1. Состав кадровой службы. Характеристика системы кадровой документации.

Кадровая служба, как правило, создается как самостоятельное структурное подразделение. В небольших организациях с численностью персонала около 300 чел. функции кадровой службы осуществляет обычно специально выделенный сотрудник (инспектор, менеджер). При небольшой штатной численности возможно выполнение функций кадровой службы бухгалтером, секретарем, непосредственно руководителем, т. е. их совмещение с другими обязанностями.

состав работников, так же как и структура кадровой службы будет зависеть от профиля деятельности компании и от ее размеров. Однако, в любом случае, в состав кадровой службы рекомендуется включать следующих специалистов.

Во-первых, это руководителя, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование. Во-вторых, специалист по персоналу, который осуществляет мероприятия по поиску и подбору персонала, изучает рынок труда и организует проведение собеседований и тестирований при приеме на работу. В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение кадрового делопроизводства. При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса, ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, а так же делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.

В состав типовых функций кадровой службы, как минимум, входит:

• разработка, оформление, обеспечение использования и хранения штатного расписания организации;

• документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения, командирования работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;

• ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов;

• прием, хранение, заполнение, выдача трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. Своевременное внесение в трудовые книжки записей о переводах, перемещениях, поощрениях и др.;

• ведение учета работающих в организации военнообязанных, составление отчетов в соответствии с действующими нормативными актами;

• ведение учета работников пенсионного и предпенсионного возраста, оформление пенсий работникам по их заявлениям

• выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации;

• организация табельного учета.

Примерный состав документов кадровой службы

1. Документы по управлению персоналом

1.1. Локальные нормативные акты

1.1.1. Документы, обязательного характера (предусмотренные ТК РФ): Штатное расписание; Положение об оплате труда; Правила внутреннего трудового распорядка; График отпусков; Положение о защите персональных данных работников; Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании и т.д.

1.1.2. Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ)

1.1.2.1. Документы, необходимые для управления персоналом: Положения о персонале; Положение о подборе и отборе персонала; Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров; Положение об аттестации персонала; Положение о структурном подразделении; ДИ и т.д.

1.1.2.2. Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства: Инструкция по ведению кадрового делопроизводства; Регистрационные книги (книга регистрации трудовых договоров, приказов, личных дел, карточек Т-2) и т.д.

1.2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений

1.2.1 Документы - основания к приказам по личному составу: Трудовой договор; Договор о полной индивидуальной материальной ответственности; Письмо о переводе; Заявление.

1.2.2. Приказы по личному составу: Унифицированные формы (Приказ о приеме на работу) Приказы, имеющие произвольную форму (приказ об установлении надбавки; о дежурстве).

1.2.3. Первичные учетные документы: Личная карточка работника Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Лицевой счет.

1.2.4. Личные документы: Трудовая книжка ; Документы личного дела (Личный листок по учету кадров; анкета поступающего на работу; копии документов об образовании; автобиография; характеристика)

1.2.5. Информационно-справочные документы: Извещение (о начале ежегодного оплачиваемого отпуска) Уведомление (об увольнении, о сокращении штата)

2. Документы по охране труда

2.1. Документы, представляемые страхователями для рассмотрения вопроса о финансировании предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний

2.2. Документы, необходимые для расследования и учета несчастных случаев на производстве. Акт о несчастном случае на производстве Протокол осмотра места несчастного случая

3. Докумены индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования

4. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников

5. Документы необходимые для ведения воинского учета (ВУС)

2.Организационные документы кадровой службы. Порядок оформления.

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

- устав организации; - положение об организации; - учредительный договор; - положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; - регламент; - структура и штатная численность; - штатное расписание; - инструкции по определенным направлениям деятельности; - должностные инструкции работников; - правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

- положение об отделе кадров;

- структура и штатная численность аппарата Министерства;

- инструкция о ведении бухгалтерского учета;

- должностная инструкция референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно - правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст.52 ГК РФ).