Розділ 3.5. Функціональний аналіз та контролінг діяльності органу державної влади

3.5.1. Сутність функціонального аналізу діяльності органу державної влади та методика його проведення

Поняття «функція» є одним із дуже пошире­них понять у теорії та практиці менеджменту. В поняття «функція менеджменту» вкладають різний зміст залежно від того, який аспект роз­глядається: сутність і цілі менеджменту, стадії та види цієї діяльності та ін. Однак у будь-якому випадку функція менеджменту є зовнішнім ви­явленням управлінських відносин, тобто особ­ливим видом діяльності, що відображає напрями або стадії здійснення цілеспрямованого впливу на відносини людей, які об'єднані в організа­цію. Дослідження функцій менеджменту має ве­лике практичне значення, тому що вони знач­ною мірою виявляють внутрішню структуру ор­ганізації та її органів управління. Об'єктивна необхідність виконання цієї роботи вимагає чіткої класифікації функцій.

У наш час як за кордоном, так і в Україні про­водяться широкі теоретичні дослідження в на­прямку розробки наукової класифікації функцій

менеджменту стосовно організації, що функціонує в умовах ринкової економіки, в результаті чого у вітчизняній та за­рубіжній літературі з менеджменту пропонується значна кількість класифікацій функцій управління, які дуже часто суперечать одна одній. Це можна пояснити тим, що в умо­вах постійних змін зовнішнього середовища важко, якщо взагалі можливо, виділити універсальну класифікаційну озна­ку, на основі якої згруповані функції, які найбільш повно та всебічно охарактеризували б управлінську діяльність.

Але всє ж найбільш поширеною класифікацією є та, що поділяє функції на дві групи: загальні та конкретні функції менеджменту. Для таких організацій, як органи державної влади та органи місцевого самоврядування, може бути прий­нятий також підхід, заснований на поєднанні суттєвих видів управлінської діяльності в невелику кількість категорій, а саме: процес управління складається з функцій планування, організації, контролю, координації, мотивації. Ці п'ять функцій менеджменту (як процес управління) утворюють управлінський цикл і поєднані сполучними процесами ко­мунікації та прийняття рішення. Крім того, слід розрізняти поняття «функція управління» та «функції організації», «функції структурних підрозділів організації», «функції управлінського апарату» та ін. Так, у структурному підрозділі може здійснюватися не тільки одна функція управління або її частина, а й може бути поєднано декілька функцій.

Як бачимо в теорії менеджменту в наш час немає спільної думки стосовно кількості та складу конкретних функцій управління державної установи. Водночас пропонується в управлінське дослідження включати так звані функціональні зони⁹⁴ або функціональні підсистеми організації⁹⁵.

Так, до функціональних зон організації відносять марке­тинг, фінанси/бухгалтерський облік, операції, людські ресур­си, культуру та характер організації; до функціональних підсистем організації відносять маркетинг, виробництво, НДР, персонал, фінанси, менеджмент.

Кожна з цих підсистем реалізує свої цілі, що логічно ви­пливають з місії як загальної мети організації.

Аналіз проблем управління з погляду його функцій ста­новить основу для встановлення обсягу робіт за кожною з них, визначення кількості управлінців і, врешті-решт проек­тування самої структури та організації апарату управління. З метою удосконалення діяльності державних органів та підвищення ефективності їх роботи проводиться функціо­нальний аналіз.

Функціональний аналіз органів державної влади здійс­нюється на основі відповідного функціонального обстежен­ня апаратів цих органів усіх рівнів згідно з методичними рекомендаціями, схваленими Постановою Колегії Голов- держслужби (протокол № 6 від 6 липня 2000 р.). Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягають у тому, щоб визначити:

• які конституційно та законодавчо визначені цілі постав­лено перед конкретним органом виконавчої влади і чи охоп­люють їх завдання, передбачені у положенні про цей орган;

• які функції закріплено у положенні про цей орган і наскільки вони відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства;

• якою мірою положення про структурні підрозділи органу виконавчої влади відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих органів забезпечують вико­нання функцій, покладених на оргац;

• якою мірою посадові інструкції відповідають положен­ням про орган та його структурні підрозділи, професійно- кваліфікаційним характеристикам посад державних служ­бовців, а також реально виконуваній роботі;

• чи потребують уточнення перелік завдань і функцій дано­го органу, а також структура його апарату та кадровий склад¹.

Здійснюючи функціональне обстеження, слід керуватися такими визначеннями цілей, завдань та функцій державно­го органу:

• цілі діяльності органу виконавчої влади визначаються Конституцією та законами України, указами Президента та постановами Кабінету Міністрів України;

• завдання конкретизують цілі органу і, як правило, ста­новлять цільову функцію структурного підрозділу. їх реалі­зація має забезпечити досягнення мети діяльності органу;

• функцією слід вважати діяльність, пов'язану з отри­манням чітко визначеного кінцевого результату, який пря­мо відображає досягнення завдань органу виконавчої влади.

Відповідно до Методичних рекомендацій з проведення функціонального обстеження апаратів органів виконавчої влади всіх рівнів функціональне обстеження здійснюється за такими етапами.

1. Організація роботи з проведення функціонального об­стеження.

2. Функціональне обстеження апарату органу виконав­чої влади.

3. Функціональне обстеження структурних підрозділів апарату.

4. Аналіз розподілу обов'язків між керівником та за­ступниками керівника органу виконавчої влади.

5. Підсумки функціонального обстеження.