Тема 10 Составление, оформление и хранение номенклатуры дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел закрепляет индексацию дел и используется при регистрации документов.
Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве.
Номенклатура дел служит основой для составления описи дел постоянного срока хранения и дел по личному составу. Она имеет справочное значение при изучении структуры предприятия.
Разработка номенклатуры дел (приложение 25) проводится с привлечением ведущих специалистов и руководителей структурных подразделений в IV кв. года, чтобы после ее составления и утверждения в январе следующего года она могла быть введена в действие. Ответственность за ее составление несут ответственные за делопроизводство в подразделениях и начальники подразделений, канцелярия при участии зав. архивом.
Приложение 25
(обязательное)
Форма документа «Номенклатура дел» для структурных подразделений
Открытое акционерное общество
« »
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на ______ год
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Наименование должности руководителя
структурного подразделения подпись инициалы, фамилия дата
СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивом предприятия
подпись инициалы, фамилия
дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
переходящих |
С отметкой «ЭПК» |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:
Наименование должности
Ответственного за делопроизводство подпись инициалы, фамилия
дата
Номенклатура дел предприятия (приложение 26) составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений.
Приложение 26
(обязательное)
Форма документа «Номенклатура дел» предприятия
Открытое Акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
« » _____________________
наименование должности, включая
наименование организации
подпись инициалы, фамилия
дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Санкт-Петербург
на _____ год
Наименование раздела
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела и № статьи по перечню |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
Заведующий канцелярией
предприятия Подпись инициалы, фамилия
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК Протокол ЭПК
организации архивного учреждения
00.00.0000 № ______ 00.00.0000 № _______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году на предприятии
По срокам хранения |
Всего |
в том числе |
|
|
|
переходящих |
С отметкой ЭПК |
1 |
2 |
3 |
4 |
Постоянного |
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Заведующий канцелярией подпись инициалы, фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в центральный архив
Наименование должности
передавшего сведения подпись инициалы, фамилия
Дата
Сводную номенклатуру дел предприятия подготавливает заведующий канцелярией. Номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией предприятия и государственного архива и утверждается Генеральным директором предприятия не позднее декабря текущего года.
Номера дел в номенклатуре дел согласовываются с зав. канцелярией и определяются по значимости:
распорядительные документы (приказы и указания);
организационные (положения, уставы, протоколы, штатные расписания, должностные инструкции);
информационно-справочные (планы, отчеты годовые, квартальные, месячные, первоначально всего предприятия, затем структурных подразделений, справки, докладные записки, служебные записки, акты, жалобы, переписка, картотеки, журналы регистрации, номенклатура дел);
резервные номера.
Номенклатура дел предприятия действует в течении 5 лет. Составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений в структуре предприятия (подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года.
Необходимость корректировки номенклатуры дел определяется ежегодно следующим образом:
в октябре текущего года заведующий канцелярией совместно с заведующим архивом проводят совещание с ответственными за делопроизводство в подразделениях;
анализируют номенклатуры дел текущего года;
определяют, удачно ли были сформулированы заголовки дел;
проверяют соблюдение сроков их хранения и полноту отражения в номенклатуре дел всего комплекса документов.
Индекс дела состоит из условного обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения, например: 320-1, где 320 – код подразделения, 1 – порядковый номер дела. В индексе дела с грифом «Для служебного пользования» к номеру дела добавляется отметка «ДСП», например: 320-1 ДСП.
Как правило, следует сохранять одинаковые порядковые номера для однотипных дел в пределах разных структурных подразделений.
Дела, вопросы по которым решают в течении двух и более лет (переходящие дела), включают в ежегодный экземпляр номенклатуры под одним и тем же индексом.
В сводной номенклатуре сохраняют индексы дел, отраженные в номенклатуре дел подразделений. В каждом разделе сводной номенклатуры дел следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел, которые могут быть образованы в течение года.
Формулировки заголовков дел должны быть краткими, четкими и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле. Заголовки составляют на основе анализа содержания обособленных групп документов подразделения за прошлые годы.
В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием срока хранения заводимого дела (материалы, дело, переписка) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, заявки и т.д.).
Дела с однородными заголовками вносят в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Первым разделом в сводной номенклатуре дел является директорат, а затем структурные подразделения по степени их значимости.
Количество томов в номенклатуре дел заполняют в конце делопроизводственного года.
Сроки хранения дел, определяемые с помощью «Перечня документов со сроком хранения», проставляются со ссылкой на статьи перечня. Сроки хранения дел, не предусмотренных перечнем, определяет экспертная комиссия предприятия (подразделения).
Срок хранения дел, указанных в номенклатуре, должен строго соблюдаться.
В графу «примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел вносят различные уточнения относительно формирования дел:
- о передаче дел в архив;
- о переходящих делах;
- об уничтожении дел с истекшими сроками хранения и пр.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делают итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел.