цвет границы. 7. Лишние линии можно стереть, выбрав в панели инструментов Таблицы и границы кнопку и выделить удаляемые линии в выбранном диапазоне.
Текстовый процессор Word позволяет вставлять таблицу в документ. Для этого служит меню Таблица. Также можно воспользоваться кнопкой Вставка таблицы на панели инструментов "Стандартная". На экране появится диалоговое окно Вставка таблицы, в котором можно установить количество строк и столбцов создаваемой таблицы. Для выбора одного из стандартных видов оформления таблицы можно воспользоваться кнопкой Автоформат, при нажатия на которую Word выведет на экран диалоговое окно Автоформат таблицы. Оформление таблицы осуществляется при помощи панели инструментов "Обрамление". Установку ширины столбцов (строк) можно регулировать при помощи маркера границы столбца (строки) или при помощи пункта Высота и ширина ячейки меню Таблица, который предоставляет дополнительные возможности по сравнению с установкой ширины столбцов путем установки маркера границы столбца (строки). Во-первых, можно задать ширину столбцов с большей точностью, а во-вторых, эта вкладка предоставляет гораздо больше возможностей по управлению шириной столбцов.
Для вставки нового столбца (строки) в любом месте таблицы вы можете воспользоваться пунктом Вставить столбец (строку) из меню Таблица. Выделим столбец и выполним команду вставки столбца; новый столбец будет вставлен слева от исходного. Вставка строки над исходной осуществляется аналогично. Для того чтобы удалить из таблицы целые столбцы (строки), выделите эти столбцы (строки) и выберите пункт Удалить столбцы (строки) из меню Таблица или пункт Вырезать из меню Правка. В процессе редактирования таблицы может понадобиться объединение или разбивка ячеек. Для объединения ячеек необходимо их выделить и выполнить команду Объединение ячеек из меню Таблица. Для разбиения ячейки нужно выделить ее, выполнить команду Разбить ячейку из меню Таблица, и в появившемся диалоговом окне указать количество столбцов, на которые будет разбита ячейка.
Пример Рассмотрим процесс создания таблицы следующего вида:
Выполним пункт Вставить из меню Таблица. В появившемся диалоговом окне установим количество строк - 5 и количество столбцов - 3. Выделим первые две ячейки первой строки таблицы и выполним команду Объединить ячейки. Таким же образом объединим ячейки 2-3 строки 4 и ячейки 1-3 строки 5. После этого при помощи панели инструментов "Обрамление" оформим таблицу так, чтобы 1-я ячейка 3-й строки не имела верхней и нижней линии, внешний контур таблицы был нарисован двойной толстой линией, а внутренние линии были двойными тонкими. Заполним таблицу соответствующим образом. Выделим ячейки, которым хотим изменить цвет и выполним пункт Обрамление и заливка из меню Формат. Word выведет на экран диалоговое окно Обрамление и заливка в котором, на вкладке Заливка, можно выбрать требуемый цвет ячейки. В документах Word можно использовать формулы, подсчитывающие сумму значений чисел в строке или столбце таблицы. Для этого установите точку вставки в ячейку, в которую вы хотите ввести формулу, и в меню Таблица выберите Формула. По умолчанию суммируются все значения, находящиеся выше точки вставки формулы для суммирования по столбцу или левее при суммировании по строке. Можно изменить диапазон ячеек для суммирования, указав явно диапазон их имен. Имя ячейки формируется из буквы, обозначающей столбец, и числа, задающего строку. Интервал суммирования задается путем ввода имен первой и последней ячеек, разделенных двоеточием, например "A2:B6". Нажатие на клавишу F9 обновит сумму после изменения значений в ячейках. Создание диаграммы из таблицы Microsoft Word Создайте таблицу в Microsoft Word. В верхнюю строку и левый столбец поместите соответствующие подписи, а остальные ячейки заполните числами. Выберите место создания таблицы. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Добавить таблицу . Выберите нужное число строк и столбцов перетаскиванием. Щелкните в любом месте таблицы. В меню Таблица выберите команду Выбрать, а затем — команду Таблица. В меню Вставка выберите команду Объект, а затем откройте вкладку Создание. В поле Тип объекта два раза щелкните на объект Диаграмма Microsoft Graph. Word отображает данные, которые введены в таблицу. Данная таблица называется таблицей данных. Данные на диаграмме можно изменять, щелкнув соответствующую ячейку в таблице и изменив ее содержимое. Чтобы возвратиться в Microsoft Word, щелкните соответствующий документ. Получение справочных сведений о диаграммах Для получения дополнительных сведений о работе с диаграммами, например инструкций по добавлению подписей значений, изменению масштаба осей и разрешению вопросов, связанных с диаграммами, используйте описанную ниже процедуру, чтобы вызвать справочную систему Microsoft Excel или Microsoft Graph. Для работы с диаграммами, созданными в Microsoft Graph или в Microsoft Excel, необходимо, чтобы данные приложения были установлены. В Microsoft Word дважды щелкните диаграмму. Меню и панели инструментов изменятся, чтобы отобразить меню и кнопки Microsoft Graph или Microsoft Excel.В меню Справка выберите команду Справка по Microsoft Excel или Справка по Microsoft Graph.
