2. За строками надання: термінові (документи визначають дату виконання або дій); безстрокові

3. За видами інформації виділяють 7 груп документів:

1) іформаційні документи і документи колегіальних органів управління:

а) службові листи, службові телеграми, телефонограми, до- відки, доповідні, пояснювальні та службові записки;

б) протоколи,стенограми.

2) організаційно-розпорядчі (адміністративні або ділові) документи - застосовуються в процесі здійснення організаційно-розпорядчих функцій управління:

а) організаційні - статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку, загальний алгоритм управління та ін.;

б) розпорядчі - рішення, розпорядження, накази, поста- нови, ухвали;

3) обліково-фінансові документи - оформлення відкриття розрахунків у банку, заяви, зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення;

4) документи з особового складу кадрів - документи про прийняття на роботу, підготовку і перепідготовку персоналу у зв'язку з розвитком виробництва, заяви про прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, документи-контракти;

5) документи з господарсько-договірної діяльності - договори на поставки, підряди, про майнову відповідальність матеріально-відповідальних осіб, господарські договори в науковій діяльності, у взаємовідносинах підприємств і банку, в попередній діяльності по створенню нових форм господарювання;

6) документи з господарсько-протекційної діяльності - протоколи розбіжностей до угод, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви;

7) документи з зовнішньоекономічної діяльності - документи з організації зовнішньоекономічних зв'язків, документи щодо створення спільних зв'язків, документи по створенню спеціальних підприємств.

Документи одного виду мають загальне призначення і єдиний формуляр.

Формуляр – внутрішня структура реквізитів документа, зміст і стилістичні особливості тексту.

Реквізит – обов'язкові дані, які мають бути в кожному документі певного виду (наприклад, договорі, чеку, векселі) для визнання його дійсним (наприклад, назва документа, дата складання, сума, яка підлягає сплаті, назва платника, адреса тощо).

За призначенням ділові документи мають вид оригіналу, копії, дубліката, витягу.

Оригінал - основний вид документа, його перший або єдиний примірник. Оригінал має підпис уповноваженої особи і у разі потреби оформляється штампом і печаткою.

Точне відображення оригіналу називається копією. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті - позначка «Копія». її засвідчують проставленням нижче реквізиту «Підпис» засвідчувального надпису «Вірно». При цьому пишуть назву посади працівника, який засвідчив копію, його особисті підписи і дату.

Витяг (із офіційного документа) відображає тільки частину певного документа (наприклад, виписка із постанови зборів акціонерів, з наказу директора підприємства та ін.). На відміну від оригіналу і копії, виписки не підписують відповідальні особи, їх тільки засвідчують.

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Він видається у разі втрати оригіналу і має однакову юридичну силу.

Питання 3. Інформаційні системи

На практиці оперативність управління безпосередньо залежить від швидкості обробки і доставки документів, вірогідності інформації, включеної у документ, стійкості системи приймання і передачі документованої інформації, організації пошуку, зберігання і використання документів, тобто чіткості роботи інформаційної системи організації.