2.2. Расчетные отношения организации

В процессе осуществления своей деятельности каждая организация налаживает хозяйственные связи с другими организациями. У одних организаций она покупает материалы для производства своей продукции, другим – заказывает выполнение определенных работ, продает свои товары или продукцию, выполняет для них работы или оказывает определенные услуги в зависимости от вида деятельности, которыми она занимается.

Иными словами, организация все время имеет хозяйственные отношения с поставщиками и покупателями и осуществляет с ними денежные и иные расчеты. Кроме того, организация ведет денежные расчеты с банками, с бюджетом, внебюджетными фондами и другими кредиторами и дебиторами.

В соответствии с законодательством Российской Федерации платежи между юридическими лицами осуществляется путем наличных и безналичных расчетов. Валютой расчетов является российский рубль.

В некоторых случаях организации необходимо производить расчеты наличными денежными средствами, например, при выплате заработной платы сотрудникам, при выдаче средств на командировочные расходы, при приобретении через подотчетных лиц различных товаров или материалов для хозяйственных нужд и т.д. Такие расчеты проводятся через кассу организации.

Большинство расчетов организации с внешними к ней субъектами осуществляется безналичным путем – перечислением средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником при осуществлении этих расчетов выступают соответствующие учреждения банков. Они создаются для привлечения денежных средств организаций и размещения их на условиях возвратности, платности и срочности.

Для расчетов организация открывает в банке счета различных видов:

− расчетные счета открываются всем коммерческим организациям, имеющим статус юридического лица, и владелец счета может распоряжаться своими средствами без ограничений, осуществляя любые операции;

− текущие счета открываются некоммерческим организациям, а также организациям, не являющимся юридическими лицами, причем владелец счета распоряжается своими средствами в точном соответствии со сметой, утвержденной вышестоящим органом, а перечень операций по счету регламентирован;

− специальные счета применяются для хранения средств строго целевого назначения (приватизационный фонд, аккредитивы, чековые книжки и т.д.).

2.3. Учет кассовых операций

Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, в частности, предусматривает:

– наличие кассы, место расположения которой определяет руководитель организации;

– ведение кассовой книги;

– хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

– расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;

– хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, утвержденных руководителем экономического субъекта.

К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы организации. В кассе помимо наличных денег также могут находиться денежные документы, например, почтовые марки, оплаченные авиабилеты, вексельные марки и др.

Кассовые операции ведет кассир или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся сотрудников. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир. В Положении № 373-П прописано, что руководитель также вправе проводить кассовые операции.

Заключение письменных договоров о полной материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими денежные ценности, регламентировано положениями статьи 244 Трудового кодекса.

Все кассовые операции должны быть оформлены приходными и расходными кассовыми ордерами, которые до передачи в кассу бухгалтерией подлежат регистрации в журнале.

Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится кроме того по расчетно-платежным и платежным ведомостям с указанием срока выдачи наличных денег, срок выдачи не может превышать пяти рабочих дней.

Положением № 373-П предусматривается ведение книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, в которой отражаются операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня. Записи в эту книгу вносятся в момент передачи наличных денег.

Оформлять кассовые документы может главный бухгалтер; бухгалтер или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером, путем издания распорядительного документа; руководитель – если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер.

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, приходный кассовый ордер оформляют на общую сумму принятых наличных денег.

В последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат в расчетно-платежной ведомости кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм. Реестры депонированных сумм нумеруются в хронологической последовательности с начала календарного года.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется расходный кассовый ордер. Его номер и дату кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Расходные кассовые ордера не должны выдаваться на руки получателям денег и действительны для оплаты только в день оформления.

Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег ведут кассовую книгу, которая должна быть до начала ведения сброшюрована, пронумерована и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера, и скреплена оттиском печати юридического лица.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

В случае ведения кассовой книги с применением технических средств необходимо обеспечить:

• сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;

• исключение возможности несанкционированного изменения указанных сведений;

• распечатку кассового листа на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров организации проводится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации, применяется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15.

Статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

• в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

• в неоприходовании или неполном оприходовании в кассу денежной наличности;

• в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Это штраф в размере:

− от 4000 до 5000 рублей в отношении должностных лиц;

− от 40 000 до 50 000 рублей в отношении юридических лиц.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на активном счете 50 «Касса».

К счету могут быть открыты субсчета:

– 50-1 «Касса организации»;

– 50-2 «Операционная касса»;

– 50-3 «Денежные документы» и др.

Основные бухгалтерские проводки по учету наличных денежных средств отражены в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Основные бухгалтерские проводки по учету наличных денежных средств

№ п/п	Факты хозяйственной жизни	Дебет счета	Кредит счета
1	2	3	4
1	Получены из банка по чеку наличные денежные средства	50-1	51, 52
2	Получены наличные денежные средства за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги	50-1	62, 90-1
3	Возвращены в кассу подотчетные суммы, не оправданные авансовыми отчетами	50-1	71
4	Поступили от персонала денежные средства в погашение полученных займов, причиненного ущерба	50-1	73
5	Отражены курсовые разницы по наличным денежным средствам в иностранной валюте в кассе, излишки денег в кассе, выявленные при инвентаризации кассы	50-1	91-1

Окончание таблицы 2.1

1	2	3	4
6	Выданы наличные персоналу в оплату труда, пособий и премий	70	50-1
7	Выданы наличные под отчет на приобретение материалов	71	50-1
8	Выданы наличные в оплату дивидендов и других доходов собственников	75-2	50-1
9	Выданы наличные в оплату полученных товаров, принятых работ и услуг	60	50-1
10	Выданы наличные в оплату ранее депонированных сумм	76-4	50-1
11	Сданы наличные денежные средства в банк	51, 52	50-1
12	Отражены сданные в банк, но не зачисленные на расчетный счет наличные	57	50-1
13	Выданы наличные суммы, инкассированные в пользу третьих лиц или поступившие для выплаты третьим лицам	76	50-1
14	Отражена недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации	94	50-1
15	Недостача денежных средств отнесена на кассира	73-2	94
16	Отражены излишки денежных средств в кассе, выявленные при инвентаризации	50-1	91-1
17	Кассиром в погашение недостачи внесены денежные средства в кассу организации, или бухгалтерией произведены удержания из заработной платы сотрудника в счет погашения нанесенного ущерба	50-1 70	73-2 73-2

Бухгалтерский учет наличных денежных средств должен обеспечить:

• точный, полный и своевременный учет движения денежных средств;

• контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

• контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

• выявление возможностей более рационального использования денежных средств.