8.3 Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Движение работников организации может включать в себя следующие основные этапы: прием на работу, перевод на другую работу, нахождение в отпуске, нахождение в командировке, увольнение с работы.

Документальное оформление всех этапов движения работников организации производится в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документацией по учету труда и его оплаты.

Учет расчетов с персоналом по оплате труда является сложным и трудоемким участком работы бухгалтерии и связан с правильным и своевременным начислением заработной платы, распределением сумм начисленной заработной платы по направлениям затрат, разграничениям выплат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и выплат, возмещаемых за счет других соответствующих источников.

Кроме того, бухгалтерия должна производить удержания из начисленной заработной платы работников: налог на доходы физических лиц (НДФЛ), удержания по исполнительным документам, удержания по своевременно не возвращенным подотчетным суммам и др.

Учет расчетов по оплате труда с каждым из работающих ведется в аналитических счетах (лицевых счетах), открываемых на каждого работника. Для идентификации персонала работникам присваивается табельный номер по системе кодирования, удобной для организации (порядковый номер по организации, порядковый номер внутри номера подразделения и др.).

Табельный номер работника указывается во всех документах, связанных с расчетами по оплате труда. Учет расчетов по оплате труда в лицевых счетах ведется нарастающим итогом в течение года. Лицевые счета работников должны храниться в архиве организации в течение 75 лет.

Для учета расчетов по оплате труда работников организации, в том числе не состоящих в ее штате, осуществляемых в соответствии с принятой организацией системой оплаты труда, независимо от источников выплат применяется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту этого счета ежемесячно начисляются суммы оплаты труда персонала организации и привлеченных работников в корреспонденции с дебетом счетов:

08 «Вложения во внеоборотные активы»;

10 «Материалы»;

20 «Основное производство»;

23 «Вспомогательные производства»;

25 «Общепроизводственные расходы»;

26 «Общехозяйственные расходы»;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – в части пособий по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком и др.;

84 «Нераспределенная прибыль» – в части дивидендов по акциям работников (от участия работников в капитале организации);

91 «Прочие доходы и расходы».

В соответствии с действующим законодательством организации как налоговые агенты обязаны выполнять расчеты по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), удерживать суммы налога при выплате заработной платы и перечислять их в бюджет.

Законодательство также предусматривает возможность удержаний с работников:

− долгов по исполнительным листам, выдаваемым судами (на содержание несовершеннолетних детей, престарелых родителей, нетрудоспособных супругов и др.);

− возмещение ущерба, причиненного работником в результате халатности или противоправных действий с его стороны;

− любых сумм и перечисление их физическим и юридическим лицам по письменным заявлениям работников.

Все удержанные суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с кредитом счетов:

68 «Расчеты по налогам и сборам»;

76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 % заработной платы.

Размер удержаний из заработной платы не может превышать 70 % в следующих случаях:

– отбывания исправительных работ;

– взыскания алиментов на несовершеннолетних детей;

– возмещения вреда, причиненного здоровью другого лица;

– возмещения вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца;

– возмещения ущерба, причиненного преступлением.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) удерживается в соответствии с главой 23 Налогового кодекса Российской Федерации. Налоговым периодом признается календарный год.

При определении размера налоговой базы налогоплательщик имеет право на получение стандартных, социальных, имущественных и профессиональных вычетов.

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором.

В общем случае налоговая ставка устанавливается 13%.

Налоговые агенты (организации) обязаны удержать и перечислить начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом сумма НДФЛ не может превышать 50 % суммы выплаты.

Организации как налоговые агенты обязаны вести учет доходов и НДФЛ персонально по каждому работнику. Для такого учета предусмотрена «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц» (форма № 1-НДФЛ).

По итогам года налоговые агенты обязаны представить в налоговые органы «Справку о доходах физического лица за…. год» по форме № 2-НДФЛ.

В соответствии со ст.136 Трудового кодекса РФ заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации (коллективным договором) по согласованию с учреждением банка.

Начисление заработной платы осуществляется за весь месяц, за его первую половину выплачивается аванс в согласованном с работником твердом размере.

Выплата заработной платы производится из кассы организации. По заявлению работников выплаты могут производиться путем безналичного перечисления оплаты труда на банковские счета работников (пластиковые карточки).

Такой способ выплаты заработной платы позволяет сохранить конфиденциальную информацию о размерах заработной платы.

Выплата заработной платы и других видов оплаты труда отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами по учету денежных средств (счет 50 «Касса», счет 51 «Расчетные счета»).

Выдача наличных денежных средств из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или расчетно-платежным ведомостям.

В день выплаты заработной платы организация получает в банке наличные деньги и передает в банк платежные поручения для расчетов по удержаниям из заработка и начислениям в фонды социального и медицинского страхования, Пенсионный фонд России.

На руки каждому работнику выдается расчетный листок. В некоторых организациях расчетный листок совмещают с расходным кассовым ордером, платежная ведомость в данном случае не оформляется.

Организация должна проводить инвентаризацию расчетов по оплате труда, в ходе которой по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.