Типи моделей

Фізична модель – збільшене/зменшене відображення досліджуваного об'єкта (наприклад структура управління підприємством);

Аналогова модель - замінює досліджуваний об'єкт об'єктом-аналогом, що поводиться як реальний об'єкт, але виглядає інакше (графіки, схеми, карти тощо);

Математична модель - заснована на використанні символів і позначень для опису властивостей об'єкта за допомогою формульних (математичних) залежностей.

Неформалізовані (якісні) методи прийнятті управлінських рішень –

базуються на аналітичних здібностях менеджера, його досвіді та інтуїції.

Контрольні запитання

1. Що таке управлінське рішення? Чим воно відрізняється від особистого рішення?

2. За якими ознаками можна класифікувати управлінські рішення?

3. Які основні принципи прийняття ефективного управлінського рішення?

4. Дайте характеристику основних етапів прийняття управлінського рішення.

5. Які вам відомі методи розробки управлінських рішень. Дайте їх характеристику. Для прблем якого типу вони використовуються

Тема 15. Інформація і діловодство в менеджменті

1. Інформація, її види і роль у менеджменті

2. Документація в системі менеджєменту

3. Інформаційні системи в менеджменті

Питання 1. Інформація, її види і роль у менеджменті

Взаємозв’язок між суб’єктом управління і об’єктом управління — здійснюється через інформаційну систему. Сучасний менеджер, як показують дослідження, витрачає від 50 до 90 % робочого часу на обмін інформацією.

Інформація – це нові відомості, які прийняті, зрозумілі і оцінені її користувачем як корисні;

Дані – це інформація, подана у формалізованому вигляді, прийнятному для обробки автоматичними засобами за можливої участі людини.

Для того, щоб дані перетворилися в інформацію, необхідно розуміння що вони означають.

Тобто інформація – є засобом обґрунтування рішення. Вона необхідна для успішного виконання виробничих і соціальних завдань організації у конкурентному середовищі.

Управлінська інформація - це сукупність відомостей про процеси, що протікають усередині фірми та її оточенні, які служать основою ухвалення управлінських рішень.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Здатність інформації знімати невизначеність - одна з найбільш важливих її властивостей, від яких залежить цінність інформації.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним суб’єктам управління, залежать від:

• масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;

• кількості й характеру параметрів, які регулюються в керованій системі (об’єкті управління) та які характеризують результати роботи системи;

• кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи;

• величини та різноманітності внутрішніх і зовнішніх факторов;

• кількості та якості показників.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений релевантною інформацію - об’єктивною, повною, наданою в потрібний час, для конкретної особи і під конкретну ціль.

Тому до інформації, що використовується в управлінні системою, пред’являється ряд вимог:

1. Повнота. Інформація вважається повною, якщо її досить для того, щоб ухвалити рішення. Інформація може бути більш менш повною, і чим повніша інформація, тим менше невизначеність.

2. Достовірність. Інформація достовірна, якщо вона не викривляє реального положення справ.

3. Актуальність. Інформація актуальна, якщо вона відповідає потребам, які є в даній ситуації.

4. Доступність. Як правило, доступність реалізується шляхом наявності прямого доступу до носіїв, на яких закріплена інформація. Працівник або підрозділи не повинні залежати від того, хто надає їм цю інформацію. Іншими словами, в цьому випадку необхідний прямий доступ до інформації (базам даних, документам і т.д.).

5. Мовна ясність. Будь-яка інформація повинна формулюватися чітко і ясно. Найяскравішим проявом цієї якості є те, що інформація повинна бути виражена на мові, зрозумілій для її одержувача.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками (табл. 15.1):

Таблиця 15.1

Класифікація інформації

Класифікаційна ознака	Вид інформації
за формою відображення	візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.) аудіо аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку)
за формою подання	цифрова буквена кодована
за характером носіїв інформації	документована недокументована
за призначенням	планова обліково-бухгалтерська звітна статистична виробничо-оперативна розпорядча довідкова нормативна
за напрямом руху	вхідна вихідна
за стабільністю	умовно-перемінна умовно-постійна
за способом відображення	текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки)
за способом обробки	піддається механізованій обробці не піддається механізованій обробці
за порядком виникнення	первинна (несистематизовані дані) похідна (відомості, що пройшли процес попереднього «очищення» і систематизації) кінцева (інформація дає можливість ухвалювати обґрунтовані управлінські рішення
з погляду ступеня надійності	достовірна (якщо її не можна поставити під сумнів) ймовірнісна
за періодичністю	змінна добова декадна квартальна тощо

Питання 2. Документація в системі менеджменту

Поширеним носієм інформації, за допомогою якого реалізуються управлінські функції є документ.

За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), документ –

інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Тобто, документом називають

Приблизно 12% управлінської інформації представлено в електронній формі, структуровано зберігається і управляється за допомогою системи управління базами даних; приблизно 15% неструктуровані дані в електронній формі (як правило це текстова інформація); біля 73% інформації традиційно зберігається на папері.

Групи документів

1. за формою документи бувають текстові (рукописи, бланки, журнали, книги і т. п.), графічні (креслення, схеми, графіки, карти), аудіовізуальні, фотодокументи, кінодокументи та ін.

У свою чергу, текстові документи поділяють на:

загальні - документи, якими оформляють різні дії, відносини (накази, прохання, вимоги);

стандартні - документи, оформлення яких передбачено в певній послідовності і за суворо обов'язковими правилами (доручення, свідоцтво про народження. бланки планових докуменпв тощо);

типові – документи, для яких суворо визначені не тільки форма, а й зміст (типовий договір)