Текстовый процессор MS Word: текстовые эффекты и колонтитулы, графика в MS Word. Вставка рисунков и изменение их размеров 1. Щёлкнуть в главном меню Вставка | Рисунок | Картинки. 2. В диалоговом окне выбрать картинку из коллекции, щёлкнуть на кнопке Вставить. 3. Вывести указатель мыши на белый квадратик (маркер выделения) в углу рисунка и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, тащить наружу для увеличения рисунка или внутрь для уменьшения. При этом произойдёт пропорциональное изменение рисунка по ширине и высоте. Если тащить за середины сторон рисунка, он деформируется! В документы Word может быть импортирована графика самых разных форматов. Среди них широко распространенные форматы - BMP и PCX, а также TIF, EPS, GIF, PIC и другие. Для работы с этими форматами Word использует графические фильтры - программы, позволяющие интерпретировать и отображать на экране графику. Word позволяет вам легко поместить графический рисунок в документ. Для этого нужно вызвать пункт Рисунок из меню Вставка, после чего в появившемся диалоговом окне выбрать рисунок из списка стандартных или указать свой. Для изменения масштаба и положения рисунка необходимо поместить рисунок в кадр. Это можно сделать при помощи пункта меню Кадр из меню Вставка. Для работы с кадрами наиболее удобен режим просмотра страницы. В этом случае иллюстрация окажется вставленной в невидимую рамку, которую можно произвольно перемещать на экране. После помещения рисунка в кадр нужно выполнить пункт Кадр из меню Формат. Word выведет на экран диалоговое окно Кадр, в котором вы можете указать масштаб рисунка, расстояние между текстом и графикой, обрезать графическое изображение по краям или оставить вокруг него свободное пространство. В поле "Обтекание текста" можно установить режим обтекания рисунка текстом.
В состав редактора Word включены средства, которые позволяют создавать рисунки, состоящие из линий и геометрических фигур. Они могут быть успешно использованы для оформления приглашений, фирменных знаков, рекламных проспектов. Для создания таких иллюстраций служит панель инструментов "Рисование". С ее помощью можно легко и быстро создать простой рисунок.
Обтекание рисунков текстом 1. Щёлкнуть в главном меню Вставка | Рисунок | Картинки. 2. В диалоговом окне выбрать картинку из коллекции, щёлкнуть на кнопке Вставить. 3. Щёлкнуть на рисунке правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню строку Отобразить панель настройки изображения. 4. В панели Настройка изображения щёлкнуть на кнопке Обтекание текстом и выбрать тип обтекания 34. Текстовые эффекты При помощи Microsoft WordArt могут быть вставлены в документ объекты, содержащие преобразованный текст. Можно изменять форму надписей, растягивать их, оттенять. Для запуска этого приложения нужно вызвать пункт Объект из меню Вставкаи в списке диалогового окна выбрать строку Microsoft WordArt. Word выведет на экран окно программы WordArt. У верхнего края окна расположена панель управления. Поясним значение всех кнопок на ней и укажем функции, которые выполняются при их нажатии.
Форма |
Выбор формы изображения текстового фрагмента |
Шрифт |
Выбор вида шрифта |
Размер шрифта |
Выбор размера шрифта |
Полужирный |
Установка полужирного начертания |
Курсив |
Установка курсивного начертания |
Равная высота |
Установка одинаковой высоты прописных и строчных букв |
Поворот |
Поворот букв на 90 градусов |
Растянуть |
Растягивание текста по горизонтали и вертикали |
Выравнивание |
Центрирование текста |
Интервал между символами |
Выбор расстояния между отдельными символами |
Вращение |
Выбор параметров поворота текста |
Узор |
Выбор типа узора или цвета для букв текста |
Тень |
Наложение тени на текст |
Граница |
Выбор толщины линии, ограничивающей текст |
Вставка буквицы 1. Выделить первую букву абзаца. 2. Щёлкнуть в главном меню Формат | Буквица. 3. Выбрать положение буквицы и её параметры. 4. Щёлкнуть ОK.
