7.3. Документальное оформление и учет материалов в бухгалтерии

Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик представляет покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование, счет, товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной, счет-фактуру и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают доверенность (ф. № М-2, ф. № М-2а). Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходным ордером (ф. № М-4). Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

Для сокращения количества первичных учетных документов по усмотрению руководителя организации вместо приходного ордера могут использоваться сопроводительные документы поставщика: спецификация, сертификат, удостоверения качества и др., в которых на обратной стороне работником склада получателя проставляется штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписью материально-ответственного лица.

Карточка учета материалов (ф. № М-17) применяется для учета наличия и движения МПЗ на складах по видам, сортам, размерам и другим показателям, что позволяет получать информацию, необходимую для управления запасами, выявления сверхнормативных и используемых запасов.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) предназначен для оформления поступивших МПЗ в случае расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). Акт о приемке материалов является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для оформления поступления пригодных к использованию ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств.

Требование-накладная (ф. № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) используется для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям.

Инвентаризационный ярлык (ф. № ИНВ-2) применяется для учета фактического наличия на складах в период проведения инвентаризации в случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3) используется для отражения данных инвентарного учета в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

Склады должны своевременно обеспечивать производство материалами, осуществлять комплектацию готовой продукции, ее отгрузку и т.д. Но, что не менее важно, они должны своевременно представлять информацию о наличии и движении ценностей.

Существует два основных метода складского учета при хранении материальных ценностей на складах организации: сортовой и партионный. От выбранного метода учета ценностей зависит порядок оформления складских документов. При любом из этих способов учета материально-ответственные лица обязательно ведут учет запасов в натуральном выражении. Делают они это на основании приходных и расходных товарных документов.

При сортовом способе МПЗ хранятся на складе по наименованиям. Каждая вновь поступающая партия присоединяется к имеющимся материальным ценностям того же наименования и сорта. Материально-ответственные лица ведут учет МПЗ в карточках.

При партионном способе складского учета каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее полученных МПЗ и на нее открывается специальная партионная карта.

Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах должны быть сданы в бухгалтерию в установленные в организации сроки, а бухгалтер обязан принять и проверить эти первичные документы.

Аналитический учет МПЗ (количественный и суммовой учет) в бухгалтерии ведется одним из следующих способов:

− на основе оборотных ведомостей;

− сальдовым методом.

Учет ведется в разрезе каждого места хранения, а внутри них − в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

При способе основе оборотных ведомостей применяются два варианта учета.

В первом варианте ведутся карточки количественно-суммового учета, которые открываются на каждое наименование МПЗ. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход и расход) на основании первичных учетных документов, сданных складами. В карточках рассчитываются обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости отдельно по каждому складу и проводится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с данными карточек складов.

Во втором варианте карточки аналитического учета в бухгалтерии не ведутся, все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и по ним подсчитываются итоги за месяц отдельно по приходу и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов.

Сальдовый метод учета заключается в том, что в бухгалтерии не ведется количественный и суммовой учет движения МПЗ в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре. Учет движения МПЗ ведут в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов для учета ТМЦ только в денежном выражении, исходя, как правило, из учетных цен.

Материально-ответственные лица складов на основании первичных документов ведут количественный учет МПЗ в карточках складского учета.

Бухгалтер принимает первичные учетные документы по данному складу от материально-ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью на карточках. Затем остатки материалов на первое число каждого месяца переносятся в сальдовую ведомость.

В качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков МПЗ по форме N МХ-19. Эта ведомость представляется складами вместе с первичными документами. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода).

Отчеты о движении МПЗ в местах хранения

Каждое материально-ответственное лицо за каждый отчетный период обязано представлять в бухгалтерию товарные отчеты, например Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения по формам N МХ-20, 20а.

При малых номенклатуре и оборотах МПЗ разрешается вместо карточек (журналов) складского учета вести месячные материальные отчеты в виде отчета о движении ТМЦ в местах хранения по форме N МХ-20 или МХ-20а.

То есть если система учета движения товаров и остатков обеспечивает получение необходимой информации (аналитический учет) и позволяет организовать необходимый контроль за движением МПЗ в местах хранения, то карточки складского учета можно не вести, а оформлять только товарные отчеты.

Основным регистром аналитического учета движения материалов является ведомость № 10 «Движение материальных ценностей» (в денежном выражении), которая позволяет осуществлять:

• контроль сохранности материалов в местах их хранения;

• учет поступления и остатков материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов по учетным ценам или фактической себестоимости приобретения;

• учет фактической себестоимости окончательного расхода материалов.

Ведомость № 10 заполняется на основе данных производственных отчетов цехов, требований-накладных и ведомостей по движению материальных ценностей.

Данная ведомость состоит из трех разделов:

1. «Движение на общезаводских складах» (по учетным ценам);

2. «Поступило на общезаводские склады и остаток по организации на начало месяца – по синтетическим счетам и требующимся учетным группам»;

3. «Расход и остаток на конец месяца – по синтетическим счетам и требующимся учетным группам».