Штатное расписание

Оплата труда работников определяется действующим Положением об оплате труда, а также утвержденным штатным расписанием.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации с указанием фонда зарплаты.

Штатное расписание должно быть согласовано с заинтересованными лицами, подписано заместителем руководителя организации, главным бухгалтером и утверждено руководителем.

В связи с постоянной индексацией зарплаты в штатное расписание необходимо вносить изменения, о чем должен быть издан приказ руководителя.

Другой причиной изменения штатного расписания может быть реорганизация фирмы.

Приказы по основной деятельности

Приказы являются одним из основных видов распорядительных документов организации.

Приказ – это документ, издаваемый руководителем для решения каких-либо задач. Путем издания приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения предписанных работ.

Приказ обязателен для всех работников организации, а в отдельных случаях он касается отдельных должностных лиц или определенного круга организации.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

1.Изучение существа вопроса.

2.Сбор необходимых сведений.

3.Подготовку проекта приказа.

4.Согласование проекта

5.Подписание руководителем.

1.Первая стадия подготовки приказа – это определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.

2.На второй стадии производится сбор необходимых сведений по существу поставленных вопросов.

Для этого могут быть использованы различные информационно-справочные документы, отчеты, справки, докладные, объяснительные записки, акты, служебная переписка.

3.На основании сбора и изучения необходимых сведений разрабатывается проект приказа.

Проекты приказов готовятся специалистами организации по поручению руководителя. Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей.

В первой части приказа указывается основание для издания приказа. Ими могут быть:

1. нормативные документы;

2. решение директоров или общего собрания акционеров;

3. производственная необходимость.

Во второй части приказа, которая излагается в повелительной форме и начинается со слов «Приказываю» - указывается кому что сделать и до какого числа. К формулировке этой части приказа предъявляются особенно жесткие требования:

- конкретность;

- четкость;

- ясность;

- недопустимость различных толкований.

В них рекомендуется избегать неконкретных выражений – поднять, повысить, усилить, принять меры, обратить внимание и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Срок исполнения приказа должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ и учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.

В последнем пункте приказа указывается лицо, на которого возложен контроль за исполнением документа.

В случае необходимости в приказе могут быть перечислены ранее изданные документы, которые данным приказом отменяются.

4.На четвертой стадии проекты приказов могут быть согласованы с главным бухгалтером, юристом или другими должностными лицами организации. Согласование оформляется в виде визы.

5.На пятой стадии приказы подписываются руководителем или его заместителем и вступают в силу с момента подписания если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

После издания приказа секретарь организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием.

Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений. Второй идет в дело и на нем фиксируется ознакомление с приказом сотрудников ответственных за его исполнение.

2.Информационно-справочные документы

Бухгалтерии приходится получать и составлять различные информационно-справочные документы:

1.Протоколы

2.Акты.

3.Справки.

4.Докладные и объяснительные записки и т.д.

Информация, которая содержится в них может побуждать к действию или быть принята к сведению.

Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов.