Тема 6. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

Студент должен:

знать:

- систему и основные виды учетных документов государственного архива.

Система учета архивных документов. Функции учета. Основные учетные документы в государственном архиве. Книга поступлений документов. Список фондов. Лист фонда. Архивная опись. Дело фонда. Паспорт архива. Топографический указатель.

Тема 7. Каталогизация документов архива

Студент должен:

знать:

• основы методики каталогизации и десятичной классификации;

• схемы классификации документов в архиве;

уметь:

• составлять каталожные карточки;

• проводить размещение каталожных карточек в картотеках;

• осуществлять поиск документов по каталогу.

Понятие каталогизации архивных документов. Схемы классификации документной информации. Выявление и отбор документной информации для каталогизации. Описание документной информации на каталожных карточках. Индексирование каталожных карточек. Систематизация карточек и ведение каталога.

Тема 8. Обзоры и путеводители документов государственного архива

Студент должен:

знать:

• типы архивных справочников;

• назначение и правила составления обзоров и путеводителей;

уметь:

- пользоваться архивными справочниками.

Обзор архивных документов как тип архивного справочника. Обзор архивного фонда. Тематический обзор документов. Аннотация. Групповая аннотация. Индивидуальна аннотация. Методика составления обзора. Основные схемы построения характеристик документов в обзорах: структурная; отраслевая (функциональная); тематическая; хронологическая; номинальная. Назначение путеводителя. Путеводитель по архивам, путеводитель по фондам. Аннотация состава и содержания документов фонда.

Раздел 2. Архив организации

Тема 9. Организационно-правовые основы создания и работы архива организации

Студент должен:

знать:

- задачи, структуру и функции архива организации;

уметь:

- использовать организационно-правовые документы, регламентирующие деятельность архива организации.

Задачи архива организации. Персональная ответственность за обеспечение сохранности документов и состояние работы с архивными документами. Организационные документы при создании архива организации. Положение об архиве организации. Должностная инструкция заведующему. Прием-передача документов при смене руководителя архивом. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

Тема 10. Экспертиза ценности документов и комплектование архива организации

Студент должен:

знать:

• порядок отбора документов на хранение в архив организации;

• функции и права экспертной комиссии;

уметь:

• проводить экспертизу ценности документов;

• осуществлять отбор и оформление документов для передачи на хранение в архив организации.

Функции и права экспертной комиссии, порядок ее работы. «Положение о постоянно действующей экспертной комиссии». Отбор документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, на государственное хранение. Выборочный прием. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации. Проведение экспертизы ценности документов в архиве организации. Организация работ по экспертизе ценности.