“Информационное обеспечение управления”

Совет директоров компании принял решение о начале проекта по внедрению ERP в управляющей компании. До этого основой корпоративной системы была российская программа. Специально под проект было создано управление по внедрению ERP, которому не сразу нашлось место в оргструктуре компании. Сначала его хотели внедрить в состав ИТ-департамента, потом подчинить главному бухгалтеру. В конце концов, подчинили управление вице-президенту, отвечающему за корпоративные финансы. Наняли руководителя проекта, который набрал штат и пригласил фирму-консультанта. Сотрудников заставляли заполнять опросные листы, таблицы, не объясняя с какой целью. Для обучения персонала работе в ERP был создан учебный класс. Но в силу загруженности персонала, посещения занятий были нерегулярны. Конкретные проблемы сотрудников не увязывались с общими задачами внедрения, которые в свою очередь не были явно сформулированы. Каждому подразделению и сотруднику объясняли, как решается в ERP их конкретная задача, но интересы смежных подразделений не согласовывались. Постепенно процесс внедрения “сошел на нет”, управление по внедрению было расформировано, часть персонала перешла в ИТ-департамент и переключилась на сопровождение российской системы. Руководство компании приостановило проект, который теперь можно было бы назвать «Как провалить ERP-проект за год».

Задание:

1. Определите круг управленческих и организационных проблем, возникших при внедрении и использовании информационной системы управления.

Определим круг организационных проблем, возникших при внедрении и использовании информационной системы управления ERP:

- Проблема определения места в оргструктуре компании под проект внедрения ERP:

- Посещения занятий в учебном классе по обучению персонала работе в ERP были нерегулярны по причине загруженности сотрудников;

- Конкретные проблемы сотрудников не увязывались с общими задачами внедрения ERP, которые в свою очередь не были явно сформулированы.

- Интересы смежных подразделений не согласовывались, несмотря на то, что каждому подразделению и сотруднику объясняли, как решается в ERP их конкретная задача.

В результате можно сказать, что круг управленческих проблем, возникших при внедрении и использовании информационной системы управления заключался в следующем:

приводит к возникновению вероятных проблем, связанных с системой:

- стоимость была недооценена;

- время и усилия, чтобы реализовать ERP проект были недооценены;

- ресурсов IT потребовалось больше, чем ожидалось;

- уровень внешних специалистов необходимо было выше, чем ожидалось;

изменения бизнес-процессов будут более сильными, чем ожидалось;

Наиболее важным из всех, и самым крупным центром для провала внедрения ERP стала необходимость изменения управления.

2. Обнаружьте допущенные “действующими лицами” профессиональные управленческие ошибки.

Обнаружим допущенные “действующими лицами” профессиональные управленческие ошибки:

- Недооценка квалификации персонала, нехватка времени у работников на обучение.

- Недооценка ресурсов. Наиболее распространенными отклонениями от бюджета являются изменения управления и обучение пользователей, тестирование интеграции, процесс настройки и создание консалтингового отчета.

- Технология изменения. Усилия для создания интерфейсов, изменения сообщения, настройки программного обеспечения и конвертирования данных, как правило, недооценивается. Для сбора новых данных, и их преобразования, также потребуется много усилий, что обычно выходит за рамки ожидаемого.

3. Определите способы устранения и предотвращения подобных ошибок.

Внедрение ERP-системы является началом процесса значительного улучшения организации и управления предприятием, и, соответственно, влечет за собой повышение качества управления на всех уровнях. Для успешного внедрения ERP-системы необходимо учитывать, что именно люди, работающие на предприятии, могут использовать или не использовать методики, заложенные в основу ERP-системы.

Чтобы предотвратить подобные ошибки важно сразу определить этапы процесса внедрения системы ERP-системы на предприятии:

4. Обучение команды проекта

5. Основная настройка системы (определение и ввод основных параметров).

6. Моделирование процессов (определение детальных параметров системы и последовательности действий (процессов), реализация связи с остальными программными пакетами).

7. Подготовка данных.

8. Пилотная эксплуатация.

9. Обучение конечных пользователей системы

10. Проверка системы перед запуском (проведение испытания функциональности всей системы, в том числе проверка работы аппаратных средств и взаимодействия основных процессов)

11. Ввод реальных данных в новую систему (перенос данных с помощью специальных программ в новую систему).

12. Тестовая эксплуатация (работа проводится в реальной базе данных).

13. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Обучение персонала компании основам бюджетирования лучше производить на более понятном и близком рядовому пользователю интерфейсе. Стоимость обучения даже одного специалиста по ERP-системе чрезвычайно высока, и при этом такие специалисты, как правило, знают только определенные блоки системы, не представляя себе механизмы ее функционирования в целом. Очень сложно освоить коллективный навык работы в подобной системе.

Можно для устранения и подобных ошибок использовать деловую игру для сотрудников компании на настроенной для конкретного предприятия программной модели, дающей комплексное представление об информационных системах бюджетирования и навык работы в них.

Новые технологии требуют получения всеми служащими фирмы новых знаний о том, как внедрить и использовать эту технологию, и как она способствует использованию ERP системы. Можно или обучить существующий персонал, или найти новых служащих. В любом случае ERP система может потребовать наличия служащих с различными способностями и навыками, что приведет к изменениям в персонале. Любые значительные изменения в персонале сами по себе достаточно рискованны.

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ (ЧАСТНОЕ) ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

НОУ ВПО «ТОМСКИЙ ИНСТИТУТ БИЗНЕСА»

Кейс № 8