Включение математических формул Большинство математических и других научных статей включают в себя теоремы, доказательства и уравнения, использующие особую математическую символику. Математические формулы, как правило, содержат многочисленные специальные символы и конструкции, а также используют особые правила расположения составных частей, почти не применяющиеся при работе с обычным текстом. Microsoft Word поставляется вместе с приложением Microsoft Equation, которое позволяет создавать математические формулы на экране и выводить их на печать. Для запуска Microsoft Equation нужно вызвать пункт Объект из меню Вставка, в появившемся диалоговом окне Вставка объекта выбрать вкладку "Создание", где в списке "Тип объекта" указать Microsoft Equation.
Панель инструментов "Формула" состоит из двух рядов кнопок. Перечислим их назначение в порядке следования построчно и слева направо.
|
Символы отношений, такие как равно или приблизительно равно |
|
Области и эллипсы |
|
Символы, подобные знакам дифференцирования или векторам |
|
Математические операции, такие как знаки умножения и деления |
|
Стрелки |
|
Логические символы, такие как кванторы |
|
Символы теории множеств, такие как пересечения или объединения множеств |
|
Разнообразные символы, такие как бесконечность и градус |
|
Строчные символы греческого алфавита |
|
Заглавные символы греческого алфавита |
|
Шаблоны для заключения вводимых объектов в круглые, квадратные или фигурные скобки |
|
Шаблоны для дробей и корней |
|
Шаблоны для вставки верхних или нижних индексов |
|
Шаблоны для суммирования |
|
Шаблоны для интегралов |
|
Шаблоны для подчеркивания и надчеркивания |
|
Шаблоны для надписей под или над стрелками |
|
Шаблоны для представления выражений теории множеств |
|
Шаблоны для матриц |
Вставка колонок 1. Выделить текст, который хотим разбить на колонки. 2. Щёлкнуть в главном меню Формат | Колонки. 3. Выбрать тип, количество колонок, их ширину и промежуток между ними. 4. Щёлкнуть ОK.
Колонтитулы При создании многостраничных документов почти всегда в верхней или нижней части страницы помещают дополнительную информацию, называемую колонтитулами. В колонтитулы можно поместить заголовок документа, номер страницы, дату, время и некоторые другие параметры. Меню для работы с колонтитулами вызывается путем выбора пункта Колонтитулы из меню Вид. Одна из причин применения разбиения документов на разделы - это необходимость иметь разные верхние и нижние колонтитулы в различных частях документа. Выделив каждую часть в отдельный раздел, вы получаете возможность установить для каждого из разделов колонтитулы, отличающиеся друг от друга. Чаще всего в колонтитулы помещают номера страниц документа. Для быстрой нумерации страниц выберите пункт Номера страниц из меню Вставка. Если на первой странице не должно быть номера, то удалите отметку в поле Номер на первой странице. В диалоговом окне Формат номера страницы Word предлагает вам выбрать один из вариантов расположения номеров страниц.
Текстовый процессор MS Word: автотекст, автозамена, поле, объект, работа с исправлениями. В текстовом процессоре Word существуют три способа быстрой вставки часто используемой текстовой или графической информации в документ, основанные на использовании Автотекста и Автозамены.
Автотекст позволяет многократно вставлять в документ ранее созданные объекты (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т. д.) с помощью команды Вставка►Автотекст (или вкладки Автотекст в диалоговом окне команды Сервис► Автозамена).
Word может самостоятельно улучшать внешний вид документов. Для этого после ввода всего текста нужно воспользоваться командой Формат► Автоформат. Эта команда накладывает на абзацы документа готовый набор атрибутов формата, что улучшает его внешний вид и придает единый стиль. Кроме того, команда Автоформат может автоматически произвести и некоторые замены текста в документе, например, заменить прямые кавычки парными. После применения команды Автоформат можно изменить общий вид документа с помощью библиотеки стилей Word.
Для настройки работы с командой Автоформат необходимо выполнить команду Формат►Автоформат, нажать кнопку [Параметры], или команду Сервис►Автозамена и на вкладке Автоформатустановить нужные флажки.
Word может автоматически изменять некоторые атрибуты формата в процессе ввода документа. Для этого следует выполнить команду Формат ►Автоформат кнопка [Параметры], или командуСервис ►Автозамена и в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Автоформат при вводе.
