Формирование и оформление дел

Формирование и оформление дел в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство.

Группировку документов в дела производят согласно отметкам исполнителей на исполненных документах «В дело № …» и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяют правильность оформления документов, наличие подписей, даты, индекса, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируют в отдельные дела.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Не включают в дела документы подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.

В дела группируют документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел, которые формируются в течении всего периода работы.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов, корреспондентов. Приложения к документам, не зависимо от даты их утверждения или составления, присоединяют к тем документам, к которым они относятся.

Дело с документами должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины). При большем количестве документов дело делят на самостоятельные тома, документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

Документы с грифом «Для служебного пользования» («ДСП») группируют в дела отдельно от других документов.

Распорядительные документы (приказы, указания) группируют в дела по видам и хронологии вместе с приложениями. Приказы по основной деятельности предприятия и приказы по личному составу группируют раздельно.

Протоколы располагают в деле в хронологическом порядке (по номерам) и группируют, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.); при значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).

Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируют отдельно от проектов этих документов и расчётов по ним. Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления, например: отчет за 1998 год, составленный в 1999 г., или план на 2000 год, составленный в 1999г. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, относят к начальному году их действия; отчеты о выполнении перспективного плана относят к последнему году действия плана.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дел включает брошюровку и нумерацию листов, составление внутренней описи документов (приложение 27), оформление обложки дела (приложение 27). На обложке дела может стоять гриф «Для служебного пользования».