3 Организация приема и обработки корпоративной корреспонденции

При организации обслуживания корпоративных клиентов в клиентском зале ОПС через выделенное операционное окно равный доступ к получению услуг почтовой связи и непрофильных услуг в этом же окне имеют все пользователи услуг, не являющиеся корпоративными клиентами. В данном операционном окне размещается информация, предусмотренная «Рекомендациями по размещению информации для граждан в объектах почтовой связи РУП »Белпочта» и другими действующими руководящими документами, в том числе о времени предоставлении и перечне услуг.

На операционном окне размещаются сведения о том, что в нем оказываются услуги корпоративным клиентам, а также перечень услуг. В уголке потребителя размещается информация об адресах и контактных телефонах для заключения договоров на оказание услуг корпоративным клиентам, условия их оказания.

В зависимости от вида предоставляемых услуг на стеклах операционных окон размещаются логотипы услуг ускоренной ( внутренней и международной почты ), срочной почты.

Рабочее место оператора связи по обслуживанию корпоративных клиентов оборудуется : - специальной компьютерной системой, на которой устанавливаются программные продукты ППП «Почта»; компьютером; электронными весами с пределом взвешивания до 3 кг и не менее 30 кг; телефонным аппаратом; факсимильным аппаратом; копировальным аппаратом; торговым и складским оборудованием ( стендами, стойками для выкладки маркированной и немаркированной продукции, печатными СМИ и др.);служебным сотовым телефоном; обеспечивается: тарифами на услуги связи и непрофильные услуги; фирменной и другими видами упаковочной тары для упаковки почтовых отправлений; необходимой бланочной продукцией; выпиской из расписания перевозки почты по межобластным, межрайонным маршрутам, а также внутрирайонным маршрутам своего РУПС; нормативными сроками доставки отправлений письменной корреспонденции и посылочной почты; комплектом руководящих документов по оказанию услуг почтовой связи, непрофильных услуг; инструкциями по охране труда для каждой категории имеющихся работников; списком обслуживаемых организаций с указанием номеров телефонов и контактных лиц.

При организации выделенных рабочих мест по обслуживанию корпоративных клиентов у входа в здание ( или помещение), где расположено рабочее место, должны размещаться: вывеска «Обслуживание юридических лиц» или «Обслуживание корпоративных клиентов», выполненная в фирменном стиле РУП «Белпочта» на одном из государственных языков; режим работы выделенного рабочего места. Выделенные рабочие места должны располагаться вне пределов операционных залов отделений почтовой связи; иметь безбаръерную среду при обслуживании корпоративных клиентов и удобные сиденья для клиентов; иметь удобную зону ожидания, время ожидания должно быть минимально; должны быть оборудованы вешалками для верхней одежды клиентов. Технологические операции по приему почтовых отправлений рекомендуется производить без ожидания клиента: клиент подает почтовые отправления в окно приема и уходит. Счет – фактура на оплату за оказанные услуги высылается корпоративному клиенту по факсу. Клиент оплачивает услуги по факсу либо телефону сообщает номер платежного поручения за оплату услуг. С бухгалтерией сверяется факт поступления денежных средств.

Оформленные в процессе приема почтовых отправлений квитанции и списки высылаются клиенту почтой либо вручаются при следующем его посещении выделенного рабочего места (в соответствии с условиями договора).

Крупные корпоративные клиенты – юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица, объёмы оказания которым услуг почтовой связи и непрофильных услуг за безналичный и (или) наличный расчет в объектах почтовой связи РУП «Белпочта» позволяют применить действующее «Положение о скидках, предоставляемых РУП «Белпочта» при оказании отдельных видов услуг».

Качественное обслуживание крупных корпоративных клиентов является приоритетным направлением деятельности РУП «Белпочта», которые могут рассчитывать на персональное внимание и высокий уровень предоставляемых услуг. Такой подход к работе с клиентами позволяет сохранять существующих клиентов, а также привлечь новых. Работники, персонально обслуживающие крупных корпоративных клиентов, должны являться универсальными специалистами, знающими подробности оказания любой услуги как для корпоративного клиента, так и для частного лица, что гарантирует профессиональный подход к обслуживанию. Для повышения имиджа почты и привлечения клиентов осуществляется рассылка поздравительных открыток корпоративным клиентам к праздникам.

Перечень наиболее востребованных услуг, предоставляемых корпоративным клиентам: прием партионных почтовых отправлений и денежных переводов; прием почтовых отправлений в офисах и доставка почтовых отправлений в офисы; реализация маркированной (немаркированной) продукции; реализация бланков строгой отчетности; прием ведомственной подписки на печатные СМИ. Также набирает обороты развития система реализации электронных знаков почтовой оплаты «Электронная марка» и «Гибридная почта».

В цехе письменной корреспонденции для обработки корпоративной почты создана группа, которая работает с организациями, предприятиями и индивидуальными предпринимателями на основании договоров, заключенных на оказание услуг .Всю корреспонденцию представители организаций доставляют на производство «Минская почта», в строго определенное договором время, заранее информируя работников группы о количестве отправляемой почты.

Прием почты осуществляется работниками группы через люковое окно ЦО и ОП, при приеме почта просчитывается, проверяется соответствие упаковки почтовых отправлений, правильность составления списков, заполнения соответствующих бланков, после чего представителю организации выдается расписка с указанием количества и вида принятых почтовых отправлений. Расписка подлежит возврату в цех при окончательном расчете за оказанные услуги. Принятая корреспонденция транспортируется в цех письменной корреспонденции в группу по обработке корпоративной почты для дальнейшей обработки. При обработке простой письменной корреспонденции работником просчитывается количество принятых от каждой организации простых отправлений, отправления взвешиваются, тарифицируются и передаются на дальнейшую обработку по рабочим местам цеха.

Письма (заказные, с объявленной ценностью), бандероли (заказные), мелкие пакеты (заказные, с объявленной ценностью), посылки (без объявленной ценности, с объявленной ценностью) принимаются от представителя организации по списку ф ПС 103, составленному в двух экземплярах (либо список подается в электронном виде). Работник проверяет правильность заполнения, достоверность данных, указанных в списке, поименно сличает отправления с записями в списке. Каждому отправлению присваивается идентификационный номер штрихкода, который наносится на отправление и в список ф ПС 103.

При обработке простой и заказной корреспонденции, оплаченной по договору, работник проводит тарификацию письменной корреспонденции, составляет акт по факту сдачи – приемки письменной корреспонденции для отправки адресатам в двух экземплярах, заполняется бланк лицевого счета по расчетам за отправляемую письменную корреспонденцию и ярлык, отдельно на каждую организацию. Общая сумма платы за пересылку подлежит списанию с авансовой книжки организации либо предъявляется платёжное поручение.

После оформления почтовых отправлений осуществляется их передача по принадлежности для дальнейшей обработки в цех обработки и обмена почты, страховой участок или по рабочим местам цеха письменной корреспонденции с использованием программы «АС – слежение».

В конце рабочего дня инструктором группы по работе с корпоративными клиентами осуществляется контроль полноты списания денежных сумм за оказанные услуги, составляется сводный денежный отчет, выводится сводка по принятым, обработанным отправлениям и остаток.