3.5.2. Контролінг у діяльності органу державної влади

на виявлення помилок, відхилень, прорахунків і проблем, «роз­поділяє» провину та орієнтується на поодинокі випадки.

До завдань контролінгу входять збір, систематизація, опрацювання і представлення даних про діяльність (проце­си) установи і зовнішнє оточення для вироблення рішень.

Основними сферами завдань контролінгу є:

• планування — визначення цілей установи;

• контроль — порівняння «план — факт» та аналіз від­хилень;

• керування — здійснення зустрічних заходів.

Таким чином, контролінг можна розглядати як управлін­ську філософію, яка базується на такій організації управлін­ня, за якої факт не констатується, а роз'яснюється і прово­дяться консультації з метою досягнення поставлених цілей та запобігання помилок.

Основне завдання контролінгу — дати в руки керівниц­тву інформацію про те, якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Контролінг має своїм зав­данням координацію системи планування, контролю та інформаційного забезпечення адміністративного менеджмен­ту. Завдання контролінгу полягає в тому, щоб створювати системи автоматичного регулювання, які уможливлюють процеси керування та навчання¹.

Якщо звернутись до сутності менеджменту, то у будь-якій організації можна виділити ті сфери, якими необхідно керу­вати. Ці функціональні сфери у своїй сукупності і взаємо­зв'язку утворюють систему управління. Так, стосовно органу державної влади можна виділити функціональні сфери управ­ління кадрами, фінансами (управління ресурсами), сферу дій, пов'язаних з наданням послуг громадянам і виробленням державних рішень (операційний процес і операційна систе­ма). Окрім цього, є процеси, які забезпечують виконання функцій управління ресурсами і функцій управління опера­ціями: маркетинговий, інформаційний та інноваційні.

Оскільки основним об'єктом контролінгу є процеси, що відбуваються в організації, його мета полягає в наданні адмі­ністративному менеджменту сервісної послуги щодо еконо­міки, організації та управління основною діяльністю. Для цього використовують різні форми та методи адміністратив­ного контролінгу, які залежать від конкретних завдань конт- ролінгу. Завдання контролінгу в системі державної адміні­страції такі: визначити інформаційну потребу адміністра­тивного керівництва; з'ясувати та вдосконалювати інфор­маційні засади; координувати планування, контроль та інфор­маційне забезпечення; надавати підтримку адміністрації при визначенні інформативних (змістовних) планових пара­метрів; коментувати порівняння планових і фактичних по­казників; визначати потребу щодо прийняття рішень; вка­зувати керівникам на альтернативні можливості рішення¹.

Контролінг є допоміжним засобом для стратегічного та оперативного управління організацією. Адміністративний менеджмент та адміністративний контролінг доповнюють одне одного при виконанні управлінських завдань: контро­лер відповідає за інформацію, а адміністративний менедж­мент — за прийняття рішень.

Розрізняють такі форми контролінгу:

• центральний — надає підтримку адміністративному керівництву в здійсненні загального управління та коорди­нації робіт фахових підрозділів; його слід розташовувати на верхньому управлінському рівні;

• децентралізований — надає підтримку децентралізова­ним фаховим підрозділам; відповідає за оперативне плану­вання та управління робіт фахових підрозділів. Залежно від розміру фахових підрозділів може здійснюватись при керів­ництві або на рівень нижче.

Ефективний адміністративний контролінг організовуєть­ся стосовно різних сфер управління організацією. До тих сфер, де абсолютно необхідним є набуття контролінгом ак­тивної ролі, належать ресурсний контролінг (фінанси та кад­ри), інвестиційний контролінг, проектний контролінг, конт­ролінг управління портфелем акцій і контролінг якості².

Зростаюча швидкість змін соціально-економічного ото­чення і необхідність своєчасного розпізнавання й врахуван­ня шансів і ризиків у далекому майбутньому привели до появи стратегічного контролінгу і переосмислення масштабів планування.

Стратегічний коптролінг надає політично-адміністративній системі здатність систематично враховувати процеси суспіль­ного розвитку для того, щоб керівництво та політики могли якомога раніше адаптувати свої політичні цілі, програми та плани до нових або змінених умов, розробляти довгостро­кові плани та включати в ці плани майбутні процеси, що розвиваються. Стратегічний контролінг надає підтримку ке­рівництву та політикам у формулюванні й перевірці цілей та стратегій на довший строк для різних адміністративних підрозділів¹. Стратегічний контролінг переводить стратегічні планувальні проекти в категорію оперативних плануваль­них розробок і допомагає керівникам визначити етапні цілі та реалізувати їх відповідно до планів.

Оперативний контролінг надає підтримку адміністратив­ному керівництву при короткостроковому управлінні адмі­ністрацією. Оперативний контролінг стосується вже визна­чених сфер завдань, цілей та програмних заходів. Оператив­ний контролінг забезпечує інформацією та методами, які не­обхідні для винайдення рішень, і розробляє інструменти, які дають змогу здійснювати поточну перевірку економічності та працездатності (потужності) адміністрації.

Контролінгова система може бути впроваджена в системі державної адміністрації за умови того, що будуть виконані такі передумови: завдання та цілі мають плануватися стра­тегічно; цілі щодо результатів визначаються як цілі щодо видатків, часу та якості; продуктивність планується з орієн­тацією на результат; для створення результату задається певний бюджет; керівники безперервно забезпечуються інформацією стосовно ступеня досягнення цілей².

Найважливіші передумови для систематичного адміні­стративного контролінгу наведено на рис. 3.13.

Впровадження контролінгу в сфері управління необхідно проводити такими шляхами:

• визначення цілей щодо продуктивності управління;

• надання послуг у системі управління в умовах ринкової економіки (за принципом конкуренції у виробництві, створен­ня ринку управлінської праці, вивчення попиту клієнтів);

• вибір ефективних шляхів досягнення цілей;

• визначення кінцевого продукту управлінської діяль­ності;

• впровадження пов'язаної з розрахунком витрат на ці продукти калькуляції видатків та надходжень, або кальку­ляції витрат і результатів;

„ Рис. 3.13. Найважливіші передумови для систематично­го контролінгу

• упорядкування бюджету;

• сучасний кадровий менеджмент. Мотивація працівників. Робота з персоналом (кадри — найважливіший ресурс дер­жави);

• створення команд із співпрацівників, які пройшли підви­щення кваліфікації;

• деталізація завдань;

• делегування відповідальності. Розподіл зобов'язань та повноважень¹.

У зв'язку з тим, що контролінг означає управління через інформацію, необхідно розпочинати контролінг з побудови та розбудови інформаційної системи менеджменту органі­зації.