3. Анализ выполнения бюджета

К числу стоимостных показателей проекта относятся:

• Затраты — стоимость задачи (ресурса), установленная для нее (или вычисленная MS Project) в текущем плане проекта; порядок расчета MS Project данного параметра будет рассмотрен ниже.

• Базовые затраты — стоимость задачи (ресурса), записанная в базовом плане проекта.

• Отклонение затрат — разница между стоимостью задачи (ресурса), указанной в текущем плане, и плановой стоимостью; MS Project вычисляет значение этого параметра из соотношения: Отклонение затрат = Затраты — Базовые затраты; отрицательное значение параметра Отклонение затрат говорит о том, что в текущем плане проекта стоимость задачи (ресурса) ниже бюджетной (плановой) суммы, указанной в базовом плане.

• Фактические затраты — фактическая стоимость задачи или ресурса, отражающая текущее состояние задачи или объем использования ресурса; вычисляется MS Project или вводится пользователем только для выполняемых или завершенных задач (для неначатых задач значение равно 0).

• Оставшиеся затраты — неизрасходованная часть затрат, предусмотренных в плане проекта для задачи или ресурса; MS Project вычисляет значение этого параметра из следующего соотношения: Оставшиеся затраты = (Оставшиеся трудозатраты х Стандартная ставка) + Оставшиеся сверхурочные затраты.

• Сверхурочные затраты, фактические сверхурочные затраты, оставшиеся сверхурочные затраты — затраты, обусловленные выполнением задач или использованием ресурсов в сверхурочное время; в остальном имеют тот же смысл, что и одноименные параметры без уточнения «сверхурочные».

• Фиксированные затраты — любые расходы на задачу, не относящиеся к ее ресурсам.

Средства просмотра и редактирования фактических затрат. Чтобы получить сведения о фактических затратах, можно использовать:

• окно Статистика проекта;

• представление Лист ресурсов;

• представление Использование задач либо Использование ресурсов;

• представление Диаграмма Гантта либо Диаграмма Гантта с отслеживанием;

• набор отчетов Затраты.

Перечисленные средства различаются степенью детализации предоставляемых данных и возможностями по их изменению.

При выполнении предварительного, анализа затрат целесообразно использовать их в следующем порядке:

1. С помощью представлений Диаграмма Гантта либо Диаграмма Гантта с отслеживанием оценить соответствие фактических затрат плановым; в случае отклонений сравнить плановые Фиксированные затраты на задачу с фактическими; если указанные параметры совпадают, перейти к работе с Листом ресурсов.

2. На основе информации, представленной в Листе ресурсов, выявить ресурсы, стоимость которых отличается от плановой; для получения более детальной информации открыть представление Использование задач либо Использование ресурсов.

3. С помощью повременных данных о затратах определить причину отклонений фактических показателей от плановых.

Информационное окно Статистика проекта играет вспомогательную роль и позволяет получить лишь общие сведения о выполнении бюджета.

Отчеты носят достаточно универсальный характер и могут быть использованы для получения различных детальных и обобщенных сведений о затратах проекта.