3.2 Этапы внедрения

Как уже отмечалось, основная задача управленческого учета как системы учета информации, предоставить данные о наличии и движении ресурсов (отчеты), анализ которых позволяет оценивать текущее положение, прогнозировать изменения и принимать эффективные решения.

Система управленческого учета должна позволять менеджменту отслеживать изменения по элементам бизнеса - активам, обязательствам, капиталу, доходам и расходам, и отвечать на следующие вопросы,

- каково финансовое положение компании на текущий момент времени и в перспективе?

- что есть у компании сейчас, за счет чего это приобретено или финансируется, что является ее непосредственным конкурентным преимуществом?

- в каких активах работают деньги?

Управленческая отчетность должна отражать структуру бизнеса, ответственные подразделения за расходы, доходы, формирование прибыли, ее последующую капитализация (инвестиционный учет).

Внедрение системы управленческого учета проводится в несколько этапов:

1. Определение набора данных, необходимых менеджменту для принятия решений.

Создание любой системы учета и отчетности начинается с определения того, какие данные нужны менеджменту для принятия решений, контроля ситуации и построения прогнозов.

2. Определение источников возникновения первичных данных, необходимых для формирования основных показателей.

Эффективность управленческого учета определяется точностью и актуальность первичных данных, и прочей информации. Поэтому важно определить первоисточник информации, чтобы не было ее искажения.

3. Создание форм отчетов, содержащих показатели, характеризующих состояние компании; отдельные бизнес-процессы и прочие сферы интересов.

Формат отчета не имеет определенного стандарта, его задача – отразить бизнес-процесс с достаточной степенью формализации и предоставить структурированную информацию для дальнейшего анализа. На данном этапе разрабатываются формы оперативных отчетов по центрам финансовой ответственности. Их задача – предоставить более подробную информацию менеджменту. Все оперативные отчеты подразделений можно условно делятся на две группы.

Натурально-стоимостные отчеты. Здесь, наряду с денежными характеристиками содержатся и количественные показатели. Например, отчет о продажах, включающий развернутые данные о реализации по наименованиям продукции в разбивке по регионам, сбытовым подразделениям и т. д., с указанием количества реализованной продукции, ее стоимости и итогового показателя по выручке.

Самый простой способ разработать полный и исчерпывающий перечень натурально-стоимостных отчетов – «идти» по статьям управленческого баланса и отчета о доходах и расходах, следя за тем, чтобы каждая статья так или иначе была представлена в оперативном отчете, составляемом конкретным центром финансовой ответственности. Например, в управленческом балансе компании для статьи «Запасы» введены подстатьи: запасы сырья и материалов, готовой продукции, прочие запасы. Соответственно, для них формируется три оперативных отчета: отчет о движении сырья и материалов, за который несет ответственность служба закупок; отчет о движении запасов готовой продукции – его подготовка входит в компетенцию руководителя ЦФО «Склад», отчет о состоянии прочих запасов, находящийся в ведении административно-хозяйственного отдела.

Нефинансовые отчеты. В них агрегируются нефинансовые данные, важные для менеджмента. Например, процент бракованной продукции в отгружаемой партии товара, количество клиентов, обратившихся в компанию после проведения рекламной акции, количество посетителей магазина за день, средний чек и другие.

4. Определение центров финансовой отчетности и формирование финансовой структуры компании.

Финансовая структура компании определяется субъектами, посредством которых, или при участии которых, происходит движение (приобретение, потребление, отчуждение) или аккумуляция, того или иного ресурса, и за который он несет материальную или финансовую ответственность. Каждый такой субъект называется центр финансовой отчетности. Объединение этих субъектов в структуру обусловлено их участием в едином механизме формирования чистой прибыли предприятия и влиянием на ее уровень за счет расходов, которые эти субъекты вызывают. От того, насколько правильно определен центр финансовой отчетности, зависит действенной системы управленческого учета и текущей аналитики.

Центр финансовой ответственности – это функциональное звено в компании, которое в силу своей деятельности либо совершает расходы (потребляет предметы труда или финансирует свою деятельность), либо генерирует доходы (обеспечивает выручку и прочие доходы). Однако, структурирование компании по таким центрам происходит в зависимости от финансовой ответственности подразделения, а не признаку привязки к денежному потоку. Только в этом случае возможно управление расходами и доходами.

4. Выработка единых стандартов для ЦФО по сбору, обработке и представлению информации.

Объединение разноотраслевых компаний (группа компаний) предполагает единый для всех предприятий формат учета и отчетности, а также систему коммуникаций между ними, обеспечивающую одновременную загрузку первичных данных каждого предприятия в единую учетно-аналитическую систему управляющей компании.

5. Создание регламента ведения управленческого учета, где описана технология применения методов управленческого учета на данном предприятии.

Теперь остается заставить всю систему работать. Для этого предстоит:

- разработать учетную политику (политика – концепция руководства или идейный замысел, который задает направления для дальнейших действий.) для целей управленческого учета, которая среди прочего описывает порядок сбора и обработки данных (создать Положение об учетной политике) и разработать регламент (руководство пользователя), в котором:

- указать ответственных за подготовку тех или иных отчетов;

- определить сроки подготовки отчетов, а также маршруты их движения. Другими словами, в какой именно отдел должен передаваться отчет и как  именно (по электронной почте, сохранение в определенной папке на сервере компании или другим способом).