3.2. Управління організацією як процес.. Особливості виділення бізнес-процесів організації при різних формах організації управління організацією

Управлінська діяльність передбачає виконання певних функцій. Кожна функція спрямована на вирішення специфічних і складних проблем, які постають перед організацією у її діяльності. На сьогодні в теорії управління наявні досить великі розбіжності у визначенні функцій, їх диференціації та класифікації. Найчастіше в основу класифікації кладеться ступінь прояву тієї чи іншої функції в управлінській діяльності. За цією ознакою вирізняють загальні й часткові (окремі) функції. До загальних належать функції прогнозування, планування, організації, мотивації, контролю і координування (регулювання). Загальні функції визначають тільки вид управлінської діяльності незалежно від місця його виникнення. Вони властиві управлінню будь-якою організацією і будь-яким процесом в організації й у своїй сукупності складають управлінський цикл:

• прийняття управлінського рішення;

• реалізація прийнятого рішення;

• контроль за реалізацією рішення.

Окремими функціями менеджменту визначаються види діяльності, що зумовлені горизонтальним розподілом управлінської праці в організаціях і відображають їхні специфічні особливості. До таких функцій належать управління інноваціями, виробництвом, фінансами, маркетинговою діяльністю, персоналом та ін.

Особливості виділення бізнес-процесів організації при різних формах організації управління організацією

Згідно з процесним підходом до управління діяльність організації представляється як потік процесів. Кожен процес повинен мати тільки одного відповідального, наділеного необхідними ресурсами, правом приймати рішення й відповідати за результат. Це приводить до формування горизонтальної структури управління й підвищує оперативність прийняття й реалізації рішень. Вона підвищує ефективність діяльності менеджерів середньої і вищої ланки, тому що вони не відволікаються на вирішення дрібних поточних питань, а зайняті завданнями свого рівня.

При цьому положення процесної моделі організації справедливі й для внутрішніх процесів – діяльність кожного працівника повинна бути спрямована на те, щоб більшою мірою задовольнити вимоги споживача результатів процесу при менших витратах. У першу чергу це стосується діяльності персоналу управління – апарату управління підприємства.

Стан підприємств України в існуючих умовах вимагає переходу до аналізу їхнього функціонування з позицій процесного підходу, а це, в свою чергу, вимагає виділення наскрізних бізнес-процесів підприємства й управління ними. Наскрізний бізнес-процес відображає всі стадії формування готової продукції на підприємстві. Причому на відміну від основного бізнес-процес наскрізний включає також управлінські й забезпечувальні бізнес-процес, що є необхідним при розгляді всього комплексу внутрішніх факторів, які впливають на формування вартості готової продукції. Наскрізний бізнес-процес – бізнес-процес, що містить у собі сукупність основних, забезпечувальних та управлінських бізнес-процес, спрямованих на повний цикл перетворення вхідних ресурсів у вихід (результат) і взаємозалежний із зовнішніми постачальниками й клієнтами. Як вхідні ресурси виступають: сировина, матеріали, напівфабрикати тощо. У якості вихідних (результатів) – готова продукція, інформація про продукцію і підприємство тощо.

Ефективність процесів підприємства на макрорівні містить у собі конкретне уявлення про потреби кінцевого споживача й про їх обґрунтованість. На мікрорівні поняття ефективності стосується всіх точок дотику з проміжними споживачами, забезпечуючи всебічний і ретельний аналіз цих потреб з урахуванням можливостей їхнього задоволення іншим, кращим способом.

У випадках, коли в бізнес-процес, у якому виявлені затримки, входить багато підрозділів, варто провести аналіз тривалості циклу в кожному підрозділі, особливо якщо в бізнес-процес залучена велика кількість працівників. Аналіз повинен проводитися у формі цілеспрямованого вивчення тривалості циклу в окремих підрозділах і між ними. Час, що документи проводять у різних підрозділах, і час, необхідний для проведення різних операцій, повинні бути задокументовані (у термінах запізнювання й часу обробки) також як час, необхідний для переміщення продукту.

Для того щоб здійснити аналіз ефективності, продуктивності, адаптивності, бізнес-процес необхідно визначити склад показників, які будуть характеризувати бізнес-процес. З цією метою потрібно проводити аналіз основних етапів наскрізного бізнес-процес: постачання, виробництва, реалізації. Для кожного з етапів повинна бути виділена сукупність показників, що характеризують:

1) вхід бізнес-процесу;

2) вихід бізнес-процесу;

3) протікання бізнес-процесу як сукупність операцій, дій, що визначають зміст бізнес-процесу.

Прийняття управлінських рішень в організації що використовує процесний підхід до управління характеризується такими параметрами бізнес-процесу, як витрати, прибуток, середня заробітна плата тощо. Формування й управління величиною доданої вартості на всіх етапах наскрізного бізнес-процесу, повинне бути обмеженим деякою абсолютною величиною для даного процесу, внаслідок того, що вона повинна бути приведена у відповідність зі споживною (ринковою) вартістю продукту, з одного боку, і величиною одержуваного прибутку – з іншого. Прибуток є залежною величиною від ціни й доданої вартості продукту.

Правила виділення бізнес-процесів. Призначення власників бізнес-процесів. Ідентифікація (виділення ) та основні характеристики бізнес - процесів .

Ідентифікація (виділення ) бізнес - процесів передбачає , по-перше , формування складу функцій ( операцій) бізнес - процесів, що визначають їх межі , по-друге , організаційну відповідальність підрозділів за виконання цих функцій , по-третє , взаємодія бізнес - процесів між собою , тобто організацію інтерфейсів.

Спочатку зауважимо , що саме поняття ідентифікація ( від позднелатінского identifico - ототожнюю ) означає встановлення відповідності розпізнаваного предмета своєму образу . Ідентифікований бізнес - процес повинен відповідати певним вимогам. З точки зору системного підходу ідентифікація бізнес - процесу передбачає : по - перше , виділення його із зовнішнього середовища , формування складу функцій ( операцій) визначають його межі , по - друге , організаційну відповідальність підрозділів за виконання цих функцій; по - третє , взаємодія бізнес - процесів між собою, тобто організацію інтерфейсів.

Ідентифікувати бізнес - процес , значить виділити і описати характеризують його компоненти :

- Власника процесу - особи , що займає ресурсами процесу , наділеного правами , що відповідає за результати та організацію процесу;

- Технологію процесу - порядок виконання діяльності з перетворення інформаційного та матеріального потоків бізнес - процесу від входу ( вихідних об'єктів ) до виходу (результату) ;

- Систему показників процесу - показників продукту , ефективності бізнес - процесу; показників задоволеності споживачів ;

- Управління процесом - діяльність власника процесу з аналізу даних про хід процесу і прийняттю управлінських рішень ;

- Ресурси процесу - інформацію та матеріальні засоби , які власник розподіляє в ході планування робіт з реалізації процесу , і враховує при розрахунку ефективності процесу , як співвідношення витрачених ресурсів на отриманий результат процесу ;

- Інтерфейс бізнес - процесу - набір об'єктів , за допомогою яких бізнес - процес взаємодіє з іншими процесами .

Важливість правильного визначення перерахованих компонентів бізнес - процесу пов'язана з необхідністю виділення зон відповідальності і точок координації для ефективного управління.