Текстовый процессор MS Word: режимы отображения документов; типы объектов в документах; этапы подготовки документов. В центре окна Microsoft Office Word 2010 размещается страница документа, в рабочей области которой происходит набор текста и размещение различных объектов (рисунков, таблиц, диаграмм). Страница может отображаться несколькими способами:
1Разметка страницы;
2Режим чтения;
3Веб-документ;
4Структура;
5Черновик.
6Рассмотрим их по порядку.
Разметка страницы
Разметка страницы – это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, и можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.
Выбор режима «Разметка страницы»
Используйте комбинацию клавиш <Alt+Ctrl+P>;
Вкладка «Вид» - группа «Режимы просмотра документа»;
Строка состояния – щелкните по значку «Разметка страницы» (первый справа).
Режим чтения
Этот режим предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства. Чтобы включить этот режим:
«Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Режим чтения»;
В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения».
В режиме чтения доступен ряд настроек, которые можно изменять. Для этого щелкните на панели быстрого доступа (в режиме чтения) по области «Параметры просмотра».
«Не открывать вложения на весь экран» - если включена эта опция, то вложения электронной почты будут раскрываться в окнах ограниченного размера. Рекомендуется для удобства работы оставлять этот пункт включенным;
«Увеличить размер текста» - позволяет увеличивать размер шрифта всего текста документа. Применяйте эту опцию, если для вас текст документа слишком мелкий. Если наоборот, используйте «Уменьшить размер текста». Один щелчок на данных областях изменяет размер шрифта на 2пт. То есть если шрифт был равен 12пт, то после щелчка (увеличение) он будет равен 14пт и наоборот;
«Показать одну страницу» - отображает одну страницу на экране. «Показать две страницы» - соответственно две;
«Показать печатную страницу» - позволяет увидеть страницу в виде, идентичном печатному. Используйте перед выводом документа на печать;
«Параметры полей» - позволяет задать параметры полей, что вполне оправданно, поскольку в режиме чтения зачастую обнаруживается ряд ошибок в их расположении, незаметных в стандартном режиме;
«Разрешить ввод» - позволяет править документ в режиме чтения (правда с весьма ограниченными возможностями);
«Исправления» - позволяет вести учет внесенных исправлений;
«Показать примечания и исправления» - если вам сначала надо прочитать весь текст перед правкой, а примечания вас отвлекают – отключите их. Затем, когда вы повторно будете читать документ, и вам надо будет ориентироваться на внесенные примечания, включите их;
«Показать исходный или измененный документ» - позволяет увидеть документ «до» и «после» внесения изменений.
Также в режиме чтения вы можете сохранить документ и распечатать его, используя кнопки «Сохранить» и «Печать».
Используя кнопку «Цвет выделения текста», можно выделять участки текста, представляющие для вас особый интерес. Причем вы можете добавить/убрать выделение цветом двумя способами:
Выделите участок текста, затем щелкните на кнопке;
Щелкните на кнопке, предварительно выбрав цвет в раскрывающемся окошке, и протяните курсор в форме стикера по искомому участку текста.
Используйте «Мини-переводчик, если вы работаете с документами, содержащими фрагменты текста на иностранном языке, либо для перевода небольших объемов текста (наиболее точный перевод).
При щелчке на кнопке «Сервис» открывается окно, с помощью которого можно:
«Справочники» - использовать справочники для поиска отдельных слов, их синонимов или антонимов;
«Цвет выделения текста» - выбрать цвет выделения текста, не задействуя соответствующую кнопку;
«Создать примечание» - создать примечание. Оно будет вынесено в правое поле, напротив редактируемого участка текста;
«Найти» - открывает окно «Найти и заменить на вкладке «Найти», в которой набирается искомый текст.
Выход из режима чтения
Для выхода из этого режима, в панели быстрого доступа щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите <Esc>.
Веб-документ
Данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети интернет.
Выбор режима «Веб-документ»
Вкладка «Вид» - «Режимы просмотра документа» - «Веб-документ»;
«Строка состояния» – «Веб документ».
Черновик
Данный режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией. Минимализм данного режима позволяет лучше сосредоточиться на наборе текста, и к тому же является наиболее экономным для ресурсов компьютера, что особенно актуально для бюджетных ПК (см. также КВ918793).
Выбор режима «Черновик»
«Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Черновик»;
«Строка состояния» - «Черновик»;
Комбинация клавиш <Alt+Ctrl+N>.
Настройка режима «Черновик»
Для экономии ресурсов компьютера включите использование шрифтов черновика.
«Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;
В области «Показывать содержимое документа» - включите пункт «Использовать шрифты черновика в режиме черновика и структуры», предварительно выбрав размер и тип шрифта.
Если вам необходимо видеть стили, используемые в документе:
«Файл» - «Параметры» - «Дополнительно»;
В области «Экран», в поле «Ширина полосы стилей в режиме черновика и структуры» введите число больше нуля, и в поле «Единицы измерения» выберите нужный пункт (всего пять).
Для того чтобы скрыть полосу стилей, введите ноль (единица измерения не имеет значения).
Структура документа
Если вы работаете со структурированным документом, рекомендуется использовать данный режим, поскольку он позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа. Работа происходит с абзацами, которым можно задать расположение и место в иерархии заголовков. При переходе в этот режим включается вкладка структура, а общий вид, становится чем-то схож на режим «Черновик».
Текст документа состоит из заголовков различных уровней и основного текста, их параметры можно регулировать. Рекомендуется заголовки предварительно отформатировать при помощи стилей.
Знаки «+» и «-», располагаются слева от текста заголовка и являются символами структуры. Плюс говорит о том, что в данном заголовке присутствует подзаголовок более низкого уровня, либо основной текст. Минус, напротив, сообщает о том, что внутри абзаца нет подзаголовков и основного текста. Напротив абзацев основного текста располагается кружок.
Выбор «Режима структура»
Вкладка «Вид» - в группе «Режимы просмотра документа» щелкните «Структура»;
<Alt+Ctrl+O>;
«Строка состояния» - «Структура».
Чтобы показать или спрятать содержимое заголовка, дважды щелкните по знаку «+» или «-».
Уровень абзаца
Уровень абзаца можно повысить или понизить, для этого используйте один из вариантов:
Выделите заголовок абзаца – Вкладка «Структура»- в группе «Работа со структурой» выберите необходимый уровень (от 1-го до 9-ти) из раскрывающегося списка, щелкнув на поле «Уровень». Заголовки с пониженным уровнем сместятся вправо;
Выделите заголовок абзаца и перейдите на вкладку «Структура». В группе «Работа со структурой» напротив поля «Уровень» щелкайте кнопки со стрелками, пока не выставите необходимый уровень;
Используйте комбинацию клавиш <Alt+Shift+ стрелка влево> – для понижения уровня, <Alt+Shift+ стрелка вправо> – для повышения.
Отображение уровней в структуре документа
Для отображения только нужных уровней заголовков:
Комбинация клавиш <Alt+Shift+1, 2, 3 …9>, где число соответствует заголовку соответствующего уровня;
Вкладка «Структура» - группа «Работа со структурой» - в раскрывающемся списке «Показать уровень» выберите искомый уровень.
Перемещение абзаца по структуре
«Структура» - в группе «Работа со структурой» щелкайте по кнопкам «Вверх» или «Вниз»;
Щелкните и удерживайте лкм при наведенном на знаке структуры курсоре. Перетащите заголовок с абзацем на новое место, при этом курсор примет крестообразную форму;
<Alt+Shift+стрелка вверх/вниз>.
Отображение первых строк
Если документ достаточно большой, рекомендуется оставить видимыми только первые строки абзацев. Тем более это оправданно, если вы хорошо знаете содержимое документа, и сможете ориентироваться таким образом.
Нажмите <Alt+Shift+L>;
«Структура» - «Работа со структурой» - «Показать только первую строку».
Выход из режима «Структура»
«Вид» - в группе «Режимы просмотра документа» выберите другой режим;
Вкладка «Структура» - в группе «Закрыть» щелкните «Закрыть режим структуры».
Область навигации
При работе с объемными документами, в которых много глав и пунктов, для оперативного и точного перемещения к необходимым абзацам, рекомендуется использовать область навигации. Она показывает схему документа, в которой показан список всех заголовков документа и не только.
Вкладка «Вид» - в группе «Показать» поставьте флажок в пункте «Область навигации».
Область навигации позволяет осуществлять поиск слов (выражений) в документе, для этого наберите искомое слово в поле поиска и нажмите «Enter» или щелкните по значку поиска. Обратите внимание, что раскрывающийся список кнопки «Параметры поиска и дополнительные команды поиска» позволяет конкретизировать поиск и задать ему особые параметры. Поиск будет осуществляться по заданному критерию – например, только примечания или только слово целиком.
Вкладка «Просмотр заголовков документа» - инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа (1);
Вкладка «Просмотр страниц документа» - показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа (2);
Вкладка «Просмотр результатов текущего поиска» позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза (3).
