3 Ревизия операций по расчетам аккредитивами и чеками

Объединения и предприятия промышленности для расчетов с поставщиками применяют аккредитивную форму расчетов. Эта форма расчетов выгодна поставщику, так как гарантирует ему плату отгруженной продукции, выполненных работ и оказанных услуг.

Источниками проверки операций по аккредитивам служат выписки банка по лицевым счетам аккредитивов, реестры счетов, учета и другие документы, приложенные к этим выпискам, записи по счетам материальных ценностей в части полноты поступления и своевременности оприходования приобретенных за учет аккредитивов ценностей. Обнаружив расхождение между данными бухгалтерского учета и выписками банка по аккреди­тивам, ревизор должен выявить его причины.

При возврате аккредитивов в связи с истечением срока их действия или возврате значительной части денег по аккредитиву необходимо выяснить причины неиспользования средств аккреди­тива. Если это произошло по вине работников ревизуемого пред­приятия, то следует принять меры по возмещению ими матери­ального ущерба.

В случае возврата неиспользованного аккредитива, выставлен­ного по требованию поставщика, необходимо выяснить, взыскан ли с последнего штраф в размере 5% неиспользованной суммы аккредитива.

Промышленные предприятия широко применяют расчеты че­ками из лимитированных и нелимитированных книжек. Лимитированные чековые книжки выдаются для расчетов с поставщи­ками за материалы и услуги, а также за услуги транспорта и связи, за счет собственных средств или кредита банка. Нелимитированные чековые книжки, как правило, выдаются хозорганам, кредитующимся под расчетные документы в пути.

Ревизор, прежде всего, проверяет, не превышает ли лимит че­ковой книжки нормальную потребность в средствах для произ­водства расчетов, имея в виду, что повышение лимита ведет к за­мораживанию средств ревизуемого предприятия, к замедлению их оборачиваемости. Предприятие должно регулировать перечис­ление средств на счета лимитированных книжек в пределах ми­нимальной потребности (недельной, декадной, двухнедельной). Общий лимит по всем лимитированным книжкам не должен пре­вышать месячную потребность в средствах для данного вида рас­четов.

Источниками проверки операций чеками из лимитированных чековых книжек служат выписки банка, авансовые отчеты подотчетных лиц по выданным им лимитированным книжкам с приложенными документами, а также учетные регистры по отражению операций чеками из лимитированных книжек.

Ревизор должен сопоставить остатки лимита по лимитирован­ным чековым книжкам с остатком на проверяемую дату по счету «Прочие счета в банках», а также выпискам банка. При таком сравнении нередко выявляются расхождения. Это объясняется тем, что выданные из лимитированных книжек чеки не были до конца месяца предъявлены в банк к оплате (кстати, систематиче­ская задержка сдачи в банк чеков позднее трех дней со дня их выплаты рассматривается как нарушение правил расчетов че­ками). При нормальных условиях остатки по этому счету в части лимитированных книжек должны быть равны остатку по выписке банка и не равны сумме лимита по всем чековым книжкам при задержке предъявления чеков к оплате.

Остаток лимита, показанный на корешках последнего исполь­зованного чека в каждой чековой книжке, включающий и суммы чеков, не предъявленных к оплате, должен равняться остаткам по счетам 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Подотчет­ные лица по выданным им чековым книжкам», и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по чековым книжкам». Разница между этими остатками и остатком выписки банка показы­вает сумму использованных, но не оплаченных банком чеков. В случаях расхождений между данными учета и банка необхо­димо выяснить их причины и принять меры к урегулированию расхождений.

Далее ревизор переходит к проверке операций по существу. Для этого необходимо к каждому оплаченному чеку подобрать оправдательные документы, прилагаемые к отчетам подотчетных лиц по лимитированным чековым книжкам. При этом нужно иметь в виду, что на всех оплаченных счетах поставщики должны проставлять номера чеков, которыми оплачены данные счета. По оправдательным документам ревизор определяет, не было ли случаев оплаты лимитированными чеками расходов других хозорганов или частных лиц (с последующим присвоением сумм), не про­изводилась ли оплата лимитированными чеками расходов, кото­рые включались в авансовые отчеты подотчетных лиц как совер­шенные наличными деньгами. Установив подобные факты злоупотреблений, выясняют размер нанесенного материального ущерба и виновных лиц. Для этого целесообразно произвести встречные проверки в организациях, с которыми осуществлялись расчеты чеками из лимитированных книжек, а также проверить полноту и качество приобретенных материальных ценностей по данным ревизуемого предприятия и поставщиков. Одновременно следует выяснить, своевременно ли поступают отчеты от подот­четных лиц о расходовании средств лимитированных чековых книжек и возвращаются ли книжки с корешками использованных чеков, как организован контроль за использованием чеков из лимитированных книжек и ведется ли учет выдачи и движения лимитированных книжек по подотчетным лицам по счетам 71 и 76.

Ревизор также проверяет, своевременно ли ревизуемое объеди­нение приняло меры по зачислению неиспользованного лимита по лимитированным чековым книжкам в связи с окончанием срока их действия (шесть месяцев, но не позднее 31 декабря) или пре­кращением дальнейших расчетов чеками и на какой счет зачислен остаток лимита (положено перечислить остаток лимита на тот счет, с которого средства депонировались, либо на погашение ссуды, выданной на приобретение чековых книжек).

Чеки выдаются, как правило, одновременно с отпуском товарно-материальных ценностей или услуг. Однако ревизуемые предприятия нередко выдают чеки на оплату материалов или услуг при полном или частичном отсутствии реальной отгрузки (отпуска) материалов или услуг, чем содействуют поставщикам в приписках выполнения плана по объему реализации. При обна­ружении таких случаев ревизор должен выяснить, кто разрешил Произвести досрочную оплату и ее размеры. Учреждения банка за такие операции взыскивают с плательщиков штраф в свою пользу в размере 7% суммы чека, не оправданного отпуском цен-остей или услуг. Если чек выписан на основании фиктивного (бестоварного) счета поставщика, то штраф взыскивается по­ровну (по 3,5%) с плательщика и поставщика. При взыскании банком штрафа с ревизуемого предприятия необходимо выяснить, предъявлен ли взысканный штраф к возмещению виновными ли­цами. По аналогии с изложенной выше методикой проверяются Операции по расчетам из нелимитированных чековых книжек.

Если за время ревизии были вскрыты случаи, когда банк за­прещал ревизуемому предприятию на срок от одного до двух ме­сяцев производить расчеты чеками из нелимитированных и лими­тированных книжек за перевозки грузов автомобильным транс­портом в связи с оплатой этих услуг авансом без учета сроков выполнения заказа, то необходимо выяснить, кто допустил такое нарушение, каков объем оплаты и как это отразилось на произ­водственной и финансовой деятельности ревизуемого предприятия.

Необходимо также проверить, правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета расчеты с транспортными организа­циями за услуги, оплачиваемые чеками из нелимитированных кни­жек. Суммы, причитающиеся транспортным организациям за та-риф, фрахт и т.п., согласно выданным им чекам из нелимитированных книжек должны отражаться в учете по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 3 «С прочими дебиторами и кредиторами», и дебету соответствую­щих счетов («Материалы», «Топливо», «Малоценные и быстроиз­нашивающиеся предметы», «Внепроизводственные расходы» и др.).