- •2. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
- •3. Бланки документов
- •2. Основные требования к тексту письма
- •6. Информационно-справочный документ
- •Состав информационно-справочных документов
- •Классификация документов
- •Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
- •11. Организация документооборота (общие положения).
- •12. Организационные документы и правила их оформления
- •13. Организационные формы делопроизводства. Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.Д.
- •14. Контроль исполнения документов
- •15. Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива
- •16. Основные принципы работы с документами
- •17. Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства.
- •18. Способы документирования
- •19. Подготовка документов к архивному хранению.
- •Понятие о делопроизводстве. Место, роль и функции документов в управлении.
- •22. Правила работы с документами ограниченного доступа
- •23. Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.
- •24. Правила формирования и оформления дел.
- •26. Распорядительные документы, правила их оформления.
- •27. Рассмотрение и исполнение документов.
- •28. Реквизиты документов, их расположение и правила оформления.
- •29. Основные термины:
- •2. Требования к оформлению реквизитов документов
- •35. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •36. Формирование дел
- •37. Частные (личные) документы.
- •38. Порядок работы с внутренними документами
- •40. Работа с исходящими документами
15. Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива
Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.
Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.
Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.
Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.
В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.
Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.
Учетные документы архива организации
Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись для учета документов в архиве организации в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.
Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы номенклатуры дел за последние годы.
Состав документов архива организации
В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:
постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
по личному составу,
временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
временного хранения (< 10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.