Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Vse1.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
2.71 Mб
Скачать

7. Порядок оформления и сдача документов кадровой службы в архив.

Документы по личному составу, такие как: личные карточки сотрудников, личные дела, приказы, распоряжения, трудовые соглашения - строго конфиденциальная информация, работать с которой имеют право только сотрудники отдела кадров и проверяющие организации.

Соответственно, после сдачи их на архивное хранение необходимо также исключить несанкционированный доступ к ним. При сдаче кадровых документов в архив следует, сразу же позаботится об их надлежащем оформлении. Не стоит также забывать, что большинству из них храниться 75 лет, и большую часть этого времени - в архиве.

Как правильно должна проходить сдача кадровых документов в архив?

  1. Шаг 1 Собираем личные карточки, приказы, письма, которые уже вышли из документооборота и формируем их в дела. Для этого необходимо определить срок их хранения и распределить относительно этого: вместе должны лежать документы с одинаковым сроком хранения.

  2. Шаг 2 Проводим экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и документы, которые не подлежат долгосрочному хранению или вообще не имеют никакого отношения к делу.

  3. Шаг 3 Оформляем дела. Для этого их нужно подшить в твердую обложку и указать на ней реквизиты дела. Нужно указать: номер дела, срок хранения, дату, название, количество листов.

  4. Шаг 4 Далее при сдаче кадровых документов в архив следует сделать внутреннюю опись для личных дел, а также общую опись, содержащую перечень сдаваемых дел. Это очень поможет при дальнейшей работе с архивом. Копия описи остается у вас в отделе кадров, чтобы точно знать, что уже было сдано на хранение.

  5. Шаг 5 Сдаем кадровые документы в архив. При сдаче нужно обязательно сверить каждое из передаваемых дел с описью. Такой двойной контроль дисциплинирует и предотвращает ошибки.

Подобная точность при работе с кадровыми документами поможет избежать неловких ситуаций с сотрудниками или проверяющими органами.

Подготовка дел к сдаче в архив организации

Особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы (дела).

1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, посвящена вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т. д. Данные виды приказов хранятся 5 лет. Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.

2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

3. Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись.

Оформление дел

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

- оформление обложки дел по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;

- составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);

- подшивку или переплет дела.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений.

«СТРАТЕГИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]