28. Правила оформлення сторінки. Вимоги до тексту документа.

   Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на листах формату А4 і А5.

   Поля документів: лівий – 30 мм; правий – 10 мм; верх і низ – 20 мм.

   Якщо текст документа займає більше одного аркуша, то на наступний аркуш не можна переносити тільки підпис. Там повинно бути не менше двох рядків тексту.

   Нумерація починається з другого аркушу.

   Види бланків документів:

Бланк листа;

Бланк конкретного виду документа;

Загальний бланк для створення різних видів документів.

 Вимоги до тексту документа.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1) Текст викладати від третьої особи..

2) Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3) Не вживати образних виразів,

4) Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома що…

5) Уживати прямий порядок слів у реченнях.

6)Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатуринапр., канд. філол. Наук.

7) Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

8)Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.

29. Реквізити документів та вимоги до їх написання.

Реквізит – це обов’язковий елемент оформлення офіційного документа. Саме реквізити надають документові юридичної сили. Реквізити у документі розміщують, враховуючи черговість операцій підготовки, оформлення та виконання.

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).

7. Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

3) Так, обов’язковими реквізитами майже для усіх видів документів є:

1)Найменування установи (автора документа).

2)Назва виду документа.

3)Дата документа.

4)Реєстраційний індекс.