Для закрытия области навигации снимите флажок с пункта «Область навигации» в группе «Показать» вкладки «Вид», либо щелкните по крестику в верхнем правом углу в поле «Навигация».
Наряду с текстовыми фрагментами, Word предоставляет возможность вставлять в текст объекты, созданные в редакторах, работающих под OS Widows. Это могут быть любые не текстовые фрагменты из других документов Word, готовые таблицы и диаграммы из табличного процессора MS Excel, растровые рисунки из редактора изображений Paint и векторные чертежи из редактора CorelDraw, цифровые фотографии, отсканированные изображения и т.д.
Этапы подготовки документов
1набор текста
2редактирование текста
3оформление (форматирование) текста
4печать текста
5ведение архива текстов
Перед началом работы курсор обычно находится в верхнем левом углу пустой области экрана, отведенной для набора текста. Набор текста осуществляется нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо. Набор текста на ПК с помощью текстового редактора напоминает работу на пишущей машинке, но предоставляет заметно большие удобства. В частности, текстовый редактор избавляет пользователя от необходимости следить за близостью к правой границе документа и осуществлять действия для перевода курсора в начальную позицию очередной строки. При этом обеспечивается автоматическое выравнивание левых и, если необходимо, правых границ строк. Выравнивание правых границ строк достигается за счет вставки пробелов между словами строки таким образом, чтобы самый правый символ строки находился в позиции, соответствующей правой границе документа. При наборе текста необходимо учитывать, что все современные редакторы выполняют автоматическую обработку концов строк, т.е. последнее слово в строке, не помещающееся в этой строке автоматически переносится на новую строку. Подобная обработка выполняется при любых действиях по вставке или удалению текста. При завершении набора абзаца необходимо нажать клавишу Enter.
Такой принцип набора текста на ПК существенно облегчает и ускоряет процесс ввода документов по сравнению с пишущей машинкой, позволяет производить его, не глядя на экран дисплея. При наборе текста следует помнить, что признаком для отделения слова от слова является пробел, поэтому знак препинания не надо отделять пробелом от предшествующего слова, а после знака препинания вводить пробел надо обязательно.
Редактирование текста
Созданный на этапе набора текст документа в большинстве случаев подвергается изменениям, связанным с обнаружением ошибок, корректировкой информации, реорганизацией его фрагментов и тому подобного. Операции редактирования выполняются при подаче пользователем команд текстового редактора. Команды подаются выбором их из меню или нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК.
ОПЕРАЦИИ РЕДАКТИРОВАНИЯ НАД СИМВОЛАМИ. Чтобы вставить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме вставки, а не в режиме замены. Переключение между этими режимами осуществляет клавиша Ins. Перед вставкой необходимо подвести курсор в нужную позицию и нажать клавишу с требуемым символом. Символ вставится в позицию, курсора, а часть строки справа (включая курсор) сдвинется на одну позицию вправо.Чтобы удалить один или несколько символов, используются клавиши Del и Backspace. При нажатии клавиши Del удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, курсор остается на месте. При нажатии клавиши Backspace удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эту клавишу удобно использовать, когда надо удалить один или несколько только что набранных символов.Чтобы заменить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме замены. При этом вновь набранный символ просто заменяет символ, находившийся в позиции курсора. Такой способ замены удобен, если количество заменяемых символов равно количеству заменяющих, а также при редактировании различных таблиц.
ОПЕРАЦИИ РЕДАКТИРОВАНИЯ НАД СТРОКАМИ. Основными операциями редактирования для строк являются:
1удаление строки
2разделение одной строки на две
3слияние двух строк в одну
4вставка пустой строки.
Чтобы удалить строку, как правило, надо установить на нее курсор и подать специальную команду. Строка изымается из текста, нижняя часть текста поднимается на одну строку, чтобы не было промежутка.
Чтобы разделить одну строку на две, как правило, надо установить курсор в позицию разделения и нажать клавишу Enter, при этом в позицию, где находился курсор, будет помещен признак конца абзаца, строка разделится на две, расположенные одна под другой.
Чтобы соединить две строки в одну, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Del. При этом удаляется невидимый на экране разделитель строк и две строки объединяются в одну.
Чтобы вставить между двумя строками пустую строку, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Enter, что приведет к появлению признака конца строки, между строками возникнет новая пустая строка.
ОПЕРАЦИИ РЕДАКТИРОВАНИЯ НАД ФРАГМЕНТАМИ. Фрагментом называется непрерывная часть текста. Выделение фрагмента делает его объектом последующей команды. Выделить фрагмент – значит «подсветить» его с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент может состоять из одного или нескольких символов, слова, строки, предложения, абзаца или даже всего документа.
Наиболее часто используемые операции в текстовых процессорах – копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Эти операции явно или неявно используют буфер промежуточного хранения ( буфер обмена).
Последовательность действий по копированию или перемещению фрагментов включает в себя:
выделение фрагмента текста;
перенос или копирование выделенного фрагмента в буфер промежуточного хранения;
перемещение курсора в нужное место документа;
вставка фрагмента из буфера в место документа, указанное курсором,
Необходимо помнить, что в буфере промежуточного хранения может содержаться только один фрагмент текста и каждый новый фрагмент, помещенный в буфер, заменяет предыдущий.
Поскольку все приложения Windows работают через общий буфер обмена, операции с фрагментами текста могут затрагивать не только документы, создаваемые в текстовом процессоре Word, но и в других приложениях. Так, вы можете перенести (скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущего документа, создаваемого в редакторе Word, в какой-либо документ, созданный в табличном процессоре Excel, и наоборот.
УДАЛЕНИЕ ТЕКСТА. В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный).
При этом удаление последнего введенного символа (т.е. символа, стоящего левее курсора) осуществляется при помощи клавиши Backspace, a символа, следующего за курсором, - при помощи клавиши Delete.
Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а затем применение либо клавиши Delete, либо операции удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется размещенным после него текстом.
ОПЕРАЦИЯ ОТКАТА. Многие программы, в том числе и текстовые процессоры, позволяют выполнять операцию отката, т.е. отмены одного или нескольких последних действий. Для реализации этой операции текстовый процессор фиксирует последовательность действий по изменению текста. Специальной командой отката Undo (Отменить) пользователь может вернуть документ в состояние, которое было несколько шагов назад. Глубина возможного отката зависит от используемой программы. Наряду с командой отката существует команда отмены отката Redo (Повторить).
Форматирование текста
Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор размера, вида и начертания шрифта, расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Например, разбивку на строки и страницы Word выполняет автоматически (это свойство – отличительная черта мощных текстовых процессоров).
Суть форматирования – это способность текстового процессора производить оформление документа:
задавать границы рабочего поля (полосы набора), определяя поля сверху, снизу, слева, справа;
устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;
выравнивать текст – центрировать, прижимать к левой или правой границе, равномерно распределять слова в строке;
использовать различное шрифтовое оформление.
Форматирование часто применяется по отношению к абзацу. Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter. Такое нажатие следует рассматривать как команду, по которой текущий абзац закрывается. В большинстве текстовых процессоров при завершении абзаца клавишей Enter новый абзац наследует стиль предыдущего. Форматирование абзаца воздействует на весь абзац. Оно как бы хранится в символе абзаца, которым заканчивается каждый абзац. Если удалить этот символ, то предшествующий ему текст станет частью последующего абзаца. В текстовом редакторе Word этот символ имеет вид «¶». Он может быть виден при отображении на экране непечатаемых символов.
Печать текста
Получение отпечатанного текста является, как правило, главной целью подготовки документа с помощью текстового редактора на ПК. Этап печати состоит из операций подготовки текста к печати и собственно печати.
К операциям подготовки текста к печати относятся разделение на страницы, нумерация страниц, изменение шрифта, выделение элементов текста при печати, задание заголовка и подножия страниц.
Для разделения текста на страницы пользователь должен задать параметры страницы и расстояние между строками при печати. Специальные команды редактора управляют расположением текстового материала на листе бумаги. С их помощью можно задать размер полей слева и справа от текста, расстояние между строками, количество пустых строк в верхней и нижней частях листа. На экране дисплея граница страницы указывается чаще всего горизонтальной линией из точек или черточек. В некоторых редакторах разделение на страницы производится автоматически на этапе набора текста, в других для этого нужно подать специальную команду.
При разбивке текста на страницы можно использовать «мягкие» и «жесткие» разделители страниц. Установка «мягких» разделителей страниц производится текстовым редактором, при редактировании они могут изменять свое положение, например, после удаления части текста.
Установку «жестких» разделителей страниц производит пользователь. «Жесткие» разделители страниц нужны в тех случаях, когда дальнейшая печать должна производиться с новой страницы, например в конце главы, перед началом таблицы, которую надо обязательно уместить на одной странице, и тому подобное.
Многие текстовые редакторы осуществляют нумерацию страниц автоматически или по команде пользователя. При этом номер может располагаться в верхней или нижней части страницы, слева, справа или в центре строки. Некоторые редакторы позволяют осуществить нумерацию, начинающуюся не с единицы.
Спектр возможностей, предоставляемых текстовыми редакторами для подготовки к печати, весьма широк. Состав операций и способ их задания полностью определяются конкретным текстовым редактором.
При подготовке текста к печати полезно просмотреть документ на экране. Это дает возможность выявить неудачные результаты работы редактора (например, такое разбиение на страницы, при котором заголовок раздела оказывается на одной странице, а сам раздел – на другой) и выполнить дополнительное редактирование текста (например, вставку лишней пустой строки перед заголовком с последующей новой расстановкой «мягких» разделителей страниц), чтобы получить текстовый документ хорошего качества.
Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа. Перед ее выполнением может возникнуть необходимость подачи специальных команд редактора и установки режимов печати на панели управления принтера.
Установка режимов печати принтера зависит от модели принтера и подробно описывается в руководстве по его эксплуатации.
Предоставляется возможность установить режим печати с остановкой после каждого листа либо режим непрерывной печати. Есть команда для того, чтобы печатать не весь документ, а только интересующую пользователя часть, ее удобно использовать для перепечатки отдельных страниц или фрагментов текста. Универсальные системы текстовой обработки предоставляют сервисные возможности для настройки на различные модели принтеров.
Краткая технология работы:
Запустить из меню «Пуск» – «Программы» Word или в Проводнике создать новый документ и открыть его.
Установить на панели задач язык набора текста (русский).
Установить язык проверки правописания в главном меню Сервис – Язык (русский).
Настроить параметры, общие для всего документа: параметры страниц (размеры и отступы справа, слева, вверху, внизу), колонтитул и нумерация страниц.
Создание структуры документа:
в режиме «Структура» (Главное меню – Вид)
план документа в виде многоуровневого списка
план документа из заголовков.
Каждому заголовку приписывается свой стиль из таблицы стилей.
Перед набором основного текста установить параметры абзаца (отступы, расположение, межстрочный интервал, красную строку, интервал между абзацами и т.д.) и шрифт (вид, размер, начертание).
Набор основного текста с применение списков маркированных и нумерованных, таблиц, формул, элементов деловой графики и т.д.
Если в набираемом абзаце есть определения или слова, которые нужно выделить, можно применить к ним форматирование, изменив начертание и цвет (например).
Сохранение текста в процессе набора текста и по окончании.
Предварительный просмотр и печать.
Ниже приводится фрагмент страницы со вставленным художественно оформленным текстом, надписью с текстом и надписью с рисунком.
Основной текст страницы обтекает надписи с текстом и рисунком, и его форматирование не зависит от форматирования текста внутри надписи.
Другой пример оформленного документа приводится в приложении 1.
37.Определение, назначение, основные функции и области применения табличных процессоров. Табличные процессоры (ТП) – удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников – всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые (в отличие от реляционных баз данных) являются динамическими, т.е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы – электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере. Основное назначение табличного процессора - автоматизация Расчетов в табличной форме. По сравнению с бумажной предшественницей электронная т. к. лица предоставляет пользователю гораздо больше возможностей для работы. В ячейках таблицы могут записываться различные числа, даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы:
§ для автоматизации вычислений;
§ для представления результатов вычислений в виде диаграмм;
§ для моделирования, когда исследуется влияние различных значений параметров.
Табличный процессор получил широкое распространение во всей экономической системе: в бухгалтериях фирм и предприятий, в экономических отделах, в коммерческих банках и других организациях, что связано с большим количеством экономических операций и их универсальностью.
Табличный процессор является неотъемлемой частью прикладного программного обеспечения АРМ экономиста, что связано с его функциональными возможностями.
Табличный процессор позволяет автоматизировать процесс обработки экономической информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для экономистов все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.
Функции табличных процессоров весьма разнообразны:
- создание и редактирование электронных таблиц;
- создание многотабличных документов;
- оформление и печать электронных таблиц;
- построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач
графическими методами;
- создание многотабличных документов, объединенных формулами;
- работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц,
выборка данных по запросам;
- создание итоговых и сводных таблиц;
- использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
- создание слайд-шоу;
- решение оптимизационных задач;
- решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;
- разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и
т.д.
Современные табличные процессоры позволяют применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написание конкретных приложений на их основе. Кроме того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.