Організація збирання фактичної інформації про лімітне видавця матеріальних цінностей зі складу цехам

Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є підготовка форми лімітно-заборних документів (масив бібліотеки форм документів) і оперативного масиву планової потреби матеріальних цінностей для цехів (LIMPLAM). Він формується при оперативно-виробничому плануванні, коли розраховуються показники матеріалів, покупних комплектуючих елементів тощо, які необхідні для виконання місячних (квартальних, тижневих) виробничих програм цехами, комплексними бригадами тощо. Крім того, на складі, який видає матеріальні цінності, і в цехах (коморах), які одержують ці цінності, встановлюються ПЕОМ для використання їх як АРМ завідуючого складом і комірників.

На першому етапі відбувається формування заготовки багаторядкового лімітно-заборного документа, який використовується для наступного видання матеріальних цінностей зі складу цеху. Надруковані принтером у двох примірниках, заготовки передаються відповідно до складу і цеху (комплексну бригаду тощо) де вони використовуються за призначенням. Сформована заготовка фіксується у масив оперативних документів-заготовок.

На другому етапі, коли проведене фактична видання матеріальних цінностей зі складу у комору цеху в межах установленого ліміту, користувач - завідуючий складом у відповідних рядках і графах паперової форми заготовки цього документа проставляє вручну фактичні показники про видані матеріальні цінності, а стверджує ці дані своїм підписом комірник, що одержав ці цінності.

На третьому етапі користувач викликає на екран ПЕОМ з оперативного масиву документів-заготовок відповідну форму цього документу (форма 4.2, спрощена) і вписує за допомогою клавіатури у відповідні рядки і графи зазначені вище (у паперовій формі) фактичні дані. Величина ліміту, що залишається визначається автоматично і записується у відповідній графі. Про це у паперовому документі-заготовці робиться відповідна відмітка. Контроль за вірністю уведеної інформації, виконує сам користувач. Зафіксована на екрані інформація формується в оперативний масив витрат матеріальних цінностей зі складу у цехи (комори). Процес повторюється до повного закриття документа. Потім ця інформація о6робляється за відповідними алгоритмами з метою одержання сум витрат за матеріали (множенням кількості на ціну), передається по каналах зв’язку на ПЕОМ інших користувачів (відповідно регламентації), де використовується: для аналізу і вироблення та прийняття управлінських рішень при оперативному управлінні виробництвом та запасами матеріальних цінностей; на складі і в коморах; при спостеріганні за забезпеченістю цехів; у господарському обліку тощо. Крім того, показники виданих зі складу матеріальних цінностей одночасно записуються у підзвіт комірнику цеху (окремий масив у ПЕОМ комірника), а також фіксуються у електронній карті обліку матеріальних цінностей на складі.

Документи на паперових носіях, як первинні документи, пісня закриття та остаточного оформлення передаються до бухгалтерії, де використовуються для контролю за вірністю “бездокументального” введення фактичної інформації до ПЕОМ користувачем.

Форма 4.2.

Лімітно-заборна карта № 107 видання матеріалів і покупних комплектуючих елементів зі складу 93 цеху 18 в січні 1993р.

Матеріали	Одиниці виміру	Ліміт	Кількість	Число	........	Кількість	Число	Залишок
6274231	кг.	2000	700	1		1300	30	-
6274291	кг.	100	30	1		50	30	20
.........	...	......	......	..		......	......	......
6921015	шт.	7000	1200	1		4800	20	1000
6921034	шт.	5000	1000	1				4000
.........	...	......	......	..		......	......	......
9211452	л.	10	2	1		6	20	2

Примітка: Показники кількість, число заповнюються завідуючим складом, залишок - автоматично